充分发挥集中采购优势降低采购费用

2020-02-28段林琳

经济管理文摘 2020年20期

■段林琳

（中新能化科技有限公司）

随着我国经济社会发展水平的不断提升，企业的经济行为愈发复杂，使得采购环节的覆盖面越来越广。当前，我国不断强调集中采购对于企业长期发展的重要价值，越来越多的企业开始重视创新集中采购方式、发挥集中采购优势。现代企业只有在采购、生产以及销售等各个环节发挥专业化、规范化、自动化优势，才能降低生产经营成本，实现利润最大化的最终目标。与传统意义上的采购方式相比，企业实施集中采购能够高效的实现各种基础原材料的采购。在长期稳定的合作关系建立后，企业与供应商之间的供货关系更加稳定，企业能够节省大量的搜寻费用，同时货物质量也能够得到保障。总得来说，集中采购能够充分运用区域供应链，从各个方面整合资源，使得企业采购费用得到有效降低，生产经营的效率得到有效提升。

1 集中采购的整体优势

现代企业中集中采购存在多方面的优势，而这些优势直接或者间接地降低了整体的采购费用。具体来说，直接降低采购费用的优势主要包括以下几方面：第一，集中采购能够实现大批量采购，提升企业整体的议价能力，压低商品的价格。在此过程中，也能够将采购部门的人力物力资源进行有效整合，避免浪费，物流成本也将降低，最终最大程度上获得采购规模效益。第二，实行集中采购的过程中，能够有效的降低采购活动的管理成本，避免出现企业内部每一个部门都需要单独进行采购的现象，采购部门能够汇总每个部门需求进行整体下单。第三，整体采购使得企业的采购物流费用下降。由于采购部门在内部已经汇总了各个部门的整体需求，大批量的订单更容易吸引供应商的供货兴趣；并且，在订单签订后的物流环节，集中采购使得单位商品的物流成本进一步下降。第四，企业实施集中采购能够更加精确的把握采购时机，一方面能够保证企业生产环节正常开展，另一方面也能够减少原材料采购占用的企业资金。第五，集中采购能够优化企业内部的物资调配，避免出现停工待料的现象；同时，原材料采购完成后可以统一选场、检验，节省了采购后的检验费用[1]。

集中采购还具有一些间接降低采购费用的优势，主要包括以下几方面：第一，集中采购有利于形成买方市场，尤其是在某些原材料物资出现短缺的时候，可以有效避免供货商借机抬价。更为重要的是，统一采购改变了以往可能出现的不同部门为了争夺稀缺资源而大幅加价，使得采购费用大幅上升的现象。第二，集中采购能够进一步稳定采购方和供应商之间的供需关系，对于供应商来说，为其产品技术升级创新提供动力；对于采购企业来说，货款结算、售后服务等也能够得到更好的保障，间接降低了采购活动的后续费用。第三，采购活动是企业内部极其重要的一项环节，集中采购能够更好的采用公开招标等采购方式，形成规模化采购方式，间接地降低了采购费用。

2 集中采购的影响因素及模式选择

2.1 影响因素

集中采购通过扩大采购规模、保证采购质量等手段，不仅能够在交易中获得主动权，也能够为后续的各种业务开展奠定更为坚实的基础。通过做好统筹安排，做好采购配套，企业整体的采购费用能够得到进一步的降低。但是，发挥集中采购的优势的过程中，也要充分考虑到影响采购活动的各种因素，才能更好的增加集中采购透明度，降低采购的整体费用，最终提升集中采购的经济效益。企业在决定进行集中采购后，其应该考虑的主要因素主要有：第一，集中采购的商品的通用性。企业向供应商所购买的商品，其通用性越强，使用范围越广，则进行集中采购的过程中越能够节省采购费用。第二，是否存在潜在的节约。对于一些特殊行业的企业来说，原材料的采购数量直接决定了供应商的报价，采购数量越多，企业购买原材料的价格越低。在这种情况下，企业若能够进行原材料等产品的集中采购，则能够大幅度降低采购费用[2]。第三，采购商品价格的波动程度。例如，一些原材料的价格或者物流成本对于季节和温度的敏感程度极高，则对这些产品或者原材料进行集中采购会节约大量的采购成本。此外，企业是否进行集中采购还要充分考虑到自身的生产经营情况，是否能够促进企业对原材料等资源的有效利用等。只有通过集中采购能够最大限度上减少资金占用、加快资金的周转、提升生产经营效率，才能利用集中采购降低采购费用，最终促进企业在长期内拓展生存和发展空间。

2.2 模式选择

第一，企业进行集中采购前应具备针对性的规章制度。集中采购工作是否能够有效减少采购费用的一项关键环节是必须具备完善的规章制度，通过制度保障整个集中采购工作的规范性，进而减少不必要的费用支出。因此，企业在生产经营过程中必须针对集中采购工作建立并完善相关管理制度，在制度中明确划分出集中采购部门的职责与权限。在实际工作开展过程中，每个人应遵循正常的市场规律，尽职尽责完成后自身工作。例如，若企业进行某项原材料或者服务的集中采购时，应按照国家招投标法的有关规定严格开展，一方面能够为企业节约更多的采购成本，另一方面也能够在最大限度上规避风险。

第二，必须合理处理采购费用降低与商品质量把控之间的关系。企业进行集中采购的主要目的是能够获取更多的利润，因此在考虑是否选取集中采购这一模式时，无论采购何种商品都要保障商品的质量是严格的。企业决不能仅仅为了降低采购费用而降低商品采购的标准。因此，在选择集中采购模式后，必须加强对采购物资的抽检力度，以确保每一件商品都能够达到采购合同中规定的质量。对于违反合同质量标准的供应商，必须给予相应的处罚。只有这样，才能在降低采购费用的同时最大限度上保障采购商品的质量。

第三，对于一些特殊的商品或者原材料，企业可以采用集中招标而多次采购的模式。一些企业的生产经营是具备周期性的，因此对一些原材料的需求也不是一成不变的。但是一些特殊原材料若经常进行集中采购招标会带来采购费用的上升，这时则可以采用集中招标而多次采购的模式。在这种集中采购模式下，一方面减少了频繁的招标活动带来的采购费用，另一方面企业也能够针对生产经营情况灵活的进行集中采购活动。

3 发挥集中采购优势中的障碍

3.1 集中采购过程中不确定性较高

当前，我国大部分地区遭受了新型冠状病毒的侵袭，经济下行压力较大。并且，受国际经济形势影响，我国整体的经济发展都受到巨大冲击。在这种背景下，各行各业发展速度都出现了不同程度的下滑，集中采购过程中不确定性也进一步升高。以电力行业为例，相关企业必须采购各类型铁塔用于输电线路的架设，当前许多企业都会提前半年甚至一年通过集中采购储存下铁塔。然而，在经济形势不明朗的情况下，集中采购也能够使得大批已购铁塔在使用的当期远远高于市场价格，使得项目整体建设成本增加，且成本增加额远大于节省的采购费用额。

3.2 集中采购人员综合素质亟待提升

当前，随着经济环境的不断复杂化，为发挥集中采购优势，降低企业采购费用，进一步提升集中采购工作人员的综合素质是必备条件。在企业内部，集中采购工作人员缺乏专业的采购知识，或者欠缺采购过程实施的从业经验，将大幅度影响集中采购的效率提升。例如，对采购物资的各项性能指标、用途、运输条件或相似品类物资是否具备统一进行集中采购的潜质等信息缺少专业知识；对于集中采购相关的法律法规和行业规则等缺乏领悟，这将导致采购人员不能针对采购物资的采购需求进行整合，同时也很难将采购流程做出合理安排。在这种情况下，在发挥集中采购内在优势这一方面将大打折扣。

3.3 质量安全压力不断增大

在激烈的市场竞争下，市场对产品的质量要求不断提升，因此这客观上也要求企业在集中采购环节进一步把好质量关。一方面，要进一步熟悉了解自身行业的质量标准，在降低采购费用的同时，确保符合行业标准。另一方面，对于之前出现过质量问题的产品，加大对供应商的调研力度、严格把控供应商资质文件的真实性、提高验收环节的严谨性，通过提升供应商的竞争力，全面提升集中采购的效率。

3.4 品质与价格

要确保价格的合理性，就要平衡品质与价格之间的矛盾，不应过分追求低价，进而影响品质。因此，就要通过规模化的集中招标采购，在招标环节通过合理要求资质、物资品类的标准去控制。同时，在合同签订环节确保内容符合招投标条件、验收环节检查采购物资是否符合要求。

4 通过集中采购进一步提升采购工作效率、降低采购费用的有效措施

4.1 优化采购策略

面对复杂的宏观经济形势，企业内部的采购部门只有进一步加强采购调研工作、深入研究采购策略，才能为采购安排做出正确的引导，为企业长期的生产经营做好铺垫。企业的集中采购部门要根据自身情况做出相应调整，不能只发挥购买的功能，而需要结合实际的生产经营情况参与到管理工作中去。例如，与一线生产部门共同制定生产计划，使得集中采购环节更有针对性，这样不仅能节省一部分采购费用，也能提高生产过程的效率。

4.2 提升采购人员专业水平，建立激励体制

要想充分发挥集中采购的优势，如何调动员工的主观能动性，提升其专业素质是关键。企业要针对集中采购活动建立和完善激励机制，并对每一个人进行分别考核，计算出每个人的工作绩效，进行相应奖惩。在这种氛围下，进一步加强员工的宣传教育，使得员工能够进一步提升自身的专业素质，使得能够在每一个环节通过运用专业知识为企业节省采购费用。