事业单位档案管理信息化建设对策研究

王丽丽

（烟台市牟平区文昌小学，山东 烟台 264100）

随着社会的不断发展，我国事业单位最大的变化就是档案数量的骤增。档案是传达信息的重要媒介，在单位组织结构中具有十分重要的影响。从当前发展现状来看，事业单位的档案管理工作成为衡量事业单位工作效率和实际运转效果的重要指标，尤其是对于部分具有高系统性和综合性的事业单位而言，档案管理的信息化建设工作不仅要保存具有珍贵价值的档案资料，也成为记录工作过程的重要内容。为此，事业单位在实际发展中要重视档案管理工作的信息化建设，切实提升事业单位的档案管理能力和管理水平，从而实现事业单位的未来可持续发展。

1 事业单位信息化档案管理的优势

1.1 资料保存的安全性高

事业单位档案是事业单位在生产经营的过程中所形成的对国家、社会和事业单位本身有价值的资料。由此可见，在事业单位发展过程中，事业单位档案必不可少。事业单位档案包含会议通知、总结、发言记录等重要会议的材料，公司的报表和工作计划，公司与有关单位相关往来的文书等多项内容。传统的事业单位档案管理只会保存相对重要的资料，同时档案保存安全性低。采用信息化档案管理的方法，每次会议和活动结束就可以把内容上传到云端进行保存，只要有足够的云端空间就可以保存足够多的资料，不会出现档案缺失的情况。同时员工可以有更自由的空间进行资料的整理和上交，上交记录也会显示具体操作人和操作时间，在一定程度上减少了员工偷窃资料的可能性，保证了事业单位资料的安全性。

1.2 档案查询利用率高

事业单位档案的作用是对相关资料进行记录，供事业单位内部人员进行查阅。在传统的档案管理过程中，档案都是纸质版而且内容很多，员工想要找到所需的档案内容无异于大海捞针，而且因为所需整理内容过多，一些被认为不重要的内容并没有得到整理，较小的细节问题并没有得到整理和保存，因此很多员工甚至找不到其所需内容的档案。而且在经济发展快速的今天，信息的时效性愈发重要，但这样的档案整理工作基本都是一年一次，员工也不能够查询到实时的信息，档案查询利用率低。采用信息化档案管理时，不仅所有的信息都可以得到上传以及自动化整理，而且其自动化整理都是实时进行的，保证了信息的实时有效性。同时员工可以在线上进行档案查询，不必自己在浩如烟海的档案中查询，方便快捷，准确高效。

2 事业单位档案管理信息化建设应对策略

2.1 提高事业单位对档案管理信息化建设的重视程度

事业单位通过加强档案管理信息化建设，一方面能够降低档案存储管理的成本，保障档案信息资料存储的长久性与安全性。另一方面，还能够提高档案管理的效率，使得档案质量更便于检索查询，提升档案质量的利效率，充分发挥档案资料的作用价值，为事业单位发展决策提供更好的信息支撑。基于此，需要事业单位相关管理人员充分认识到上述档案资料所具备的作用价值，积极转变思想，树立信息化意识。积极利用信息化技术手段推动档案管理信息化建设发展，促使档案管理的作用价值得到充分发挥，更好地适应当前信息化时代发展要求。

2.2 加强事业单位档案管理信息化专业人才队伍建设

一方面，从内部着手，通过建立档案管理信息化培训班，鼓励事业单位档案管理人员积极参与进来，通过接受专业的培训，学习掌握一些新技术，熟练运用一些新软件，提升自身信息素养。在此基础上，还可以邀请一些在档案信息化管理方面专家，通过在单位内开展知识讲座，或者直接将专家带到档案管理工作现场，面对面指导档案管理人员如何开展信息化管理工作，帮助档案人员理清信息化管理的工作思路，掌握一些有效的档案信息化管理方法，推动档案信息化管理工作更好地开展。另一方面，还可以从外部人才招聘入手，加强档案管理专业化人才的招聘，并在这一过程中，提高招聘门槛，保证人才具备过硬的信息化技术能力，有效提高事业单位档案管理信息化质量水平。

2.3 建立完善的事业单位档案管理信息化标准

从当前发展形势来看，事业单位的档案管理工作仍然处于初级建设阶段，领导能对档案管理的相关工作予以足够的重视，但是实际改革效果不明显，仍然存在各种实质性的问题。为了有效改善当前这种工作现状，事业单位的档案管理工作需要从信息化建设的角度实现创新，推行统一的工作标准，建设规范化的制度与体系。从现有事业单位的发展形势来看，地方政府和有关部门应当建设更加完善的档案管理制度，推行统一的标准，以此来实现信息化建设对事业单位的实质性影响。就事业单位的档案管理录入方式、文字标识和格式等进行具体规定，从而为事业单位的高效性信息检索做好充分的准备。对档案管理工作的信息化建设而言，要结合计算机硬件和软件两方面的开发，规范电子文档的数据信息，为档案资料的数据信息库备份做好规范，因此来实现事业单位档案信息的统一化管理，逐步实现档案资料的电子信息共享，综合性提升档案管理的信息化能力和水平。

2.4 重视信息化安全管理

在信息化发展背景下，信息资源更加方便存储，读取过程更加便捷。但正是这种信息资源的优势，在实际工作中档案管理本身会面临一定的安全隐患，一旦事业单位遭受严重的网络攻击，就会出现档案信息资料的丢失，给事业单位的实际运转带来巨大的危害。为了避免此类现象的发生，事业单位要重视档案信息化建设阶段的安全性，提升工作人员的安全意识，重点开展网络环境的优化，对档案数字资源予以保护。首先，基于网络自身存在的开放性特点，档案信息资源面临着巨大的丢失和盗取危机，事业单位的档案资料本身就属于机密性较高的文件，在档案管理系统建设阶段需要做好工作人员的身份识别，结合不同员工的身份来开放特定的系统权限。通过权限的设定与加密设置等安全措施的应用，有效保障档案资料的实际存储和使用安全，切实提升事业单位档案管理信息化建设的安全性和稳定性；其次，事业单位内部要实现计算机控制系统的建设，加强网络安全管理，对档案的内容予以严格把控，定期开展计算机病毒的查杀，及时消除潜在的安全隐患。再次，事业单位还要定期进行杀毒软件的更新，及时更新病毒库，从不同方面做好预防措施。结合国家档案管理信息化建设的相关标准，加强硬件设施建设，防止档案出现毁损的情况，提升档案管理的可靠性和安全性。

3 结语

事业单位信息化档案管理的优势多，事业单位实行前后需要进行的工作也不少。在实行事业单位信息化档案管理前，事业单位要了解信息化档案管理的含义和优势，重视信息化档案管理；在实行过程中要及时进行系统的升级和开发，完善事业单位信息化档案管理制度；在实行后要使员工学会系统应用，积极进行档案查询，让信息化档案管理充分发挥自己的优势，加快事业单位的发展速度。事业单位在实行过程中具体内容还需要根据实际情况进行调整，不断进行完善，寻求最适合本事业单位的管理方法。