机关DA工作的整理与归档

沈 洁

（运城市社会体育指导中心，山西 运城 044000）

档案主要是指过去和现在的国家机构社会组织和个人从事的政治以及经济等活动内容直接形成的富有保存价值的文字、图表和声像等多种形式的历史记录。在新的时代背景下，机关单位的文书档案整理和归档工作进展备受关注，应该采取合理化的方式将单位资料加以整合，以此才可优化基本的成果，确保机关单位开展的各项工作有据可循。

1 机关单位文书档案整理及归档现状

1.1 归档文件鉴定不严谨

文书档案属于机关单位开展各项工作的重要记录，在文件资料形成的时候，在客观条件的影响下，使得单位历史真实性无法把控，甚至存在着夸大和扭曲事实的情况。归档文件的材料并不完整，因为不同的工作性质，使得文件材料的数量各异，除去部分办公室的红头文件外，其他科室所形成的材料较少，未能实现文件归档的目标。在文书档案归档及整理的过程中，缺乏科学的鉴定过程，使得归档文件的内容并不完整，缺少基本的附件和底稿等，影响到后期的使用。

1.2 统筹规划与协调不当

机关单位在开展该项工作的时候，缺乏对文书档案管理工作的正确认识，体现出较为明显的随意性，实际的工作进展并不理想。档案信息资源的接收问题上，实际的人力和物力等资源投入有限，加之部分档案设备的配置较低，影响到录入的内容。档案信息资源的建设缺乏正确的理解，尚未形成科学的认知，使得文书档案资料的归档和整理面临着阻碍。

1.3 案卷质量管理较低下

因机关单位的文书档案资料较多，使得相关的整理和归档工作任务繁重，管理人员承受着较大的工作压力。结合具体的工作进展分析，文书档案的整理归档就是立卷定期归档，基本的工作内容需要耗费管理者的巨大精力，虽然工作实践中耗费了时间和精力，但是实际的工作成效并不显著，管理的质量仍未提升。文书立卷改革的逐步深化，加之相关整理规则的具体实施，对比于传统管理模式来说，新的计算机技术合理的引入其中，文书立卷的工作量明显的简化。但是在一定程度上分析，实际的工作中未能全面贯彻简化整理和深化检索的宗旨。

1.4 计算机功能不健全

随着信息时代的到来，文书档案资料的整理与归档中也开始融入新的手段。在机关单位的文书档案整理及归档工作中，将计算机合理的运用其中已成必然的趋势，除了符合新时代工作效率的要求外，也满足了时代更替的特性。文书档案的归档及整理工作中，适当的将计算机功能发挥出来，可以让原文件的录入和复制得以实现，不会对检索的便利性产生一定的影响及干扰。在档案管理时，合理的引入计算机辅助管理，能够有效的降低多种人为因素引起的管理混乱问题。但是因为不同门类的存在，使得计算机无法通用，整个过程中展现出的计算机功能并不健全。

2 机关单位文书档案整理及归档对策

机关单位的文书档案整理和归档应该重视基本的对策，只有采取的措施得当，才能让文书档案资料整理到位，确保其发挥出积极的借鉴价值，充分的彰显出实际的利用优势，为机关单位开展各项工作提供必要的依据。

2.1 重视整理及归档人员的责任意识

在一定程度上分析，文书档案归档及整理属于相对复杂且极具专业性的工作，需要具备着敬业精神、职业道德的优秀工作者参与其中，以此才能更好的为机关单位文书档案整理及归档工作出谋划策。通过积极的宣传《文书学》《档案法》等相关的规定，让每一位参与归档及整理工作的人员都能具备责任意识，使其主动地落实分内工作。还需将文件资料的整理以及鉴定等合理的纳入至档案工作者的基本职责范围内，强化基本的考核及领导力度，逐步的提升文书档案管理的具体成效。

2.2 需关注文书档案整理及归档程序

首先，需要对所有案卷展开普查和分析，及时的将无用文件加以剔除，只有确保这一行动落实到位，才能更好的规避计算机管理中出现的低效率及重复问题。在某种程度上分析，这样的工作程序能够让文书档案的整理和归档实现标准化和规范化的目的。其次，对文书案卷重新组合，尽可能的将内容混杂且组卷较厚的案卷合理的组卷，确保存在着内在联系的组卷可以相互结合到一起。整个过程，还能梳理部分标题不清晰、无案卷标题的文书档案资料，通过合理的加工填写，确保案卷更加的规整。

2.3 提升文书档案整理归档的信息化水平

新的时代背景下，文书档案的保障以及基础为现代化管理方式的运用，以此为相关工作的效率和质量提供了有力的支持。计算机技术在文书档案整理及归档工作中的科学使用，让文件的整体环节与办公自动化实现了完美的衔接，系统的将文件起草、登记以及删减等程序科学的串联到一起。在科学技术飞速发展的进程中，现代化新型管理技术应该让相关的工作人员加以掌握，在提升管理者基本水平的同时，强化对信息技术、计算机知识的学习，主动将信息技术的要领和文书档案管理搭配起来。纸质档案资料的劳动强度较大，工作呈现出复杂性，信息技术的合理引入将这一问题有效的解决。在人工立卷的时候，立卷人需要按照统一标准执行相关的任务，但是因为个人的理解存在着明显的偏差，所以在分类上会表现出特定的差异，由此便直接的影响到案卷分类的具体质量，对各项查询工作造成了阻碍。计算机和文件检索工作的有效结合，使得人为因素的干扰程度明显的控制起来，计算机技术的管理优势得以发挥，极大的提升了工作的效率，真正的实现深化检索以及简化整理的目的。

3 结语

文书档案的整理及归档属于繁琐且巨细的工作，应该重视严谨周密的安排，采取科学化的手段落实基本的行动，促使机关单位文书档案的整理和归档更加的到位。在归档整理文书档案资料的时候，需重视一些细节性的问题，这是形成档案的前提条件，只有积极的重视当前机关单位对文书档案资料的整理要求，结合计算机技术科学化的落实具体工作，才能保证文书档案信息发挥出参考价值，为机关单位的长远发展保驾护航。