提升事业单位档案管理信息化建设的策略简析

2020-02-28秦奋强

卷宗 2020年36期

秦奋强

（临县交通基础设施建设质量监督中心，山西吕梁 033200）

当今社会信息化的发展趋势不可逆转，事业单位在大数据时代的背景下将会面临一系列信息数据的挑战。海量的档案数据和档案数量增加了事业单位档案管理部门的工作量，也使档案管理部门成为事业单位中不可分割的一部分，其工作地位日益提升。为保障事业单位的现代化发展和档案管理工作的信息化建设，档案管理部门应当认识到高效利用档案资源的重要性，在改革传统管理方法的基础上，与时俱进地引入专业的档案管理硬件设施、加大投入研发档案管理软件的资金，并重点培养档案管理人员的专业素质。

1 事业单位档案管理信息化中出现的问题

1.1 未形成信息化管理档案的意识

尽管档案管理部门已将信息化技术应用于档案管理和信息整理的工作中，但是管理人员依旧未形成使用信息技术手段的意识，仍旧习惯于在收集整理档案信息时使用传统方式进行记录。传统管理档案的方式由于受纸质载体的限制，往往存在档案易于破损、分享频率较低的弊端，不能满足事业单位共享与长期保存档案资料的需求。当档案管理部门的工作人员不能意识到信息化管理的重要性时，事业单位档案管理信息化建设的进程将会受到较大的阻碍。

1.2 缺乏高素质的档案管理专业人才

事业单位档案管理工作的主要负责人是档案管理人员。优秀、专业的档案管理人员在档案管理部门中工作，将会有效提升交流沟通的效率，推进事业单位档案管理信息化建设的进一步发展。但是，目前事业单位档案管理人员普遍存在非科班毕业的问题。未学习过专业档案管理技术的档案管理人员不具备信息化管理档案信息的意识和能力，甚至在日常工作中偷懒懈怠，这极大地降低了事业单位收集整理档案资料的科学准确性，扰乱了档案管理部门的工作秩序。

1.3 没有完善信息化建设

档案管理部门是事业单位众多部门中的一个分支，档案管理工作要想实现全面信息化，不能单纯依托改进管理档案的方式，而应该将目光投向事业单位中各部门的协作管理。目前事业单位中各部门所使用的管理系统不一致、资料传输方式不兼容，极大地阻碍了档案资料信息化、档案管理信息化的建设。事业单位没有完善内部的信息化建设，也是档案管理信息化建设所面临的问题之一[1]。

1.4 不能顺利落实改革机制

事业单位虽然已经通过研究档案管理工作改革的措施，制定了一系列策略推进档案管理信息化建设的进程，但是由于事业单位本身存在的时代局限性和投入资金不足等问题，改革机制不能有效落实到档案管理的工作之中。缺少有效的监督机制和充足的改革资金，事业单位不能引进先进的档案管理硬件设施，也无法顺利进行信息化的档案管理工作。

2 加强事业单位档案管理信息化建设的策略

2.1 提升事业单位档案管理人员的职业素养

档案管理工作要求管理档案资料的工作人员能够分辨并分类整理档案信息，高效率地进行信息管理和资源分享的工作。因此，事业单位应当着重提升档案管理工作人员的职业素养，通过开设座谈会和报告会，使档案管理人员在经验分享中汲取先进的管理意识、学习专业的管理技术；通过统一培训计算机技术和电子信息理论知识，提升档案管理人员的专业知识水平；通过组织参观活动，为档案管理人员提供实践管理技术的机会。当档案管理人员的职业素养得到了较大的提升，事业单位才能实现更高的经济效益。

2.2 科学规划并完善档案管理制度

规划是各个项目形成之初必不可少的研究讨论环节，科学合理的规划将会推动档案管理制度更有效率地被落实在档案管理工作中。事业单位应当在规划档案管理制度时更多地考虑到事业单位与时代发展的同步性，加大档案管理部门的资金投入，并积极引入高素质的档案管理人员进行档案管理工作，使档案管理信息化建设的项目进程始终置于可监测的范围之中。

2.3 兼顾硬件设施与软件开发

档案管理信息化建设的基础是先进的硬件设施。能够排除外界各项干扰因素、持续稳定运行的档案管理电子设备是安全保存档案资料最坚实可靠的条件。事业单位应当分拨资金购置拥有大储存容量、性能佳、运行稳定的计算机硬件，为档案管理人员创造优越的办公环境。同时，事业单位也应该鼓励档案管理人员自主研发资料管理软件，使海量的档案资料能够在现代化管理软件的应用之下各归其位，进一步提升档案管理部门的信息化管理水平。只有兼顾投资硬件设施和开发档案管理软件，事业单位才能从根本上保障档案管理信息化建设的可持续发展[2]。