如何做好事业单位档案管理

◎李月

（作者单位：孟村县人力资源和社会保障局）

一、事业单位档案管理工作中存在的问题

1.档案管理制度不完善。目前，许多单位没有意识到规范化管理的重要性，导致内部档案管理制度混乱。从事业单位档案管理的总体情况来看，大多数单位建立了档案管理制度，但是真正能做到管理规范化的没几个。很多单位管理者认为档案管理浪费时间，这就反映出了管理者在思想上缺乏管理意识，管理行为也不规范，进而导致单位自上而下各部门之间沟通不畅，合作不佳，执行力也差，即使是后来建立了档案管理制度，那也无法很好地落实下去。由于档案管理工作的质量并不会直接影响事业单位的经济效益，因此目前一些事业单位的管理人员和工作人员对档案工作重视不够，认为只需要配备一个管理员，保证资料不丢失就好，无需增加投资去提高档案管理工作效率。

2. 缺乏富有创新意识的档案管理模式。当下事业单位档案管理模式现状分析，相对滞后、陈旧落后的档案管理模式，一定程度影响了事业单位档案管理的工作质量与效率，使得事业单位档案管理模式与时代发展存在脱轨。一方面，管理办法相对陈旧。由于事业单位档案管理的特殊性，事业单位档案管理在事业单位管理事务中往往处于相对弱势状态，再加上事业单位档案管理在软硬件配置、资金投入等方面难免有所欠缺，致使先进现代化的档案管理设备无法得到及时引入与投入使用，档案管理工作环境亟待改善，而档案管理方式也只能停留于手动卡片检索等相对简单的手动管理形式。另一方面，管理方式缺乏创新意识。新时期背景下，事业单位档案管理既需要处理更加繁多琐碎的事务性工作，也面临史无前例的发展机遇，特别是各行各业对于信息技术的普及应用，为事业单位档案管理创新提供出一个可行性发展方向。然而，现阶段很多事业单位档案管理在信息化、数据化发展还处于初级发展层面，缺乏现代化的档案管理先进理念，致使事业单位档案管理水平相对较低。

3.档案管理设备过于陈旧。由于档案管理在很长时间里都没有得到相应的重视，因而无论是基础的设施，还是相应的技术设备，都很难得到足够的经费支持。设备维护的次数也非常少，许多设备因缺乏有效的维护，严重损坏，不能使用。此外，一些事业单位的档案管理设备配置不齐全，仅仅能够完成基础的档案归档，给新时期其他档案管理工作的开展形成了不小的阻碍。对于新时期的档案管理工作而言，各项仪器设备属于必备的工作条件，如若得不到及时的更新，必然会影响工作效率。

二、如何做好事业单位档案管理

1.完善档案管理制度。管理制度是加强档案管理规范化、有序化的重要保障。优化档案管理体制，可以提高事业单位档案管理的科学性和有序性。各机构应建立完善的档案管理制度，并认真贯彻执行。要根据单位的实际情况明确工作人员的管理职责，使每个人都明白自己的责任。一方面，要制定严格的制度，确保档案管理制度能够与事业单位的实际情况保持必要的联系。另一方面，要强化管理力度，保证档案管理制度的全面性，防止一些别有用心的人利用制度漏洞，破坏事业单位档案。事业单位的管理部门和其他部门还应当对档案管理部门的工作进行监督，从上到下认真对待档案管理工作，保证档案管理人员在制度规范下开展工作，同时提高档案管理工作的质量。

2.提升档案资源的开发利用率。事业单位的档案管理具有重要的作用，事业单位应该充分发挥档案的重要租用，增加在档案管理方面的资金投入，完善档案管理的基础设施建设。要提升对档案资源的开发利用效率，还要求档案管理人员要不断提升自身的档案资源开发利用能力，加强档案管理队伍的建设，结合具体的档案管理岗位职责来进行人员培训，开展专业性强和实践性强的档案管理培训，提升档案管理人员的管理经验和知识体系，这样才能充分利用和开发档案资源。

3.建立档案信息化网络。我国事业单位应该建立健全档案信息网络系统，及时的把工作生产中的数据、问题、经验记录下来，确保信息的最新性，掌握行业内部的动态，可以整理成具有逻辑性的网络系统，为用于指导以后的工作打下基础。同时，在使用计算机进行档案管理，可以极为方便的同其他事业单位进行资源共享，每个单位之间互通有无，成为更大的数据库，完善更全面的信息，促进事业单位的经济活力，为事业单位在市场经济中做出突出贡献打下坚实基础。

4.合理的为档案管理配置资源。在实际的工作中，效率是衡量一个单位能力高低的重要指标。一个单位要想做到效率的最大化，就要对资源进行合理的分配，促进各部分协调发展。对于事业单位的档案管理系统，应该采用分级管理的方式，这种方式能够大大地提高对于信息的处理、检索的效率。能够让各个部分的工作进行合理的衔接，信息的检索范围能够由大致小、逐一锁定，充分发挥分级管理的优势，提高信息检索的效率。

5.加强档案管理信息化建设。随着科学信息技术的不断发展，事业单位档案管理工作已经步入了数字化时代。这就要求档案管理工作人员在工作过程中充分利用富含时代特色的先进信息手段，以数字形式为载体创建事业单位档案管理体系，并通过对档案目录进行数字化构建，便于档案检索及归档管理。同时，事业单位档案管理信息化建设还应还注意进行科学规范化的制度管理，通过制度指引落实档案管理信息化建设进程。同时，事业单位在加强档案管理信息化建设过程中，应做到结合自身的发展现状及发展特色开展，不能凭空而论。信息化建设不是一蹴而就的内容，需要事业单位注重实践，在不断前行的过程中不断吸取经验，并不断完善体系建设，只有这样才能实现档案管理的信息化建设，落实事业单位档案的有效管理。

6.提升档案管理人员综合业务素质水平能力。按照档案管理工作情况需求，准确的判断档案管理工作的各类现实情况和意义，重点加强历史意义的研究，不断强化档案管理中政治责任化管理水平的建设。按照思想充分认识情况，重点分析档案管理的思路，进一步提升档案管理的使命认同感。加强档案管理工作的业务培养，业务的提升，强化档案人员的工作重点，完善政治责任感，加强档案人员的使命意识。

结束语：事业单位的档案管理对事业单位自身的发展起到难以取代的作用，甚至对社会的发展起到重要的意义。要求各事业单位的领导和工作人员不仅要在思想上提高重视，还应在实际的工作过程中，积极需求新的解决思路和方法，以逐步提升事业单位的档案管理工作，从而使事业单位更加适应社会的发展和进步。需要事业单位领导和工作人员长期的探索和坚持不懈的努力，真正做好本质工作。