档案馆社交媒体信息保存的SWOT分析及对策研究

李 慧

（江苏医药职业学院图书馆，江苏盐城 224006）

0 引言

社交媒体作为一种新型的交流、分享工具吸引了大量用户。当前的社交媒体平台具有信息创作、转发、交流、评价、热搜榜和热门话题等功能，用户可以方便地创作、浏览和搜索各类信息。不仅如此，很多政府部门也开始加入社交媒体的热潮，通过社交媒体加强与民众的互动、公开政府信息、接受民众监督。

社交媒体信息作为一种特殊的数字信息资源，已经成为社会记忆的一部分。但是，社交媒体信息本身具有生命周期短、不稳定、海量性等特点，需要我们在产生这些信息的同时及时采集保存这些信息，保证人类社会记忆和数字遗产的完整性。因此，本文将探讨档案馆如何在Web 2.0时代下把握自己的优势，利用机遇做好社交媒体信息的保存工作，丰富自己的馆藏资源，提高资源管理和利用水平。

1 档案馆保存社交媒体信息的必要性分析

1.1 社交媒体信息是社会记忆的一部分

当今时代，微博、微信等社交媒体已经成为获取信息和发布信息的重要工具，人们习惯在微博、微信中发布简短的文字、图片或视频，记录自己学习和工作、旅途经历、读书心得、时事点评。很显然，社交媒体已经成为社会记忆的重要部分，社交媒体信息反映了当代社会的主流价值取向、精神状态、语言词汇变化等，对后代人研究当代历史起重要的作用。其次，社交媒体成为各种重大活动、热点事件、寻人帮助、重大新闻等信息的讨论阵地或是重大事件真相或线索的披露阵地。此类信息具有极高的凭证价值，需要及时保存。为了不让这些社会记忆消失，档案馆应当主动承担社交媒体信息保存的主体责任。

1.2 档案馆的使命

加拿大档案学者T·库克说过，“档案工作者是建构社会和历史记忆的积极因素。在此过程中，他们不仅有义务保护或记录过去，还有责任把未来的需要和期望铭记于心，唯其如此才更反映社会的价值而不只是某些重要用户或传统用户的价值。”［1］因此，保存具有社会记忆价值的社交媒体信息是档案馆的使命所在。

1.3 政务微博的发展

随着微信、微博等社交媒体的发展，各地政府部门逐渐开通微博、微信账号，借助网络平台公布政府信息、加强与民众的交流沟通。政务微博是公共行政在移动互联网环境下一种新型网络问政方式。政务微博、政务微信可以说是一种线上的政务活动，是传统政务工作的延伸，是网络时代行政方式创新的缩影。其本质上还是政府日常行政的一部分，具有档案价值，未来也会产生档案的凭证、查考价值，档案馆需要及时采集保存。

2 档案馆社交媒体信息保存的SWOT分析

2.1 档案馆内部的优势分析（S）

我国档案工作实行集中统一的管理体制，在全国各级政府机构设立档案行政管理部门，分级统一掌握全国档案事务。在此制度下，档案馆保存社交媒体信息的优势主要体现在以下几点：首先，综合档案作为政府机关，其一切经费均来源于政府。社交媒体信息保存工作是一项需要消耗大量资金、人才和设备的事业，有政府专项资金支撑的综合档案馆能够保证社交媒体信息保存事业地稳定、可持续发展。其次，该档案工作原则便于社交媒体信息保存工作的开展。由于社交媒体信息的数量庞大，仅有单个部门和机构来承担保存十分不易，而我国中央到地方的分级档案馆事业布局可以将这项庞大的工作依据地域、层级和专业“大而化小”。中央档案馆保存全国性的重大事件的社交媒体信息，如世博会、两会、国庆阅兵等事件。地方档案馆负责所属地域内发生的事件所产生的社交媒体信息或地方政府社交媒体公众号所发布的有保存价值的信息的保存。2011年国家档案局颁布的第9号令中第三条规定：“本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案应纳入综合档案馆的收集范围。”可见，地区档案馆收集本辖区内重大事件的微博信息是合法的。最后，该档案工作原则便于社交媒体信息保存工作的系统化和标准化。国家档案馆不仅统筹各级档案部门的社交媒体信息保存工作，而且国家档案馆通过制定统一的技术标准、格式和元数据等信息，对下级档案馆的进行监督和指导。

2.2 档案馆内部的劣势分析（W）

2.2.1 档案馆人才缺失

档案馆人才问题一直是档案事业发展中备受关注的问题。近几年随着档案工作的现代化，国家和社会逐渐重视档案人才以及档案馆公开选拔聘任制度的完善，档案的人才问题已经得到一定程度的改善。但是，目前的档案队伍仍然面临以下两个问题：首先，档案专业人才占整个档案队伍的比例。尽管现在档案馆重视档案专业人才的招聘，但是由于过去对档案人才的轻视，造成现有的档案队伍中一大批“非科班”人员。因此，档案队伍的“更新、换血”仍需要很长的一段路需要走。其次，档案高素质人才的短缺。现代信息技术的发展给档案工作带来巨大的挑战。社交媒体信息作为网络信息资源的一部分。其信息的特殊性、平台的依赖性对采集工作、信息保管、检索和利用等过程对专业的计算机人才、较强数字设备操作能力的人才等具有理工科背景人才的依赖非常巨大。然而，不同于许多大型图书馆都有自己的专门计算机、网络人才，我国档案馆，尤其是中小档案馆，仍然非常缺少这类专业人才，不利于社交媒体信息保管事业的发展。

2.2.2 档案馆保存意识的薄弱

我国档案部门并未充分认识到社交媒体信息保存的重要性，相关实践工作和制度规范仍是一片空白。相比之下，欧美等国已经开始重视社交媒体信息的保存工作。如美国国家档案馆与文件管理署在2011 年2 月的公告中对微博等社交媒体专门发布了指导性公告，要求各机构重视社会化媒体中形成的档案的保存。英国档案馆已经将社交媒体信息保存付诸实践。英国国家档案馆“在线社交媒体档案库”已经保存有7 000 多份YouTube 视频和超过6.5 万份政府部门发布的推特消息。英国国家档案馆临时行政长官Clem Brohier说：“社交媒体在英国政府活动中已经扮演了极为重要的角色。很多政府部门使用推特（Twitter）来解释各项政策方针，同时通过视频来推广各类举措。因此国家档案馆有必要开发专门的系统来收集归档社交媒体信息，并将这些信息作为官方公共文件的一部分来保存。这项任务很艰巨，但是我们必须迎难而上，因为这对档案领域和历史领域来说是非常令人振奋的一步。未来人民可以通过浏览推特消息和视频来了解历史事件，正如我们今天开通过阅读历史电报来了解历史一样。”因此，档案馆应与时代接轨，以超前的眼光和灵敏的嗅觉，发现社交媒体信息，具有档案的保存和利用价值，及时组织社交媒体信息的保存工作。

2.3 档案馆外部的机遇分析（O）

现代采集技术的发展为社交媒体信息资源保存提供必要的条件。社交媒体平台每天产生数以万计的信息资源。如果仅靠人力对这些信息资源进行人工采集根本不可能完成采集任务。网络爬虫等网络信息资源采集技术的发展，帮助组织结构利用现代采集技术，高效、实时、低成本地对社交媒体信息资源进行采集。管理员根据预先确定的采集范围、采集需求，设定采集网站、采集主题或采集网页后，采集器就自动地定期从这些信息源中取出用户所需的最新信息，这是一种定向收集和定题收集相结合的主动的、跟踪式的多向收集，它的特点是获取信息主动、灵活。该方法能够有效地对主要社交媒体网站，如新浪微博、论坛、QQ空间等网站进行采集。

笔者认为目前社交媒体信息采集采集可以分为两类：定事件采集、定网页采集。由于现在技术、人力、资金的限制，社交媒体信息的全部采集是不可能的。档案馆开展社交媒体信息保存工作，应主要保存具有凭证价值或历史价值的重要事件，包括这些事件的视频、音频、文字等各类信息。其次，档案馆应当保存具有保存价值的公众号网页，如新浪微博或微信上政府机构开通的公众号上公布的信息。

2.4 档案馆外部的威胁分析（T）

2.4.1 侵权问题

侵权问题是社交媒体信息保存面临的一个非常重要的问题。社交媒体信息由无数的用户产生，社交媒体信息在采集过程中征求每个信息产生者的同意是不可能的。根据我国《著作权法》，复制权的定义为：“以印刷、复印、拓印、录像、翻拍等方式将作品制作一份或者多份的行为。”社交媒体信息保存的实质为“把互联网或者其他电子计算机上信息保存到本地电脑上的一种网络活动”。很显然，社交媒体的保存是一种侵犯“复制权”的行为。

近几年我国普通民众的版权意识不断提高，社交媒体信息的版权保护事件也是频频发生，稍有不慎就可能引来法律纠纷。例如2013年张家港法院调解一起著作权纠纷，由被告中国电信张家港分公司赔偿原告曹某3 500元。案件起因是中国电信张家港分公司经营的“金港热线”网站未经其同意擅自转载网络写手曹某发表的文章，事后亦未支付稿酬，曹某遂提起诉讼要求赔偿经济损失2万元。法院审理后认为，使用他人作品应当征得著作权人许可，电信公司在其经营的网站上擅自转载曹某发表在网络上的文章，既未向曹某支付稿酬，也未注明出处、作者姓名等信息，侵犯了曹某对其作品享有的署名权、信息网络传播权，应当赔偿损失［2］。未来如何有效解决版权问题，在不触碰法律的基础上，实现社交媒体信息的保存值得档案馆探讨。

2.4.2 社交媒体信息价值参差不齐

社交平台就像一个大染缸，里面盛放的不仅是无用的信息，还有许多虚假、诈骗信息等。大量无用或虚假的信息，不仅徒增社交媒体信息采集、鉴定的工作量，而且会造成人、财、物的浪费，是阻碍档案馆开展社交媒体信息保存事业的重要因素。赵俊玲等［3］认为，网络信息资源缺少像文献出版过程中期刊这样的一层过滤机制，一些重复的、低俗的，甚至虚假的信息充斥着网络。如何从价值稀疏的社交媒体信息中取其精华去其糟粕，保存具有凭证价值和历史价值的信息，同时又对重复信息进行筛选，将会是一项任务艰巨的工作。

3 档案馆社交媒体信息保存的对策

3.1 制定社交媒体信息保存规范

标准是否统一直接影响社交媒体信息长久保存和利用。社交媒体信息规范的制定为档案馆开展社交媒体保存工作提供指导。笔者认为该规范应当包括以下方面的内容：首先，社交媒体信息保存规范要统一社交媒体信息保存的技术标准，比如社交媒体信息存档格式标准、元数据标准要求、社交媒体信息保存载体、社交媒体信息的著录和标引规则和要求、资源编码标准、数据存储转换格式标准等。其次，该规范要规定社交媒体信息过程中信息资源采集、管理、检索和利用等主要过程的相应要求。有了切实可行的社交媒体信息保存规范，档案馆开展社交媒体信息保存工作就有了统一的工作流程和标准参照。

3.2 档案馆寻求与第三方技术公司合作

当代随着信息技术的发展，档案馆组织档案管理、保存、检索、利用工作离不开信息技术的支撑。在此背景下，越来越多的档案馆和第三方信息技术公司合作，委托第三方信息技术公司开发档案管理系统、档案云存储服务、数字档案馆开发等。档案馆与第三方技术公司合作可以有效克服档案馆信息技术落后的缺陷，以最低的成本获得优质的信息技术支撑。目前市场上提供此类档案信息技术服务的公司很多，如清华紫光、中信信息公司等。档案馆保存社交媒体信息，从社交媒体信息的筛选、采集和编目到检索与利用都对技术的要求很高。为了克服技术的“短板”，档案馆需要继续与第三方技术公司合作。

3.3 提高档案工作者保存意识

档案工作者的保存意识直接影响社交媒体信息保存工作的开展。因此档案工作者应提高相关意识：（1）认识到社交媒体信息资源是档案资源的一种。社交媒体信息资源具有档案保存价值已经受到许多学者的认可。但是，许多档案工作者尤其是基层档案工作者由于习惯思维的局限以及对社交媒体的认识不足，尚未意识到社交媒体信息具有保存价值，因此，我们需要通过多种手段提高档案工作者保存社交媒体信息的意识。比如，制定社交媒体信息保存的政策，推动档案工作者意识的提高；举办全国性的社交媒体保存的活动或交流会议；将其他国家对社交媒体信息的实践进展和成果在国内档案界宣传。（2）培养档案工作者主动开展社交媒体信息保存工作的意识。由于档案部门保管的档案一般由档案的生成机构主动上交，因此档案部门的工作具有“被动性”。但是，社交媒体信息的产生者不计其数，信息的产生者也不会在信息产生的同时主动向档案馆提交信息。因此，档案馆应以更主动的姿态承担社交媒体信息的保存工作，包括组织规划社交媒体信息保存工作、开展和协调社交媒体信息保存工作。

3.4 社交媒体平台加强权限管理，规避侵权风险

规避侵权风险，档案部门要加强与社交媒体的平台商合作，在用户发表、创作社交媒体信息时，采取相关措施，科学规避侵权的风险。比如，档案部门与社交媒体平台商合作，在用户创作、发表信息时，增加“是否同意档案馆下载保存所发表信息”的提示框，如果用户勾选此复选框，则代表用户同意将自己所创作的信息由档案馆保存，如果不同意则档案馆在采集信息时能够有效避免对此类信息的采集。这一办法能够有效将侵权风险降低到最低。

档案馆作为信息的保存者，需要对信息创作者做出相应的保证，比如所保存信息仅为将来学术、历史研究等非营利性目的；如果档案馆对保存的社交媒体信息进行公开出版、展览或者商业性行为时会提前联系创作者，在获得创作者同意的基础上再进行等。档案馆只有做出相应的保证，用户才可以放心大胆地将自己的作品交由档案馆保存。

4 结语

社交媒体信息是人类社会记忆的一部分，对后代了解当代历史具有参考作用，应当加以保存。社交媒体信息的保存价值已经获得国内外众多学者的认同。当前，国际上已经有两个完全针对社交媒体信息保存开展的项目：美国国会图书馆和Titter合作项目、英国UKWAC 项目中英国档案馆的Twitter 信息保存项目。档案馆作为“历史殿堂”，应当承担社交媒体信息的保存责任。由于社交媒体信息资源的特殊性，其采集、管理和保存困难大。档案馆开展社交媒体信息保存工作将会是一项长期而漫长的事业，不仅需要档案馆的探索和努力，还需要政府、学者公众等多方力量的支持和推动。