刍议中小企业会计“绿色档案”的构建

王天宇

【摘  要】实施中小企业会计“绿色档案”发展战略，即实施会计档案电子化管理。随着“互联网+”时代的到来，大数据时代中小企业会计檔案管理的成功转型与会计“绿色档案”的开发和实施密不可分。构建符合自身框架结构、内容设计及归档查阅要求的办公软件，可以使财务部门和其他部门有效融合。一方面，其可以避免资源消耗、因借阅影响及时性、传统记账方式的局限性;另一方面，也节省了经济成本及人力资源。

【Abstract】The implementation of the development strategy of accounting "green archives" for small and medium-sized enterprises， namely the implementation of electronic management of accounting archives. With the advent of the "internet +" era， the successful transformation of accounting archives management of small and medium-sized enterprises in big data era is closely related to the development and implementation of accounting "green archives". Constructing the office software that meets its own requirements， including frame structure， content design， and archiving and review， can effectively integrate the finance department with other departments. On the one hand， it can avoid the consumption of resources， the impact of borrowing on timeliness， and the limitations of traditional clearing method. On the other hand， it also saves economic costs and human resources.

【关键词】中小企业;会计“绿色档案”;电子化管理

【Keywords】small and medium-sized enterprises; accounting "green archives"; electronic management

【中图分类号】F230;F276.3                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）12-0166-02

1 引言

绿色发展是我国经济社会发展的重要理念，也是推进社会主义生态文明建设的重要路径。会计档案是指企业在经济活动过程中形成的内部资料或者接收的外部资料，它记录和反映了资金运动，属于单位重要的经济档案。会计“绿色档案”是以计算机为辅助，将会计数据存储在计算机的软、硬盘中，会计电子档案形成的会计资料和传统的会计档案相同，都包括以上所提到的资料。促进会计档案绿色化是减少资源浪费、降低管理成本、提升财务管理效率的重要方向，有利于会计监督和检查。

2 会计“绿色档案”的特点

会计“绿色档案”有以下几个特点：一是会计“绿色档案”对需要计算机作为辅助，对软、硬件设施要求很严格，这加剧其数据的脆弱性。二是会计“绿色档案”缺乏直观性。其数据要在一定计算机环境中才可以查阅，数字化的特征使得数据缺乏视觉上的直观性。三是会计“绿色档案”需要一定技术性。信息化程度越高，采用的程序也就越复杂。

会计“绿色档案”实际是对传统会计档案的一种变革，同时，也是计算机技术进步发展的必然趋势。会计“绿色档案”摒弃了传统会计档案的弊病，运用信息化的技术手段，提高办公效率，同时，对会计档案管理的规范化具有指导意义[1]。

3 中小企业会计档案存在的问题

3.1 资源消耗较多

首先，纸质会计档案造成人力资源大量浪费。例如，原始凭证到达企业要根据原始凭证编写纸质的记账凭证然后编写相应报表。这一系列的流程中会计凭证账簿的填制、会计资料的顺序摆放、各种资料加盖印章和签字都需要职责分离的会计人员进行处理，这意味中小企业要配备一套完整的会计核算体系来满足其要求，使企业会计人员的时间和精力都无法集中在重要的事项上，无形中带来了人力资源浪费。

其次，纸质会计档案造成大量的纸张浪费。从原始凭证、记账凭证、科目汇总表、总账、明细账、日记账到报表的各个环节，在每个环节每月至少要使用3～4张，甚至更多。对于中小型企业来说，每年会计档案所需要的纸张成本预计不过10万元，如打印机、复印件以及装订机等办公设备严重损耗，需要不停更新换代[2]。

3.2 借阅不方便

企业传统的会计档案在查阅流程方面较为烦琐：普通会计档案在查阅档案的过程中，只需要向管理档案人员说明原因并做相关登记。已经装订好的凭证不可私自拆卷和涂改，只能复印，且必须在档案室指定地方复印。对于机密档案，须经上级领导同意并在申请书上签字然后拿着签核版本申请书去档案室进行借阅。查阅结束，要将查阅的档案交到档案管理员处交予其检查，由档案管理员追踪档案的利用情况。

归档纸质文件时，编制归档目录，记录文件存放位置和基本内容。所以档案管理员对照目录查找档案需要一定的时间，导致会计档案不能及时到达借款人手中。目前，由于中小企业办公空间的限制，一些需要较长存储寿命的会计档案被委托给专门的会计档案管理公司进行专业管理，使得查阅和阅读会计档案的工作无法及时完成，影响了及时性。

3.3 使用存在局限性

传统中小企业的会计档案是以手工记账通过借贷记账法将原始凭证登记成为记账凭证、日记账、总账、明细账最后做出报表。一旦某一步骤出错，后面所形成的凭证都将毁于一旦。会计档案的形成不仅仅是在企业内部进行传阅，还要将会计档案应用到平时的业务活动中。

当中小企业遇到资金拮据时，通常向金融机构提出融资请求，金融机构要根据该企业信用等级、经营状况、资产负债情况进行审核，在会计档案中最重要的是报表作为审核依据而不是一堆纸质文件就能使金融机构的调查人员信服，他们无法进行勾稽，无法判断来源是否准确，这对审核过程添加了难度。政府机构会对中小企业进行一定的税收政策补贴，其中有一项是根据月营业收入判断是否符合要求，有些企业使用查账征收税收方式，这就会存在虚开发票而导致虚增收入的情况，政府（主要是国税局）无法确认中小企业提供的纸质报表是否真实完整，这可能导致其无法得到国家税收优惠政策补贴。

4 中小企业会计“绿色档案”的构建路径

4.1 构建框架

会计“绿色档案”顾名思义就是利用会计信息化使得会计所有工作在电脑中一个特定的系统中完成。中小企业可根据自身的情况设计办公软件，使得财务部门和其他部门的工作有效融合。软件分为以下几个模块：基础信息维护、分销管理、采购管理、存货管理、财务管理、办公事务等。

两种档案最根本是形成与操作方式不同，由传统手工做账过渡到会计电算化，使财务人员有更多精力参与经营决策，避免纸张浪费，体现“绿色”环保理念[3]。与传统会计档案相比，会计“绿色档案”通过计算机来输入已经审核完成的原始凭证，随即由相关人员在会计软件上填写会计分录，后期自动生成报表数据。会计“绿色档案”是通过集中处理的模式，步骤为输入数据、存储数据、数据备份，步骤更为简便，易于操作。在期末结账之后，系统会自动生成单据编号，在接收数据时，注意数据的合法性、完整性和真实性即可。

4.2 内容设计

会计“绿色档案”系统旨在与其他业务系统无缝连接，如网上报销相关会计系统、相关会计系统和电子影像系统。形成一套与纸质会计凭证一致的电子凭证，并且根据凭证收集方式进行分类与归档，实现凭证电子化管理，实现会计档案管理的全面集中。会计“绿色档案”传递流程依次是：信息收集→凭证管理→归档管理→档案管理。

员工提单规范：报销单据通常以纸质方式存在于企业内部，杂而多且不便于整理和分析。员工的提货单应得到相应的监管。员工在网上报销系统提交单据时，系统会自动生成单据号，根据单据号传递到账单邮箱，并在登记簿中登记提交单据信息。在此过程中，单据号可以实时跟踪票据的查看状态。这是实施会计“绿色档案”的第一步。

凭证匹配：建立一套完整的会计“绿色档案”系统，需要将会计凭证和实物档案和其他资料进行匹配。在最初的信息收集时，各原始凭证在录入时会形成独一无二的编号和与之匹配的实物凭证的单据号。各个编号均可建立紧密的联系，最终实现会计凭证与其他资料的匹配。

凭证分册：凭证根据月份进行分册，系统根据编号自动进行排序，保证了其完整性。根据凭证的份数，实现了会计档案电子化的自动分册。在凭证分册过程中，系统可以自动识别漏号的会计凭证，并督促漏号责任人，减少人工查找和跟踪的时间[4]。

4.3 归档查阅

会计“绿色档案”以不通过纸张的输出为重要前提（只有需要的部门才会打印），但是如果需要查阅其储存载体是什么呢？在一个月结账之后，要对会计数据进行备份。

档案备份：系统内的数据可能因为一些不确定的因素丢失，因此，建立电子会计资料备份，是保障会计资料安全的基本要求。档案备份方法如双机热备、异地热备、磁盘阵列等，确保会计数据的及时备份和物理保护。

档案检索：建立会计“绿色档案”系统的检索功能，在一个系统中跟踪从报表到明细账、总账、记账凭证、原始凭证的流程。利用数据索引，可对会计档案电子数据之间的索引通过信息系统直接进行追踪、稽核和证明。原始凭证与原始业务数据建立一对多关系，自制原始凭证与记账凭证建立多对一关系。

会计档案电子数据一般是在相对开放的网络环境下进行。当电子查阅申请启动时，系统将审批其权限，规定何时借阅和归还，如未按时归还，将对档案实施催收和续借申请。如果對敏感会计档案的调阅要事先进行数字签名。数字签名能够明确借阅会计档案的身份，使用数字签名是为了确保会计档案的不可否认性。

【参考文献】

【1】许琳.电子会计档案与纸质会计档案的比较分析[J].财会学习，2017（11）：119-120.

【2】牟文华.会计“绿色档案”的可行性分析[J].会计之友，2014（12）：58-60.

【3】房英钰.电算化环境下会计档案管理中存在的问题及解决办法[J].财会学习，2018（08）：88-89+95.

【4】中兴财务云.会计档案电子化：FSSC绿色账本[J].首席财务官，2017（09）：72-78.