事业单位人事档案管理水平的提升策略

2020-03-01■闫斌

经济管理文摘 2020年21期

■闫斌

（甘肃省地矿局水文地质工程地质勘察院）

引言

目前，事业单位的管理体系在不断完善，其中便包括人事档案管理。人事档案指的是单位成员的基本信息，其建立目的是反应及评价单位成员的经历和表现，由此可见，人事档案管理对于事业单位而言有着十分重要的意义。但是目前很多事业单位人事档案管理工作还存在诸多问题，这些问题阻碍了人事档案管理工作，降低了人事档案管理水平。

1 事业单位人事档案管理问题

1.1 管理制度不健全

人事档案管理制度是事业单位人事档案管理工作进行的标准和依据，但是目前存在管理制度不健全的问题，这阻碍了人事档案管理工作的高效进行。具体来讲，主要涉及到了如下两个方面：第一，管理制度落实不到位，尽管事业单位都针对人事档案管理工作制定了专门的制度，但是普遍存在制度落实不到位的情况，例如，在档案借阅和传递过程中，常见的问题有未填写档案转递通知单、未办理借阅手续、未按照要求传递档案、未填写回执单等；第二，管理制度变更较为频繁，过于频繁的变化不但会增加人事档案管理难度，还可能会导致档案破损和丢失等问题，例如，《干部档案工作条例》要求干部档案应用十六开办公用纸，中组部在2012年要求干部档案应用A4纸等[1]。

1.2 管理方式不科学

当前社会已经进入到了信息时代，信息技术、互联网技术、电子技术等先进技术开始被应用到了各个行业中，由此可见，人事档案管理方式也需要不断的更新和完善。当前，人事档案管理存在管理方式落后的问题，具体体现在以下两方面：档案目录编写和检索依然应用手动检索方式，档案管理依然应用人工管理方式，这会降低管理效率和质量，同时也会增加档案管理人员的工作内容；部分单位的人事档案仍然以纸质档案为主，没有配置相应的档案管理软件，这表示档案管理的信息化程度较低；档案数字化管理实施不够完善，没有完全实现线上信息传递、接收、储存、共享，这样会增加档案管理的时间和成本。

1.3 管理设施不完善

当前，事业单位人事档案主要有两种形式，一种是纸质版，一种是电子版，考虑到不同地方事业单位对于人事档案信息化管理需求不同，其应用的管理软件也应当不同，并且做到不相互干涉[2]。基于此，现阶段事业单位人事档案管理设施不完善主要体现在以下两个方面：第一，应用不符合本单位人事档案管理需求的管理软件，扫描仪、计算机等电子档案录用设施不健全，这些都会导致档案管理信息化滞后；第二，单位没有配置档案室，或者是档案室建立不符合规定，应用设备陈旧，通风、采光、防火、湿度条件不符合标准。

1.4 管理人员素质较低

人事档案管理工作由档案管理人员完成，档案管理人员的职业素质和工作能力直接关系到了档案管理效果，目前，事业单位普遍存在档案管理人员素质较低的问题，具体表现如下。第一，档案管理人员缺少对人事档案管理工作的足够认识，认为档案管理的工作内容为单纯保管档案，以保证档案不出现泄露、损坏、丢失问题为管理目标。第二，档案管理人员对于人事档案管理知识及方式的掌握程度较低，部分单位甚至没有安排专门的档案管理人员，而是指派人事部门工作人员兼职，并且没有对档案管理人员进行专业培训，进而导致了档案分类归纳混乱、目录编写不清楚、鉴别不准确等问题；第三，缺少专业的人事档案管理人才，事业单位人事档案管理工作要求管理人员掌握相关政策、管理标准、管理方式、操作技能等诸多内容，目前能够达到这一要求的档案管理人员较少。

1.5 档案利用率较低

事业单位人事档案管理工作主要为人事管理工作提供相应资料，以此来提高人事管理效率和质量，整合单位人力资源。由此可见，人事档案信息的安全性和保密性较高，且调动频率较低，在这种情况下，档案管理人员便会逐渐忽略人事档案管理工作的重要性，进而降低档案的利用率[3]。此外，人事档案保存了较多资料，这些资料的存在价值便是为人事单位各个部门提供服务，档案管理部门应当为相关资料查找提供便利条件，但实际上，当前事业单位人事档案服务性较差，这使得人事档案及其管理工作过于形式化，不利于人事档案管理工作的可持续化发展。

2 事业单位人事档案管理水平提升策略

2.1 健全管理制度

事业单位需要意识到管理制度对于人事档案管理工作的重要性，在此基础上不断完善和更新现有的档案管理制度。具体来讲，事业单位需要提高人事档案管理的规范化和制度化，通过管理制度强化人事档案管理工作的硬性要求，为人事档案管理工作的进行奠定制度基础；加大对管理制度的落实力度，建立相应的责任机制，确保每一项人事档案管理工作都能够落实到每一位工作人员上，并得到充分执行，以此来提高管理制度的应用价值；需要在人事档案管理过程中发现问题，并且对问题进行充分分析，在寻找到针对性解决对策后，将其纳入到管理制度中，避免后续工作中此问题的重复出现，真正做到不断完善。

2.2 科学选择管理方式

科学的管理方式能够确保人事档案管理工作的规范进行，为此，档案管理人员需要采取规范化管理方式，切实做好档案管理工作，具体如下。第一，做好档案收集工作，需要定期收集工资变动、考核、干部任免、奖惩记录等相关资料，以此来确保档案的完整性和更新及时性[4]。第二，做好档案鉴别工作，档案归档需要做到真实准确，管理人员需要准确核实档案的归档范围，以及归档档案的完整性、真实性、规范性，同时保证相关手续的齐全和规范。第三，做好档案整理工作，对于已经归档的档案，管理人员需要按照既定标准对档案进行整理，做到目录清晰、排列有序、装订整齐，确保档案能够反映单位人员的实际情况。第四，做好档案传递工作，管理人员需要按照既定流程转出档案，并填写相关单据、办理相关手续，档案传递工作需要由专门的工作人员完成，并且核对好转接档案的内容及单位。

2.3 完善管理设施

完善的基础设施是人事档案管理工作有效进展的基础条件，为此，事业单位需要结合当前的人事档案管理需求，为电子档案和纸质档案的录入和保存提供良好的环境和健全的设备。具体来讲，电子档案需要做到在同一单位各个部门内的共享，因此，同一单位各个部门电子档案管理需要应用同一软件，软件的选择需要视单位规模、人员数量而定；健全电子档案录入和保存设施，保证设施的应用性能，并定期进行维护、更新、替换，避免出现档案丢失、档案查找困难等问题；纸质档案管理工作和电子档案同样重要，不能忽视纸质档案管理工作，单位需要建设符合要求的档案室，保证档案室设施的健全和性能良好，按照档案室防火条件配置消防设备，合理控制和调节档案室温度，以此来确保纸质档案的保存质量，避免出现档案受损、档案烧毁等问题[5]。

2.4 提高管理人员素质

当前，事业单位想要提高人事档案管理水平，急需要培养一批专业的档案管理人员，同时确保管理人员的专业素质，为档案管理工作的进行奠定人力资源基础，具体可以从如下几方面出发。第一，培养档案管理人员的责任意识，这样才能够让管理人员从思想上重视人事档案管理工作，并认真的对待和完成自己职责范围内的任务。第二，培养档案管理人员的专业素质，确保其能够掌握科学的、规范的档案管理方式，同时具备一定的随机应变能力，能够妥善处理档案管理工作中的随机问题。第三，培养档案管理人员的法律意识，使其能够按照法律规定、单位管理制度、档案管理规范，保证所管理档案的安全性、保密性，避免出现档案泄露问题。第四，培养档案管理人员的纪律意识，确保其能够严格遵守档案管理制度和标准，按照既定流程完成档案管理工作，同时能够自觉抵制不良风气，如失责、受贿等，在单位内部形成良好的工作氛围。

2.5 提高档案利用率

为了提高人事档案利用率，事业单位需要意识到档案利用的重要性，将档案作为服务工具[6]。具体来讲，单位可以公开人事档案中的部分信息，如单位人员的工资、职称、基础履历等，以此来提高档案的开放程度，为档案应用提供更大的空间；尽管纸质档案的存在是有必要的，但是考虑到纸质载体在档案应用中的局限性，单位需要应用数据库技术和信息技术，将纸质档案转换成电子档案保存在管理软件中，这样能够实现档案的数字化储存，不但能够提高储存安全性，还能够避免档案造假问题；同时，电子档案还能够实现对各种档案信息的智能化检索，便于档案查找和应用，人事部门也能够通过电子档案对单位人员的信息进行更为精准的分析，进而更加深入、全面、系统的了解员工工作状况，这能够为人力资源调动、规划、管理提供决策依据。