关于档案管理工作的探讨

2020-03-02佟彤

林业科技情报 2020年3期

佟彤

(黑龙江省林业设计研究院,黑龙江哈尔滨 150080)

档案的管理工作中有很多重要的节点，档案的质量、档案管理人员的素质等都决定着每份档案的保管工作，下面以企业档案管理为例，探讨档案管理工作的要点。

1 牢固树立档案管理意识

档案质量的提高与工作人员及领导的工作意识有直接关系，建立有效的内部管理规章制度，加强管理。较高的业务能力和优良的政治素养是档案管理工作人员应当具备的，档案的管理工作涉及多部门联合完成，每个环节都需要认真负责保质保量，否则下一个环节就会出现难以弥补的漏洞。要做到预防为主、防查结合[1]。

2 档案管理工作中的要素分析

2.1 库房的建立

单位档案库房的建立要符合国家有关规定，按照规章制度对库房进行设置，即使是单位规模较小的，也要有单独的档案室设立，要考虑最基础的一点是档案的保存年限较长、体积大、重量大，库房的承重能力要考虑到，不要造成档案过多后的不必要危害。出于安全保密的角度，档案库房一般不应设置在最底层，如情况特殊必须设置在此处的，应进行门窗等的加固处理，防止发生盗窃等事件，另外，建筑最底层一般会出现潮湿等现象，应做好防潮、防霉处理，避免档案文字受损情况出现。按照中国《档案馆建筑设计规范》的规定，档案库房温度在冬季不得低于14℃，夏季不能高于24℃，相对湿度保持在45%～60%之间。档案库房设立在建筑顶层的，要考虑到屋顶的结构、材质是否能够保证隔热以及防雨的作用。当屋顶为平屋顶时，要做好保温处理，当屋顶为坡屋顶时，坡顶内要考虑通风问题，保证防潮效果达标。档案库房应当尽量少设置窗户，必须存在的窗户也要做到牢固、密实、方便打开和关闭，而且要安装遮阳设备。档案库房的门更要防火、防盗、防潮。库房与办公室应设置缓冲区，档案室还应将库房与办公区分开，设置单独的借阅室，形成有效的借阅制度。有的企业单位办公条件紧张，在设立档案库房时，将地下室设置为档案的存放地，地下室温度恒定对存放档案有一定好处，没有强光照射及过大的灰尘，但弊端是如果防水不做好，容易发生霉变、虫蛀现象。在南方湿度较高的地区，地面一般采用架空处理，架空层不小于0.45m[2]。

2.2 如何做好档案管理工作

档案管理制度的制定，是为了保证单位档案资料归档的及时性、完整性。

档案要写明名称、类型，由档案管理人员装订成册，方便日后查询。档案要整洁齐全，否则留存意义全失。

档案管理的工作人员必须保证档案的安全性，在离开档案库房时，要及时关闭电器设备、门窗关闭上锁、钥匙保存好。如节假日期间离开时间较长的，应对库房门窗进行封条粘贴。档案管理人员要每季度或者每半年对档案进行一次全面的检查，做好台账，并对破损或褪色霉变的档案进行修复或复印。

档案管理工作也要逐步进行电子化管理，将档案数据录入电脑保存备份，这样更科学有效并且可以延长档案保存时间。档案管理人员要对档案进行分类和分析，检索出可参考资料，编制档案目录，要对所保存档案情况烂熟于心，在调取和借阅时做出迅速反应。档案的借阅手续要完善，形成借阅人、主管领导签字的登记制度，严格控制档案的借阅时间。档案的借阅必须由档案管理人员进行查找和抽取，借阅人不得进入档案存放库房。档案管理人员如遇工作变动，必须有正式的交接单，逐项点清核对，交接手续要有主管领导在场。档案管理部门负责人交接，应由主管档案管理的领导进行监督交接，交接双方在监交人的监督下进行移交、接收工作，应当做到台账与实物相符，相应手续齐备，交接单上要写明交接时间、地点、移交人、接收人以及监交人姓名及职务，交接工作结束后，移交人、接收人以及监交人要在文件上签字，交接文件应最少一式三份，移交人、接收人各一份，单位存档一份。

档案的保存也有期限，对于超过保存期限的档案，要组织档案鉴定，对确定需要继续保存的档案进行登记，无需保存的档案在销毁手册上登记，然后经主管领导审批后，由专人进行销毁。

归档文件要统一为A4纸张大小的规格，大于这个规格的尽量减少折叠的次数，因为折叠处的字迹长年累月会变得模糊不清，小于这个规格的要统一粘贴在A4纸张上然后进行装订。装订时，文件的先后顺序要整理清楚，结论性材料放在前面，论证性、依据性材料放在后面；如有红头文件，正文在前面，发文稿件材料在后面。归档文件在装订之前，要将文件上之前留有的金属钉或塑料钉等取出，装订材料要尽量选取不易损材料，比如用线绳装订就比较牢固。归档文件均采用左侧装订，封皮一定要注明材料序号、名称。

材料的归档要有时效性，对于应在制定时间内未进行归档的要进行处罚。以某工程项目为例，从招投标到项目的设计、完工，各个步骤都要及时归档。工程量清单及控制价编制的归档应当准备的材料举例：签订生效的合同、清单以及控制价编制成果文件、工程量计算书、图纸、变更以及上述材料的电子文档。

档案的信息化建设在近年来被大力推行，很多企业已经进行了档案的电子化管理，充分利用电脑和大数据的力量，对档案进行科学化管理，这样不仅可以节省人力，也能保证归档文件的质量，在借阅时，也可以节省纸质材料的翻阅对文件的磨损。

涉密档案的管理，针对大型企业或国家机关，必然会有核心机密材料，这些材料关系到党和国家的安全或者企业的生存命脉，有关于国家政治、军事活动以及企业经营发展方向的材料，一定要确保其安全性，必须做好涉密档案的管理。最基本的配备要有保险柜、防盗报警器等。在材料的经手过程中也要严格执行相关规章制度，做到“脑子里的秘密，连帽子都不能知道”。这也是对档案管理人员的一种考验[3]。