企业管理与文秘工作的综合影响研究

2020-03-01张海迪

经济管理文摘 2020年10期

■ 张海迪

（中交第四公路工程局有限公司）

目前，我国经济发展进入新常态，企业发展面临日益复杂的内外部环境，多数行业市场竞争日益激烈，企业要想在此种环境下，在市场竞争中维持生存发展并占有一席之地，要统筹推进，协调做好多方面管理，包含质量管理、物资采购、人力资源与市场拓展等。企业发展中要将市场经济发展方向作为导向，及时更新管理思路与手段。企业管理过程中文秘工作者自身的专业技能与素养关系到管理工作贯彻落实和工作效果实现，一方面，企业管理需要文秘工作的支撑；另一方面，文秘工作会影响到企业管理质量，因此笔者对企业管理与文秘工作的综合影响进行一系列分析与建议。

1 文秘工作对企业管理的影响

文秘在现代化的企业管理中涉及内容较为广泛，主要是从事于文书和秘书事务的任务岗位，具体来讲文秘便是专业进行文字书写和日常事务接待的文职人员。企业类型不同，规模不同，文秘指代侧重点不同，在多数情况下，不仅能够指代文秘岗位，还能够指代文秘工作者[1]。

文秘工作具有多重特征。首先是职业化，文秘具有职业性特点，特别是具有专业化文书和秘书职业特征，称之为文秘的典型属性；其次是能力要求多样化，文秘不只是要存在文字撰写技能，还要具备良好的语言表述能力与优良的人际交往能力，这就决定着想要做好文秘工作，文秘工作人员能力必需具有多样化；最后是公共化，文秘工作要围绕企业整体利益最大化进行，涉及到与企业相关单位和政府机构的公关工作、协调工作和日常接待工作等，这些工作具有一定的公共性，彰显着企业文秘公共性特征[2]。文秘工作的开展，为企业日常管理提供有力支持，促使企业管理科学有力有序进行，起到对企业管理开展的保障与支撑作用。

2 企业管理对文秘工作的影响

2.1 更新思维模式，顺应企业发展

企业管理的最终目标是获取综合效益最大化，创造更多的经济效益空间。因此，文秘工作要围绕“经济效益”这一中心，展现自身价值。现在，工业文明进入4.0，大步迈入数字化时代，企业经营环境变化速度越来越快，效率成本越来越高。企业要立足于优化资源配置，按照市场现有的环境调整做好管理工作的动态调整。文秘工作者要及时提升思维观念，创新工作思路，通过敏感的意识对市场经济发展方向进行感知，及时恰当调节工作模式，顺应时代发展和企业管理的变动。文秘是企业管理中落实企管理控制的重要一环，文秘工作者必须拥有大局观念、服务意识和创新思维，调整应对市场环境变化，获取有价值的信息，做好上传下达和信息互通，给企业决策提供依据支撑。

2.2 增强责任意识，助力企业发展

信息化时代的到来与发展，促使企业经营进一步优化提升的同时，还给企业生产经营带来一系列挑战[3]。企业管理是一系列决策制定和实施的过程，决策具有关联性和互动性，任何一个决策在一定层度上都关系到企业今后的生存发展。文秘工作者要充当企业领导者的参谋助手，提供有益的建议，帮助领导者进行正确的决策。因此，文秘工作者要树立责任意识，工作开展要保持与公司文化、领导者管理思想的高度契合，要增强自身综合素质在企业管理决策中的作用效果。文秘工作者要积极吸收先进的管理方式方法，控制决策风险，要积极引导，做好优秀办公系统的引进，要优化自身技能，提高自身工作效率和水平，服务好企业发展决策，保障企业管理科学的进行。

2.3 增强风险控制，提高工作协同

在企业发展规模与日剧增的背景下，文秘工作内容日益宽泛化与开放化，一方面要求内部琐事被合理的处理，另一方面要求外部事务被有效的应对。前者包含信息获取、材料积累和文化活动以及活动策划；后者包含接待、单位协调、关系维护等，保障企业朝既定的方向发展。文秘要进行多层面的协调工作，延伸工作范围与事业，提升自身交际能力与写作能力，实现统筹协调的高效性。文秘工作者是复合型人才，要协助企业管理者对新领域进行开发，就应该在工作中学习，在学习中工作，训练自身综合实践能力，更好的凸显自身参谋与辅助职能。

2.4 明确权责，准确定位文秘职能

企业管理要求文秘确切的定位自身价值，传统的文秘将文职视作核心，尚未完全凸显文秘定位特征，无法将文秘管理的全部效用发挥出来。企业文秘管理水平的提升要明确职能，促使文秘职能确切的展现。首先，赋予文秘工作者一定的行政管理权利。企业管理者按照文秘岗位定位设置其管理职能，包含会议协调、事项督办、目标管理、专项问题跟踪整改等权利，致力于文秘工作者工作成效的提升。其次，完善绩效考核机制。由于以往的文秘将文职视作中心点，难以全面凸显办公室管理价值，建议完善绩效考核体制机制，围绕精神激励与物质激励激发文秘工作者积极性，促使其全身心的投入到工作实践中，给企业带来较多的效益，最后，增加绩效奖项。挖掘文秘工作者的自身才能，促使其在短时间内适应好岗位环境，实现企业管理满意效果。

3 在企业管理中提升行政文秘工作效率的思考

3.1 培养文秘人员职业素养

（1）思想政治素养。企业文秘参与到企业管理工作中，应该具有思想政治觉悟，一言一行和党组织保持思想上的一致性，要动态化的分析国家政策，执行党组织政策。在自我工作实践中要拥有自觉性与自律性，尤其是领导分配的任务要领悟到内涵与精髓，逐步的贯彻与落实。

（2）职业道德素养。首先是忠于职守，文秘工作者要热爱自身工作，对工作具有高度的责任感与使命感，对自我与工作负责，不邀功不浮夸，脚踏实地的做好企业管理辅助工作；其次是诚实守信，文秘工作者在实际工作中要做到守时守约，立足于现有的工作制度规范和体制机制，严于律己，不做出违反工作规范的事情；最后是谦虚谨慎，行文秘工作者应妥善处理自我、同事和领导的关系，待人接物要大方得体，日常工作要灵活机动，巧妙化解各类矛盾，保障文秘工作的顺利开展。

3.2 培养文秘人员工作能力

（1）协调与创新能力。企业文秘充当企业管理的媒介，也是企业人际交流的衔接者，应该协调好企业多项事务，包含同事和同事的冲突、同事和领导的冲突、企业和客户的冲突以及企业与供货商的冲突等，竭尽全力进行诸多关系的协调，努力为企业营造出积极向上的工作气氛。针对创新能力的增强，文秘人员不仅要立足于领导层面，还要立足于员工与客户的层面，打破传统思维局限性，提出新颖的观点和意见，解决工作中相关问题，找到工作中有效方法，不断对工作落实进行创新。

（2）随机应变与信息处理能力。在具体工作中，文秘人员会遇到各种类型的突发情况，如果不论大事小事，事事对领导进行请示汇报，会降低工作效率，同时由于缺少充足的时间，会影响工作效果，会影响领导对自身的印象，所以文秘人员要具备随机应变的能力，遇到事情冷静对待，果断处理和沟通，妥善处理问题。在处理信息能力上，文秘要更多的获取多种资料信息，加强信息甄别，做好信息管理与档案管理，涉及到企业生产经营管理的重要信息要确保准确，通过合理的方法在大量信息中筛选出需求的信息，由此提升文秘人员处理信息能力。

（3）计算机软件应用与文字撰写能力，通过办公软件与设备开展工作，尤其是Word软件进行文案和公文的创作、高效应用Excel提高工作效率和PPT软件准备会议演讲等，灵活掌握应用软件的使用要点，做好文秘工作。另外是文字撰写能力的提升，文秘工作者要熟练的掌握各种类型公文撰写，掌握领导意图，把领导指示、管理思路、会议精神落实在纸面上转为文字，进而在企业内部进行宣贯和执行，提高企业文秘对企业管理的支撑力度。