浅谈事业单位档案管理的现状及对策

2020-02-28贺文婷

卷宗 2020年36期

贺文婷

（蒙阴县公共资源交易服中心，山东临沂 276200）

随着科技事业的不断发展我国进入大数据是时代，事业单位在其的推动与影响下也做出了相应的改革，就其的档案管理工作而言，传统的档案管理方式对于事业单位在时代中的发展需求已经难以满足，且会在很大程度上对其造成阻碍，档案信息资源所包含的内容非常广博，其记录了事业单位发展过程中的所有经营活动以及各项业务资料，并包含了事业单位曾面临过的多样化困境，因此，档案信息资源对于事业单位的发展决策及相关重大问题的解决与应对都能够提供十分重要的参考与指导价值，另外，信息化模式逐渐渗透到各行各业的工作中，对于事业单位的档案管理工作来说，其也逐渐顺应时代发展趋势，针对相关工作作出了改善与调整，但其中还是存在一些不足，为了提升档案管理工作的质量与效率，促进事业单位不断提升自身竞争力，就需要落实对于相关问题的解决。

1 事业单位档案管理工作现状的分析

1.1 档案管理人员不够重视

对于事业单位的档案管理工作来说，管理人员是这一项工作开展的主导者与执行者，而对于多数的档案管理人员来说，其并不能够正确的认识到档案管理工作的重要性，因此，导致其对于这一工作的重视程度不够，使得该工作流于形式，此外，事业单位上级对于档案管理工作也存在认识上的不足，其并没有针对这一工作进行相关管理场所及设施的完善配置，从而在潜移默化的影响中，使得档案管理人员的工作积极性不够，其只是按部就班的进行材料或文件的归类存储，并普遍存在工作滞后性及低效性，使得档案管理的工作质量受到严重影响。

1.2 缺乏专业的档案管理人才

由于认识上的不足以及思想上的不重视，多数事业单位并没有组建专门的档案管理团队，由其他岗位的工作人员代为进行档案管理或是由各部门负责各部门的档案管理现象屡见不鲜，这就使得档案材料的过于分散，很容易使得档案资料出现错漏、丢失等问题，此外，部分事业单位存在专门的档案管理人员，但其的综合素养及经验技能不能够满足岗位需求，从而使得档案管理工作效率与成果非常低下，对于事业单位的档案管理较为混乱，无法实际发挥档案资料的价值，为事业单位的发展存在局限[1]。

1.3 档案管理工作权责划分不明确

很多事业单位认为档案管理工作并非有技术含量的工作，因此并没有给予其过多地眼光，这就使得该工作缺乏相关的管理体系与行为规范，使得相关档案管理工作人员很容易在权责划分上出现冲突与矛盾，从而当一旦出现档案资料丢失或泄露等问题的时候，档案管理人员会作出互相推诿的表现，难以进行追责，同样的，相关优秀工作表现的奖励也缺乏合理性，长此以往，会严重打击工作人员的工作责任感及积极性。

1.4 档案管理系统有待进一步完善

信息化不断发展，多数事业单位针对档案管理工作也实现了信息化发展，其大多都建立了专门的数据库以及管理系统，促进了档案管理工作的开展进步，然而，对于档案管理系统来说，相关人员普遍缺乏相关的技术能力，从而严重忽略对其的优化升级以及运维养护，在长期的工作中，会逐渐影响档案管理工作效率及质量。

2 强化事业单位档案管理工作的有效对策分析

2.1 强化档案管理人员意识与能力

想要不断优化事业单位的档案管理工作，首先针对工作人员需要做好对其意识及能力的培养提升，基于此，相关人员可以加强对于管理人员的教育管理，从而使其能够重视档案管理工作，不断强化其的工作责任心，另外还要重视对其的培训，实现对职业素养与综合技能的提升，并且，其自身也需要不断进行相关法律知识、专业知识以及先进管理技术能力等内容的学习，从而保障始终能够胜任档案管理工作的需求，基于此，要推进组建档案管理团队的工作进程，使得档案管理工作的质量与成果能够得以保障。

2.2 健全完善档案管理体系

事业单位针对档案管理工作还需要构建相关的管理体系与机制，从而针对档案管理工作本身进行细致的规划安排，并落实到个人，使得管理人员能够明晰并落实自身的职责，确保有责可追，并在其的指导下，合理开展档案管理工作，使得其所开展的各环节工作都能够得到约束与规范，此外，还需要建立科学的奖惩制度，有效提升档案管理人员的工作积极性，并重视对于档案资源体系的建设，从而实现对于档案资料收集形式及渠道的拓展，以及对于档案接收力度的强化，为档案管理工作的顺利开展运行作出保障。

2.3 推动档案管理信息化发展

档案管理信息化的建设进程也需要得到重视，从而立足于事业单位的档案管理数据库以及操作管理系统，全面落实对于传统档案资料的数字化，并加强对其的数据储存与归纳，此外，当事业单位在开展多样化的经营业务、专项工作或是相关重要的活动过程中，档案管理系统也需要及时的落实对于相关档案材料的收集与整理，从而确保不会轻易出现档案错误、缺漏或是混乱等问题，提升档案管理的整体质量[2]。

2.4 重视档案管理安全

针对档案管理工作还需要落实安全性提升，从而针对部分重要传统纸质载体的文件做好保存，规避火灾、治安等情况，并强化其管理空间环境的标准，使其不会因外界天气或温湿度等因素影响档案完整性，与此同时，针对档案信息化管理，也需要强化网络安全管理，在加强利用防火墙、密钥等方式进行档案防护的基础上，还需要针对事业单位各等级人员的实际权限进行档案资料的精密性权限划分，从而明确规范事业单位人员的调阅权限，确保档案信息不会因此出现泄漏、丢失等情况，尽可能规避安全隐患。