浅谈如何加强土地档案管理

2020-03-02傅建胜

经济管理文摘 2020年3期

关键词：土地档案管理资源

■傅建胜

（福建省邵武市水北国土资源所）

引言

土地管理活动当中，通过档案的形式来对土地资源进行记录是最直接有效的一种管理方式，土地档案按照不同的类型可以分为文字档案、图表档案、音像档案、视频档案等等，目前我国的土地档案管理主要是遵循中华人民共和国档案实施管理办法来进行统筹。

1 加强土地档案管理的重要性

土地档案类型多数量大，尤其是基层档案具有分散性的特点，管理的难度较大，在这样的背景之下加强土地档案管理有利于整合资源，进行后期的数据分析与全面的土地调查。一方面，规范的土地档案管理有助于土地的科学规划。对土地登记等材料进行全方面的搜集，保障千家万户的利益。另一方面，规范的档案管理可以避免档案丢失损毁或者是受到其他人的擅自利用，这有利于土地的后续科学开发。除此之外，规范化的档案管理还可以为现代化的土地资源利用提供有效的数据支撑，促进环境保护建设，避免在环保工程开展的过程当中缺乏对应性的资料。一些特殊地区的文物资源保护利用也涉及到土地档案，进行规范化的管理，可以对这些特殊的工程起到一个数据支撑与后续监管的作用[1]。

2 加强土地规范化建设的路径

2.1 提高对土地资源档案管理的重视程度

第一，档案管理是一项长期性工作，也是一个系统性工作，其管理的价值并不是时时显现的，而是在一些特殊的节点需要进行长效建设之后才能发挥其价值和作用。因而各级的答案管理人员要建设正确的意识，树立牢固的使命感。认识到档案对于了解土地的过去、分析土地的现在、把握土地的未来具有的重要作用。习近平总书记在相关会议当中指出，档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的过程，因而档案管理人员要认真对待自己的工作。严格划分自己的岗位职责，明确自己的责任使命。

第二，档案管理工作组织要进行相关的变动调整自己的观念，更加重视档案工作，并且为档案工作提供更多的支持，尤其是在一些历史档案收集的过程当中，通过时间线来确定工作的主线和主轴，分派不同的工作任务，科学进行档案的统筹管理，避免由于工作分配的不科学不及时而造成一些关键性的数据资料被遗漏。按照系统化的管理原则，来对土地资源整理的时间线、地点和经手人员进行分门别类的管理。

第三，档案管理人员要按照定岗定责的岗位责任制度来对待自己工作当中遇到的一些问题，尤其是涉及到土地开发造成的社会矛盾问题。《物权法》推出以来，人们对于土地的所有权问题讨论越来越热切，土地档案管理也要对一些自留土地进行对应性的分析，从而提高档案管理的针对性，纳入一些社会矛盾纠纷的解决案例，从而为后续的土地应用提供有效的支撑。

第四，档案管理部门要通过绩效考核的方式建设有效的薪酬激励制度，鼓励档案管理人员应用先进的技术投入到档案管理工作的过程当中来，更好地为社会服务。例如在与开发商对接的过程当中，档案管理人员要提高服务的速度和服务的质量，更多的在环境保护、文物保护、纠纷解决方面提供全面的资料，从而帮助土地开发商按照国家的管理规范进行工程设计。

2.2 建设数字化档案管理体系

（1）大数据管理是一个有效的工具，随着我国经济发展水平的不断提升，土地利用形式越来越多样，土地的单价也越来越高，这造成土地的档案管理数量不断增多，处理这些海量的数据耗费大量的人力资源。尤其是一些错误的数据夹杂在其间容易造成档案的记录失真。通过大数据冗余去除以及大数据自动识别的方式，可以对土地资源当中的一些错误答案进行有效的识别，这可以进一步提高土地资源开发的准确性。

（2）数字化的档案管理方式可以满足目前多层次的土地开发利用需求，还可以解决不同的土地纠纷类型。工作人员可以借助智能化扫描仪、远程识别机器、自动传输设备来获取不同地点、不同时间段内的土地资源档案，同时通过大数据的可视化信息建设模型。帮助管理人员实时查询到这些土地档案的录入情况，从而提高档案管理的效率。

（3）大数据与云计算联合在一起，可以建立一个多层次的土地档案查询模型，让这些死的档案转变成为一种活的信息，也就是说将档案当中的数据资料和图片资料建设成全息可触碰的形式，例如加载一些4k的触摸板，方便管理人员和查询人员通过这种远程终端设备来进行土地档案资源的自动化查询，这可以进一步为民众创造便利，方便土地开发的科学设计。

（4）档案管理人员还要在全网进行信息的搜寻，尤其是针对原有档案管理系统当中存在的一些遗漏，利用大数据的自动检索功能和大数据的自动存储功能来对网络上收集到的土地档案利用信息进行自动化的归类，对一些错误数据进行修正，技术人员还可以应用信息集中处理技术、微缩技术以及多媒体刻录技术，将已经分门别类处理好的数字档案刻录到移动硬盘当中，这样可以减少冗余信息，进一步提高数据管理的有效性。

（5）档案管理人员要利用目前的云平台以及网络建设成一个双向共享的高效信息管理平台，向外及时发布国家新出台的一些土地档案管理政策，并将网络当中的一些民意民愿纳入到民情分析的档案当中来，增加档案信息管理的全面性和及时性，并且在这个信息平台上可以全面地进行数据筛查，快速地解决民众反映的一些集中问题，便捷度比较高，这也可以大大提高档案管理工作的效率。

（6）在数字化建设的过程当中也要做好安全保护工作，例如通过密钥加密方法，身份识别方法，指纹控制方法以及实名制管理方法对于登录档案管理系统的人员身份进行有效的识别，同时也要防范内部人员的一些违法犯罪行为。关注工作人员的思想动态，尤其是对于一些密保层级比较高的档案信息，要严格加强控制，成立三人一组的安全控制机制，设立不同的网络秘钥与网络备份，全面提高档案信息管理的针对性与严密性。

2.3 增强档案管理的社会服务功能

首先，档案管理不能再只停留在客观记录事物的阶段，而是要全面对档案进行利用，这样才能够增加档案管理工作的社会价值，只有真正服务社会才能够为社会民众带来便利，体现档案管理工作的有效性。为了实现这个目的，档案管理人员要对档案进行全历史全生命周期的记录，也就是说针对一个档案事件既要反映其过去的形态，也要记录现有的一些经验，还要对其他国家或者是土地的未来发展有一些创新。这样才能够为使用人员提供便利。

其次，档案管理部门的管理人员要加强统筹管理，对已经形成的一些档案记录进行科学的分析，总结土地资源利用的一些规律，利用一些数据建模方法对档案管理的未来进行探测，从而对土地规划、土地开发、土地纠纷的解决提供有效的建议。深化档案管理的目的，并不是建设一个完善的数据库将之束之高阁，而是要提高其对当下社会发展的指导作用，为百姓政府的决策提供更加有效的参考[2]。

最后，档案工作部门可以按照目前的社会需求分条目的将档案资源开发和研究设置不同的条目，帮助土地资源利用部门的工作人员进行查询，还可以将一些浅显易懂的知识印制成为土地宣传的手册，或者是在网络上成立专题目录信息，方便老百姓进行查询。例如建设专项土地审批管理服务手册，土地资源利用证件发放手册，从而降低百姓查询当中的麻烦[3]。