事业单位档案管理存在的问题与对策分析

2020-02-28文|庄睿

经济视野 2020年2期

文| 庄睿

事业单位档案管理中存在的问题

1.管理方法不规范。开展档案管理时，由于具有局限性、复杂性，大部分事业单位仍然采用传统的纸质档案管理模式，体现出事业单位档案管理工作缺乏相应的科学性以及合理性，当然，管理工作能够顺利开展，还受到资金、技术标准等因素的限制。缺乏完善的事业单位档案电子化建设，先进的档案管理方法，很大程度上降低了事业单位档案的作用发挥。

2.档案管理人才缺乏。在大多数事业单位，档案管理岗位并不被重视，经常是兼职人员在承担这项工作，多数人员认为，这个工作岗位不是业务岗，不在主战线，精力投入不大，业务钻研不透，这个岗位人员流动性较大，也很频繁，有的单位一年轮岗多次，导致了档案管理工作连接不好，出现断档现象，专业档案人员极度缺乏，创新能力不足是通病。

3.管理制度存在漏洞。当前，由于很多事业单位的工作重心在于其所担负的社会职能，往往对档案管理制度比较忽视，所以很多事业单位没有建立完善的档案管理制度，或者建立了相应的档案管理制度但没有严格落实，导致制度的基础性作用发挥受限，同时会降低档案管理工作的工作效率。由于制度管理的缺失，使得档案管理工作的前期容易产生资料收集不全面、管理规定不落实、信息记录不全面等问题，这些漏洞影响了档案管理的有效性。

4.对档案管理重视程度不足。各事业单位对档案管理的重视程度存在差异，许多单位对档案管理工作的重要性认识不足，对档案管理工作重视不够，没有真正纳入日程，摆上位置。未单独设置专门组织机构，只是将档案管理放在办公室管理工作之中，缺乏独立性，档案基础设施硬件配套也不到位，影响档案管理的开展，导致档案资料收集内容不全面，摆放杂乱无章，有的还造成散失。

提高事业单位档案管理的有效对策

1.加强新型档案管理模式的创建。现阶段，在网络信息化技术的强大推动下，必须要对新型档案管理模式进行创建，将传统的档案管理方式开展转变，不断提升信息化的管理水准。其中，要给予档案信息化管理充足的资金扶持，将完整的事业单位的档案信息，纳入到计算机档案信息库之中，以便于更好地提高档案利用需求者的查阅和使用效率，保证其利用率可以稳定上升。且在创建新型档案管理模式信息时，还要注重安全管理，尤其在档案管理网络信息库方面，避免非法入侵现象的出现，从而一定程度上保障事业单位档案信息的安全。

2.提高档案管理人员的综合素养。在事业单位档案管理工作中，人才发挥着极大的作用，要想充分提升单位档案管理人员的综合素养，要加强定期组织培训，将业务知识培训和教育落实到位，并将基础知识和档案管理工作结合在一起。同时，还要加强专业教育和学习，确保对档案管理工作技术和方法进行充分了解，对时代发展需求进行深入分析，确保档案管理工作水平的稳步提升，比如，利用相关技术和方法，做好档案存储和保管等工作，避免出现纸质档案破损问题。此外，还要将档案管理人员的道德修养和服务意识提升上来，责任心也是必不可少的，保证人员较高的服务精神，进而助益于档案利用效率的提升。

3.构建完善的档案管理制度。对事业单位而言，要想切实提升档案管理工作的效率，首先必须建立健全档案管理机制，对事业单位来说，必须深入认识和掌握档案管理工作的固有特质，结合目前的客观工作需要，建立起适用于单位发展的、健全且科学的档案管理机制，确定档案管理改革和发展的路线。在优化档案管理工作的过程中，首先应该对相关的人员以及管理者给予适当的监督和约束，从而确保档案管理工作的规范展开，并且充分确保其独立性。档案管理的相关管理制度，必须包含合理的奖惩制度，给予成绩较为突出的档案管理人员适当的奖励，对于出于私利或其他动机擅自变更档案信息的人员，给予相应地惩罚，从而确保档案管理工作有序且稳步地推进。

4.提高重要性认识，把档案管理真正摆上位置。在事业单位的管理活动中，档案管理是单位发展的潜在推动力，它的作用一般都是潜移默化的，并没有明显表现出来，导致很多事业单位在实际工作中忽略档案管理的作用。对于事业单位档案管理工作，要从领导做起，强化对档案管理的重视，成立专门的档案管理部门，配置专业的档案管理人员，并落实必要的奖惩措施，对在档案管理工作中表现优异的人员要适当奖励，激发员工的积极性，从而保证档案管理正常高效地运行。