大数据背景下医院人事档案发展趋势

●蔡晓青 谢朋呈 刘 英 项国梁

一、大数据的内涵与特征

最早提出“大数据”一词的是美国著名的未来学家阿尔文·托夫勒。目前国内外学术界对大数据尚没有统一的内涵界定。大数据是一种抽象化的事物，具有数据多样化、数据量大、数据流动速度快、数据价值密度低等特点。大数据技术的实现过程包含了数据存储、数据集成、数据挖掘、云计算、并行计算、数据库等多种技术。联合国发布《大数据发展白皮书》（2012年）明确指出：“大数据时代已经到来。”档案也不例外，不久的未来必将呈现出信息化、知识化、数字化的趋势。

二、大数据时代医院人事档案管理工作的现状

（一）管理意识不足

1.医院作为以卫生专业技术为主的单位，更侧重医疗业务、科研领域的发展和投入，在人事档案管理工作方面，医院领导尚缺乏对其重要性的认识，或者信息化观念意识不强。人事档案管理工作虽然不能像临床一线一样为医院带来直接的经济效益，但人事档案管理工作在医院的人力资源管理中起着基础性作用。全面翔实的人事档案数据能够有效了解医务工作人员的能力和水平，为人才的调用和选拔提供较为科学客观公正指标，从而实现人尽其才、物尽其用。

2.在调入及引进高层次人才时，对人事档案的审查要求缺少制度约束，由于受查阅档案相关手续的制约，一般首先侧重于考核个人专业学术水平的高低、科研成果的丰富以及专业技能的强弱，滞后于个人现实表现、政治倾向等基本人事档案材料的检查与审定，缺少区域范围内或者某专业领域相关数据化内容评价，仅靠面试考核作为评价结果。

3.部分受管理权限或其他原因制约的医院，存在部分人员“人档分离”情况，人员工作场所与档案储存管理场所分属两地，在后续材料归档、查阅信息、开具证明信函等方面均需专人办理相关手续到存档地点查阅，造成人力、财力的浪费。

（二）档案管理模式滞后

大数据时代对医院干部人事档案信息化工作提出全新要求和挑战，档案信息化工作需要顺应这场“数据革命”，以适应新时代对档案准确化、便捷化要求。目前大多数医院人事档案管理为档案实体纸质保管，对档案信息的查阅利用仍采取翻阅、抄录、复印档案实体的方式。建立的人事档案管理系统仅仅能实现条目的著录和查询，无法与相关业务系统进行对接，无法实现资源共享。这些都大大降低了工作效率和信息的利用率。

（三）人事档案管理方法滞后

1.档案管理专业技术人员缺少，适应新形势的管理方法上的思考与创新缺乏。干部人事档案管理是一项基础性的工作，技术含量相对较低，工作性质单调，容易造成档案管理人员在工作中缺乏主动性，导致效率低下。甚至有的同志认为这项工作不重要，一定程度上阻碍了人事档案管理工作的发展。

2.归档材料不齐全、信息记载不准确。真实与完整是档案的生命，直接关系到档案的利用价值。目前在资料收集、分类、审核过程中存在着资料不全、归档不及时、取舍材料主观武断等问题。传统固有的基本人事档案材料收集，缺少“个性化”，不能体现个体的医疗专业水平、科研领域成就、学术优势等方面材料，亟需相关部门之间的信息共享和协作配合，达到动态信息的及时补充及更新完善。

（四）人事档案信息时效性较低

由于职工个人对档案的认识度和重视度不够，新生成的个人材料（如学历、专业资格、进修、科研、获奖等）、信息（如婚姻状况、家庭成员状况等）不能及时上报归档，人力资源管理部门不能第一时间获取所需要更新和完善的数据，这就给医院人事档案管理带来了信息时效性的限制。

三、将大数据信息化应用于医院人事档案管理的必然性

建立并完善医院干部人事档案管理综合体系，通过运用“物联网”“云计算”等大数据技术开展档案数字化工作，建立高效管理平台，提供更加全面方便的服务是大数据背景下医院人事档案发展趋势。

（一）政策要求

干部人事档案是党的重要执政资源，也是干部队伍建设的重要基础。是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础。中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》（2018年11月20日），目的在于贯彻新时代党的组织路线，落实从严管理干部要求，充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。把审核档案作为选人用人的必备环节、必经程序。在准确识别干部、历史评价干部、合理使用干部、防止干部“带病提拔”等方面发挥了不可替代的作用。组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当运用大数据等信息技术，建立健全干部人事档案科学利用机制，为干部资源配置、领导班子建设、干部队伍宏观管理、组织人事工作规律研究等提供精准高效服务。习近平总书记在中国共产党第十九次全国代表大会中明确指出“要善于结合实际创造性推动工作，善于运用互联网技术和信息化手段开展工作。”2016年，国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出，“要加快档案信息化进程，利用大数据等技术，提升以信息化为核心的档案管理现代化水平。探索电子档案于大数据行动的融合。因此，大力推进干部人事档案信息化建设，利用现代化技术提升档案管理工作水平是信息化时代的必由之路。

（二）提高工作效率，确保信息鲜活及时

借助信息化大数据的技术特点，按照管理和使用权限，及时快速调取需要的数据及其他材料，有效简化查档和调档工作，多数信息可以通过电子化查询，大大简化了流程，提高了效率。为医院的管理者和人力资源管理工作提供便利，真正实现“专人管理，众人享用”的创新模式，不断提升医院人事管理工作效率。

（三）有效保护人事档案

档案工作是一项非常重要的基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。因此，有效保护档案是档案管理的重要基础。纸质版人事档案材料对温湿度环境要求较高，加之频繁翻阅、拆卸，均易造成档案损坏或遗失。而随着数据技术的发展成熟，电子档案将成为人事档案的主要保存形式，电子文件归档和管理将成为人事档案工作的主要内容。相对于纸质档案，可不受使用频率、操作不当和存放环境的影响，可充分发挥医院人事档案的价值。

（四）提升档案信息利用的全面性、准确性

随着“全国干部人事档案专项审核”工作的开展，各单位严格按照中组部要求对领导干部“三龄两历一身份”进行审核认定。在认真贯彻新时代党的组织路线，推进全面从严治党、从严管理干部等方面起到了重要作用。但普遍存在着认定结果在劳资审批、干部提拔、考察、申报、评奖、退休审批等一系列工作中不能得到及时充分的有效利用，多数需要手工在多个数据库中对部分认定信息进行修改，难免导致错误或疏漏。因此，随着医院的不断发展，实现医院人事档案的信息化管理，建立便于档案存储、检索和更新的电子人事档案数据库管理系统，能够使人事档案管理更加便捷，信息更加真实准确、全面规范。

四、展望

通过建立健全某领域、某地区乃至全国的医院人事档案信息大数据库，通过集成技术，利用数据仓库实现数据共享及充分利用，及时更新个人学历、职称、职务变动、奖惩情况、医疗纠纷情况、服务对象表扬投诉情况等动态信息，实现数据库和统计功能实时互动，准确及时反映干部“德能勤绩廉”情况，提供全方位、科学合理、及时可靠的档案信息，避免考核结果的主观性或形式化。

通过智能性物联网技术，利用云计算、模糊识别等各种智能计算技术，对海量的数据和信息进行分析和处理，提高查询利用效率。通过安装智能档案密集架系统，提高档案出入库的自动化，降低了入库管理的人工干预程度。

通过运用智能化档案库的消防系统、防盗报警系统、视频监控系统，有效降低安全隐患，实现《档案库房技术管理暂行规定》中对档案库房应加强防火、防盗等方面的要求，提高人事档案管理的安全性。

通过建立健全某领域、某地区乃至全国的医院人事档案信息大数据库，制定反向评价机制，结合各岗位职责及要求，通过数据分析实现动态调整，加大竞争机制，鼓励医务人员不断学习进取，改变晋升或聘任后工作、学习状态衰减的情况。

在以互联网、大数据、人工智能等为代表的信息技术加速向各领域广泛渗透的新时代背景下，进一步做好医院人事档案信息化数字化建设，不断提升医院人力资源管理科学化水平，不仅是现代社会发展中的一个必然要求，同时也是新时期档案管理工作人员面临的一个新挑战。