二维码技术在核电文档库房管理应用初探

唐雪梅

摘  要：随着国家信息技术飞速发展，二维码技术应用领域不断扩展。如何有效地利用二维码系统，创新文档库房管理是适应国家发展战略的迫切需求，也是“十三五”档案工作创新、协调、绿色、开放、共享发展理念的新思路。本文通过探讨二维码系统在文档库房领域应用的优势，分析了二维码库房管理对核电厂文档管理的重要性;从库房管理模式、二维码库房利弊分析、具体工作举措方面论述了二维码系统应用于在文档库房管理的可行性，以期对国内外文档库房管理，乃至货物库存领域起到一定的借鉴作用。

关键词：二维码  库房管理  虚拟档案馆  智慧档案馆

中图分类号：G27                                文献标识码：A                    文章编号：1674-098X（2020）08（a）-0169-04

Abstract： With the rapid development of national information technology， the application field of two-dimensional code technology continues to expand. How to effectively use the two-dimensional code system， innovative document warehouse management is an urgent need to meet the national development strategy， but also a new idea of the "13th Five-Year" archives work innovation， coordination， green， open and shared development concept. This article analyzes the importance of two-dimensionalcode warehouse management for nuclear power plant document management by discussing the advantages of two-dimensional code systems in the field of document warehouses. From the perspective of warehouse management mode， analysis of advantages and disadvantages of two-dimensional code warehouse， it discusses the feasibility of applying two-dimensional code system to document warehouse management.Hoping to have certain reference function to the document warehouse management at home and abroad，  and even the inventory of goods.

Key Words： Two-dimensional Code; Warehouse management; Virtual archives; Smart archives

核電站档案数量庞大、种类繁多，从建设安装到调试移交生产再到生产运行一般要有五六十年甚至更长的周期。如何通过信息化手段，合理开发利用电站资源结合自身专业知识和技能，根据需要进行库房管理，行之有效地提供档案服务，避免档案遗失、减少人因失误是我们一直探索的方向。随着物联网技术的迅猛发展，智慧档案馆的发展前景得到社会普遍认可。在目前RFID技术成本和重新采购智能密集架成本双高的前提下，二维码技术用相对低廉的成本，无需重新替换传统手摇式密集架的优势，可初步实现智慧档案馆功能。在运行电站中，建立基于二维码系统的文档库房可以改变原有文档管理模式，除为电站生产和决策部门提供迅速、精细、准确的文档服务外，还能降低库房管理人因失误，节省库存档案空间，给电站带来巨大价值。

1  传统库房管理弊端

传统文档库房主要通过人工管理，比如人工进行出入库信息抄录、人工进行数据判断，包括档案的上架、出库、定位等。但是由于人工管理存在最大的问题是为人因失误，缺少系统智能化验证，导致在文档库房管理时存在如下问题。

1.1 手动著录排架信息降低工作效率和准确率

档案的入库上架、出库下架是档案介质管理的核心，是后续档案服务的基础。传统档案排架信息著录分为三步：第一步，档案接收以后，库房管理员将档案推入原先规划库区，找到空余排架进行上架;第二步，由库房管理员根据档案号清单和上架区域排架号进行人工比对，并抄录对应存放位置;第三步，由库房管理员核对抄录信息准确性，并将抄录后的存放位置录入电子模板，导入文档管理系统。

实际执行过程中，由于存放位置需由人工记录，造成一个上架动作需要进行三步操作，才能完成信息著录，且需人工复核，造成上架成本上升;当出现大批量档案需要接收入库时，如继续由人工记录排架信息，当出现复核出错或漏复核，势必造成系统信息错误，不利于后续的档案利用，严重时，由于档案基数的庞大，存在档案遗失风险。

1.2 人工规划库房存储区域降低利用率

库房管理的另一项重要工作是做好库区规划，避免库存档案遗失，这就需要我们提前做好库区规划。

但是目前，大部分核电在实际管理过程中，还未实现虚拟档案馆管理，只能通过人工判断库房存储状况，无法做到精确规划。同时在档案上架时，由于种类繁多，或存在后续增补，或形成部门、形成时间等不同，需要上架人员主观判断，导致为了区分档案类型等因素将其区分存放，出现各库区预留空间或直接放弃存放等问题，最终造成库区利用率低于最初规划要求。

1.3 无法实时更新排架信息降低用户文档服务体验

不管是因为手动著录排架信息时存在的著录错误，或人工规划库房存储区域时存在的规划错误，还是档案提供利用时需要进行的档案出入库，无法避免的是，它们均需要进行排架信息的变更。但是由于缺少系统智能辅助，仍会存在如下两个问题：

一是信息变更前需要再次进行人工判断、手动抄录，故仍然存在上述两个问题;二是由于是手动更新排架信息，需要进行记录登记、信息更新等工作，无法实现实时更新。

2  基于二维码系统的库房管理优势

基于二维码系统的库房管理是二维码技术发展到一定阶段而出现的一种新的库房管理模式，是建立虚拟档案馆的有效途径之一。

运行电站作为大型固定资产建设项目，其建设周期和运行周期均很漫长。使用二维码，可以在较少投资的基础上，较为科学有效地做好电站档案的库房管理。

2.1 提高档案出入库工作效率及档案信息准确率

传统文档管理中档案出入库均需手动著录或更新排架信息，不仅耗时耗力，而且存在错误风险。而基于二维码系统的文档库房管理，只需在档案上粘贴有二维码，当档案存放到排架上后，由库房管理员通过手持二维码扫描机批量扫描上架档案，后再扫描对应排架上已经粘贴的二维码信息，经过确认，即可实现文档管理系统中档案库存信息实时更新，提高了工作效率。且二维码信息为固定信息，不存在记录錯误，这也保障了入库档案信息的准确路。入土1所示。

2.2 提高库区利用率避免档案重复倒架

在原先人工进行库房管理时，由于缺少系统监督，当某库区档案存满时，无法进行提前预警或规划，造成频繁倒架，在倒架过程中由于存在主观判断，导致排架信息错误或未及时更新，出现档案错放、漏放等风险。

基于二维码系统的库房管理是实现虚拟档案馆的有效途径之一，该系统可实现库存区域预留及推送、库区区域不足预警等功能。档案上架时只需根据库区信息提示，将档案放入对应库区，即可避免二次倒架，也可提高库区有效利用率。

2.3 实现档案库存信息实时更新

传统的库房管理中不管档案出入库、还是倒架，均存在档案库存信息变更。而人工更新不仅耗时耗力，而且存在更新不及时，无法及时为用户提供服务的风险。而通过二维码系统，库房管理员只需用手持二维码扫描器扫描需求档案二维码，变更库存状态，或取消原存放位置替换为新存放位置，经过确认后系统会同步实时进行更新，让库房管理员及时掌握库存档案动态，提高用户体验。

3  基于二维码系统的库房管理具体实施方案

在大部分用户单位使用传统手摇式密集架基础上，否定原有做法，放弃传统密集架，转而更换智能密集架，除智能密集架价格昂贵外，传统密集架如何搁置也是一个问题。不仅会给企业带来沉重的成本负担，而且存在严重的资源浪费。所以基于二维码系统的文档库房建设，可以在肯定原有库房建设基础上，通过投入较少成本，即可初步实现智慧档案馆建设。

3.1 二维码在出入库管理的实施方案

库房管理的核心是档案的出入库管理，如何将二维码应用到档案出入库管理，是二维码库房建设的重点。根据二维码库房的搭建构想，二维码库房在实际工作中主要分为入库和出库两部分。入图2所示。

根据密集架行、列、层信息，制作对应二维码规定到对应密集架。当档案生成时，由移交人员通过系统，根据档案编码、标题、宽度等信息，自动生成二维码，人工贴到对应档案盒上。当档案需要入库时，库房管理员通过二维码扫描设备，扫描库区对应二维码与档案盒上二维码，让两者建立关联关系，当文档管理员在对应选项框中点击确认上架时，文档系统直接生成排架号，完成入库上架。

查找需求档案发起借阅申请，系统根据需求生成借阅单，库房管理人员根据借阅单上信息在库房对应库区找到需求档案，库房管理员根据核对无误后用扫描设备扫描档案盒上二维码，选择借阅确认，完成借阅，同时系统自动完成出库登记。

3.2 二维码系统在虚拟库房管理的实施方案

二维码系统除实现出入库管理的核心功能外，还能初步实现虚拟档案馆建设。通过二维码扫描器将库房结构信息、库区建设规划等信息输入二维码系统，结合档案出入库，自动生成虚拟档案馆。在每次办理文档入库时，只需将入库档案基本元数据著录二维码系统，系统将自动根据入库文档类型、数量、盒级宽度等信息，自动推荐文档需存放区域，通过颜色区别已存放、推荐区域和未使用区域（如图3）。

如实际上架过程中由于漏扫或错扫导致上架档案多或少于推荐区域，系统将自动识别并提示存在档案缺失或增加，避免档案遗失。

3.3 档案信息实时更新实施方案

将二维码技术与计算机技术相结合，通过二维码打印机、二维码扫描器、数据采集器等硬件设备与系统的结合，基于C/S（Client/Server）多层分布式应用架构，集文档二维码编码、制作、识别;数据采集、传输、处理、存储和利用等功能于一体，能够准确快速地采集文档实体流转过程中的数据，提高文档流转的效率和准确性。同时，作为文档实体管理系统，可通过二维码扫描实现文档接收、借阅、归还;文档实体利用数据统计;文档实体定期和不定期盘点等功能，保证文档实体的接收、流转、库房保管和利用形成闭环，提升文档实体管理水平，从而实现档案信息实时更新。

4  二维码库房管理实施过程中应注意的问题

档案二维码库房直接关系到档案的安全，因此，在建立文二维码库房时要全面分析风险。

4.1 完善库房管理制度

俗话说“无规矩不成方圆”，完善的管理制度是开展一切工作的前提和基础。二维码系统应用的本质是库房管理，库房管理的本质是档案安全。因此，在满足库房管理的前提下，二维码库房安全需同时纳入管理大纲、操作规范等工作细则，写入程序、操作手册等书面材料，促使从大纲到程序，从程序到手册，逐级细化，互为补充，在制度上形成闭环管理，确保二维码管理安全，为核电站安全、可靠运行保驾护航。

4.2 重视库房管理员素质提高

制度的建设需要人去遵守，而文档库房作为公司核心机密存放区域，对库管人员的要求也较高。首先，库管人员需具备良好的职业素养。其次，随着入库档案种类不断增多，出入库量不断增加，这就要求库管人员熟练掌握二维码操作系统，以便提供优质、高效的文档服务。另外，公司为库管人员提供持续的教育和培训也是必不可少的。

4.3 加强文档库房安全建设

文档库房的安全直接影响到档案的安全。而文档库房安全的保障离不开基础硬件设施的配套。档案的出入库作为库房管理的基础工作，时刻都会发生，而文档库房大门作为档案出入库的最终防线，应按乙级以上防盗级别制造，同时需配置门禁管理，即只有具备库房管理员权限人员才可进入，有效防止档案被盗。

同时，为了避免档案入库后出现破损或消除火灾隐患，需配置温湿度控制系统、气体消防系统及其配套设施。确保档案存储环境的安全。

4.4 建立绿色网络环境

随着信息化的不断发展，网络黑客攻击也呈现多渠道、多样式发展。作为公司档案存储部门，库房网络安全需从信息获取、信息组织、信息存储，信息呈现以及分结构化数据留存等全方位采取安全防范措施，建立安全高可用的网络环境、做好公司员工授权管理、定期进行数据备份等各方面采取有效技术措施。

5  结语

档案库房管理是档案保护的重中之重，智慧档案馆建设是时代发展的潮流。然而在目前RFID技术成本和重新采购智能密集架成本双高的前提下，二维码技术用相对低廉的成本，无需重新替换传统手摇式密集架的优势，可初步实现智慧档案馆功能。是智慧档案馆建设的有效途径之一。

鉴于目前智慧档案馆建设尚属探索阶段，在设计理念和设计方案还未固化的前提下，如何实现无需用户进入库区即能得到其所需档案的功能，仍然是后续探讨的方向。本文通过分析二维码技术在文档库房管理的应用思路和做法，以期為智慧档案馆建设乃至库存物品智能管理领域有所助益。

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