加强人事代理档案管理工作的思考探索

王海云

摘  要：随着社会的不断发展与进步，各个企事业单位对于人才的需求越来越大，人才的流动也是越来越频繁。因此，人事代理档案管理工作受到了社会各界的广泛关注。现阶段，我国人事代理机构档案管理工作仍存在一些不足，亟待完善与解决。本文结合自身工作经验，就加强人事代理档案管理工作水平和质量展开探讨和分析，以期推动人事代理行业的长远稳定发展，对未来人事代理档案管理工作的发展改进提出可借鉴的经验。

关键词：人事代理  档案管理工作  思考  策略

中图分类号：G271                               文献标识码：A                     文章編号：1674-098X（2020）08（a）-0180-03

Abstract： With the continuous development and progress of society， the demand for talents in various enterprises and institutions is growing， and the flow of talents is also becoming more and more frequent. Therefore， the file management of personnel agency has been widely concerned by all walks of life. At present， there are still some deficiencies in the file management of personnel agency in China， which need to be improved and solved. Based on my own work experience， this paper discusses and analyzes how to strengthen the level and quality of personnel agency file management， in order to promote the long-term and stable development of personnel agency industry， and puts forward some useful experience for the future development and improvement of personnel agency file management.

Key Words： Personnel agency; Archives management; Thinking; Strategy

人事档案管理是一项十分重要的工作内容，而人事代理机构又作为被委托代理的服务型机构，因此提高其档案管理质量具有十分重要的意义。人事代理制度已实行数年，为我国人力资源优化配置起到了十分积极的促进作用，但我们也认识到其中档案管理工作还存在一些弊端和不足，需要进一步优化和提升。

1  人事代理档案管理工作的重要性

人事代理机构是一个服务型机构，以企业单位和个人为服务对象，是我国市场经济体制下相配套的新型人事管理模式。随着我国市场经济的不断完善，人力资源市场需求也在不断增加，由此也带来了日益频繁的人才流动。人事代理制度的出现，不仅减轻了企业人事事务工作的投入，同时也加强了个人的“流动性”，有效推动了社会的持续发展与进步。

众所周知，人事档案是记录着一个人的学习、工作和资历等重要信息，同时也关乎个人未来发展，因此必须对其进行科学、有效管理。在人事档案管理工作中，档案信息收集、整理、鉴定、保管等每一个环节都需要严格有效落实，任一环节出现问题都将造成难以补救的影响，因此人事档案管理对工作人员专业能力有着较高要求。由此可见，加强人事代理档案管理工作，不仅是提高档案管理安全性与有效性的重要举措，同时也有利于提高人事代理机构服务水平的全面提升。

2  当前人事代理档案管理工作存在的不足

虽然人事档案管理工作对于个人的重要性不言而喻，但是当下的人事代理档案管理机构尚存在着一些管理方面的不足，如管理的制度和人员等方面，亟需人事代理档案管理机构进行改进。只有先分析清楚问题的来源，才能更好地进行问题解决工作。

2.1 档案管理制度有待完善

从管理角度来说，只有具备一套科学完善的管理制度，才能提高人事档案管理工作的质量和效率。档案的管理工作中制度的科学性，直接影响到之后的档案管理工作能否更加高效安全地进行。但就当前人事代理机构而言，其人事档案管理制度并未建立健全，对于相关人员的权责划分不是很明确，且存在着许多重复多余的档案审查工作，这些制度上的不足直接导致了档案管理工作的滞后性，由此也导致了相关制度和条例难以对管理人员进行有效约束。在此环境下，许多工作人员工作态度不端正，同时在采集、录入及存储等工作中极易造成个人档案资料的疏漏和丢失，给人事档案管理工作带来十分负面的影响。

2.2 档案管理职责落实不够

对于人事代理机构而言，档案管理是其重要服务内容之一，同样地，要加强其自身的服务水平，档案管理的专业能力也一定要过硬。只有更加负责高效的档案管理工作，才能得到用户的信任，为此必须不断提高自身人事档案管理水平。然而在实际人事代理服务中，许多机构对自身职责和要求认知不明确，甚至有的机构认为，档案管理只是单纯的档案存储服务，无法正确、规范地开展档案管理工作。这就导致了档案管理工作有的地方落实不到位，而权责重复的地方又被工作人员多次审查，加大了档案管理的难度。档案管理职责落实不够，不仅无法发挥人事代理机构的作用和价值，同时也极易在档案交接时衍生出档案管理的权责问题，给人事代理机构带来不必要的困扰。

2.3 档案管理人员能力不足

随着人才流动的愈加频繁，人事代理档案管理所面临的工作也日益繁重，由此也为档案管理人员的专业能力提出更高要求。然而在实际工作中，许多人事代理机构为降低运行成本，进而招聘了许多非专业工作人员，不仅其专业知识存在严重短板，无法应对档案登记、清点和整理等工作要求，同时工作人员的职业素养和工作态度也有待提升，严重降低了人事档案管理工作的质量和效率。不但如此，对于已经入职的员工，很多人事代理档案管理机构没有对员工进行岗后培训的意识，因此不能对员工给予定时定期的培训，导致工作人员的专业素养跟不上时代的变化，从而影响人事代理档案管理工作的效果。

3  加强人事代理档案管理工作质量的有效策略

通过对以上人事代理档案管理工作中出现的问题的分析，可以明确的是，人事代理档案管理工作要进行整改是十分迫切的一件事。在人事代理档案管理工作中，首先要解决的就是制度和人才等方面的问题。所以在提出改革建议的提出中，也要紧紧围绕上述方面进行改进。

3.1 推动档案管理标准化法制化建设

为促进档案管理质量的提升，需要加快整个行业的标准化和法制化建设，如此才能发挥人事代理档案管理工作的价值。针对当前我国人事代理机构档案管理工作中存在的问题与不足，首先，需要从行业角度来说，有一个统一的规范对所有人事代理档案管理机构来说都具有明确的导向作用，因此，就要做到对档案管理工作进行统一和规范，明确档案管理工作的具体职责和要求，从而为相关工作的开展树立统一的标准。其次，还要加强人事代理档案管理工作的法制化建设，相关管理部门要注重相关管理制度及法律法规的完善，由此为整个行业的规范标准化发展奠定坚实的基础。最后，还要对各个人事代理档案管理机构对法规的执行过程进行定期的检查和回访，保证各个机构合理合法地执行规定，从而引导全社会人事代理档案管理机构提供更好更优质的管理服务。

3.2 构建科学完善的档案管理制度

健全完善的档案管理制度是人事代理机构科学开展档案管理工作的基础与保障，为此必须强化机构自身相关制度的建设。首先，人事代理机构要对自身档案管理制度进行补充和完善，特别是档案管理细则的明确，确保各项管理工作能够有章可循、有法可依。其次，人事代理机构还要注重相关制度的落实，保证责任到人，加强档案管理工作日常监督和管理，由此督促管理人员积极主动的完成相关工作，在出现问题时，能第一时间找到责任人，从而尽快解决问题，以免造成更大的损失。相信随着档案管理制度的健全与完善，必将推动人事代理机构档案管理工作的科学有序开展。

3.3 注重档案管理人员专业素养提升

在客观因素得以改善的同时，我们也要充分认知工作人员在人事代理档案管理工作中的价值和作用，并以此为契机实现档案管理水平的全面提升。首先，要注重档案管理人员专业能力的培养和提升，积极聘用专业对口的工作人员开展档案管理工作，并强化专业知识学习和培训工作，不断提高工作人员业务水平。其次，还要重视工作人员职业素养和责任意识的加强，在制定工作标准的同时还要强化监督管理工作，并注重职业素养的教育宣传工作，由此营造一个端正、负责的档案管理环境。最后，还要定期对工作人员進行岗后培训工作，保证工作人员的办事准则和服务能力跟得上社会发展所需要的水平。

4  结语

综上所述，人事代理制度是适应我国社会经济发展的产物，提高其运行的科学性与合理性十分重要。针对当前档案管理中存在的问题，需要采取积极有效的强化措施来推动人事代理档案管理水平的提升，进而为社会经济的繁荣稳定发展提供坚实的保障。

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