关于档案信息化建设与档案管理的思考

◎罗振霞

在社会快速发展的新形势下，对于档案信息资源的需求量不断增加，这也导致传统档案管理模式越来越无法满足需求。将信息技术引入到档案工作中来，加快推进档案信息化建设步伐，利用计算机来对数字档案信息进行统一的管理和利用，不仅可以降低档案管理者工作强度，而且能够提高档案的高效利用，为档案信息资源的共享打下坚实的基础。

一、档案信息化建设的含义和特点

在当前信息化时代背景下，为了能够更好的发挥出档案的重要价值，提高档案的实用性和服务性，各档案部门越来越重视档案信息资源的管理与服务，加快推进了档案信息化建设的进程。在实际档案信息化建设工作开展过程中，基于档案保存的客观需求下，将先进的信息技术引入到档案管理工作中来，从而实现档案信息资源的高效利用。在具体档案信息化建设工作中，需要合理运用信息化手段，统一档案信息存储、整合和管理，并不断的更新档案管理方式方法，积极推进档案管理的数字化和信息化发展，借助于互联网的优势，打造档案信息管理的共享平台。

在档案信息化管理的初期阶段，通过建立档案信息网络平台，通过开发档案检索系统，可以实现档案信息的高效利用。并运用大数据技术，积极构建档案信息资源数据库，实现档案信息的随时调阅，全面提高档案利用效率和服务质量。而且档案信息化建设工作的开展，实现了档案数字化，档案利用方式得以丰富，同时档案网络平台、数据库等不断完善，档案信息实现了电子化高效存储，还可以借助于云平台，实现档案信息资源的云端存储，可以有效的保证档案信息存储的安全性和长效性，加快推动虚拟档案馆的建设和发展。

二、当前档案信息化建设与档案管理存在的问题

（一）档案信息化认识存在不足

在当前实际档案管理工作中，存在对档案信息化建设认识不足的情况，由于没有认识到档案信息化管理的重要性，因此档案信息化建设还停留在简单的工作上，档案信息化建设的深度和广度不够，这也影响了档案信息资源的开发利用，不利于档案管理工作水平的提升。

（二）信息数字化进程较为缓慢

在当前办公自动化系统普及应用的新形势下，其为档案信息化建设工作的开展提供了有效的支持。通过将办公自动化系统与档案信息管理系统进行有效衔接，能够直接对办公过程中形成的电子文件进行收集、整理和归档，并传递到数据库中，为档案利用者查询提供更多的便利性。但在实际工作中，部分档案管理部门档案信息数字化转化进程过于缓慢，档案数据库构建的也不完善，这对于档案管理信息化水平的提升带来了一定的阻碍。

（三）档案信息化建设和管理缺乏标准性

在开展档案信息化建设的过程中，部分档案管理部门也结合自身实际情况制定了各项建设措施，并引入了相应的管理模式，取得了很多成果。但是在实际建设的过程中，却出现了档案信息化建设缺乏明确标准的情况，档案信息化建设情况不尽相同，导致在实际组织开展档案管理工作的过程中，难以实现统筹管理和规划的目标，会对档案信息化建设和管理效果产生不良的影响。

（四）档案管理人员素质偏低

在实际档案管理工作中，档案管理人员素质普遍偏低，无法结合信息化建设需求对档案管理工作进行调整，导致档案管理效率低下，不利于档案管理工作的持续稳定发展。具体来说，在一些档案管理体系中，工作人员业务能力不足、服务意识差并且无法结合信息技术有效开展档案信息化管理工作，这对于档案信息化建设的成效带来了较大的影响。

三、档案信息化建设与档案管理的措施

（一）提升档案信息化认知水平

在当前新时期档案事业发展过程中，需要对档案信息化建设的重要性有一个正确的认识。无论是领导还是档案管理人员，都需要加快转变管理理念，积极配备完善的档案信息化建设基础设施，并深入挖掘档案信息的价值，将更多有价值的档案信息提供给档案利用者使用，更好的发挥出档案的价值。

（二）推动档案标准建设

在档案信息化建设过程中，需要构建一个完善的档案标准，为档案信息化建设提供重要的指导。因此在实际工作中，需要明确档案管理制度和要求，积极践行档案管理信息化建设理念，选择切实可行的方法来制定档案收集管理标准、库房建设标准和专业用语标准，逐步推进档案管理标准化发展。推动档案管理硬件和软件标准化建设，统一数据库标准格式，优化硬件和软件配置，定期更新和维护电子设备，结合实际情况引入信息化设备，重视档案管理软件的开发，积极打造档案信息化管理平台，实现档案信息的规范化和标准化管理。

（三）建立数字化档案管理系统

增加投入力度推动档案数字化建设，编制合理的工作计划，对档案数字化建设全过程监管和控制，更好的满足用户客观需求。档案管理部门应该兼顾纸质档案和电子档案资料，通过建立档案信息管理系统，实现档案信息统一收集、整理和利用，进一步提高档案的检索和利用水平。

（四）改变原有的档案管理模式，强化档案信息化建设水平

根据档案信息数据类型和方式上的差异来对档案信息进行接收和处理，并利用信息技术手段来对档案信息进行数字化转化。同时还要对档案信息进行鉴定、分类和归档，保证档案信息的完整性、真实性和有效性。结合自身情况来制定完善的档案信息化管理方法，进一步规范档案信息化管理，并严格按照具体的制度进行执行，全面提升档案信息化建设的成效。而且为了能够提高档案信息化管理的效率，还要重视档案检索系统的建设，提高档案信息检索的快速性和准确性，实现档案信息的高效利用。

（五）做好档案管理人员的培训工作，增强其服务意识

由于档案信息化管理水平与档案管理人员综合素质息息相关，因此需要重视对档案管理人员的培训工作，通过开展具有针对性的培训，有效的提升档案管理人员的专业技能，促使其加快转变档案管理理念，增强其主动服务的意识，促进档案服务质量和水平的提升。同时还要重视对档案管理人员信息技术知识的培训，使其能够更好的应对档案信息化管理工作。

四、结束语

基于网络环境下，档案管理工作发生了较大的变化，随着档案信息化建设进程的不断加快，档案信息化管理水平有了较大程度的提升。这也对档案信息安全和档案管理人员整体水平有了更高的要求。因此在实际工作中需要建立健全档案管理体系，重视各种先进技术手段的运用，促进档案管理人员服务意识的增强，全面提高档案管理水平，实现档案信息的高效利用。