浅谈EPC总承包项目管理模式下档案管理的几点做法

李丽飞

（天溪公司，山西 晋城 048009）

项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，是项目建设的历史见证。它不仅在项目实施过程中和工程质量检验中起着重要的参考、指导、监督、保证作用，而且对以后的项目规划、生产、维修及改矿建同样具有重要指导作用。那么在项目实施过程中，如何确保项目档案的有序收集、保证项目档案的规范整理、真实准确呢？现就“业主+监理+EPC总承包”项目管理模式下的文档管理工作的开展谈几点做法。

1 健全组织，完善设施，构建切合实际的档案管理体系

1.1 健全的组织管理，是保证项目档案有效实施的基础

项目立项开始，为避免项目管理中出现“重建设，轻档案”的思想，一开始便将文档控制、档案管理工作列入项目管理的重点工作来抓，逐步建立总承包管理模式下的文档管理机制，由“业主、监理、总承包”三方项目领导亲自抓，同时组建各自专门的项目文档控制室、配备专职的文档控制人员负责项目档案管理，纵向上形成了领导重视、管理人员重视、文档控制人员重视的“合力”，横向上形成了“业主、监理、总承包”三方对口接收，分别报送的档案管理体系，贯穿整个施工过程中，对项目文档实行一体化、专业化管理，健全组织管理。在项目建设过程中工作联系单、设计修改单、招投标审批、费用控制资料、合同归档以及施工过程中每一个工序资料报验、设备资料的管理等等环节，均处在严密的文档控制范围内，安全、及时、高效的传递渠道成为三方联系的纽带。

1.2 完善的硬件保管设施，是保证项目档案安全的前提

为保证项目档案管理水平，档案室的建设工作显得尤为重要，项目建设期，加快标准化档案建设的速度，同时将计算机、复印件、打印机、扫描仪、防磁柜、防盗门窗等设备配置齐全。在信息环境中，人工管理模式已经不能满足当前档案管理工作的要求，结合项目管理实际，做好档案管理软件的开发工作，促进档案立卷、编目、检索、统计和借阅等工作能够顺利进行。利用计算机加强档案管理工作，提升了信息的存储量，确保有更快的检索效率。提升了项目建设档案的利用率。同时将逐步完善了档案库房设施的硬件建设，设置了办公室、档案库房、阅览室，配备了密集架、空调、温湿度测试仪、去湿器、加湿机、消毒柜、切纸机、装订机等专业设备，安装了防火遮阳窗帘和防盗窗、灭火器、灭火毯、消防装置，完善了档案专用硬件设施。

2 建章立制，实现档案管理工作的制度化、规范化

工程建设项目规模大，周期长，资料多，涉及的除业主、监理，总承包外，还有众多的参建单位，所以要想确保项目竣工档案规范化，标准化，仅靠业主、监理，总承包商少数几个人的力量是根本办不到的。因此建立健全文档控制制度和档案管理制度是必要的，也是必须的。明确项目领导责任制和各级岗位责任制，制定《文档管理规定》、《文档编号管理规定》、《施工图纸管理规定》、《工程竣工资料管理规定》和《档案管理制度》，通过制度建设，规范各类档案的收集、整理、保管、借阅、使用流程，落实了档案安全责任制，确保公司各单位之间及总承包、监理及各参建单位资料管理工作的有序进行，实现了档案收集充分、交接手续齐全、整理规范、内容完整、保障了项目文档管理与项目建设工作的有效结合。

3 统一标准，加强监管，确保档案归档质量

在项目建设过程中，项目资料编制执行的标准和规范的统一很重要，这项工作在项目开始就应该协同监理方、总承包方进行确定。避免出现因标准执行不统一，报送的施工管理、技术资料格式不同。同时为了统一规范项目竣工档案组卷顺序文本，项目竣工时的验收工作和资料归档工作进行提前统筹安排和整体考虑，组织参建各方就整个项目的竣工文件目录编制进行专题讨论，将各工号、各专业的交工文件整理规范进行了精确划分，合理安排。使参建各方的档案管理员将项目档案管理工作从末端移到前沿,将后续工作变为前置条件。

项目档案管理工作要做到与项目施工进度同步。作为项目文档管理者，要坚持跟踪监督检查, 坚持“三个”统一，即统一组卷模版，统一档案装具，统一档号编制规则，注重档案管理的细节，保证项目资料收集齐全，交工资料不走样、不篡改、不按某人意愿形成，认真做好分类、装订、编号、编目、归档等各个环节的工作。确保项目竣工文件的专业化、系统化、规范化整理，有效提高档案归档质量。

4 加强设备资料监管，坚持服务现场，确保设备资料完整

EPC总承包管理模式下的项目建设中大量的设备资料，是文档管理的一个难点，项目建设期在设备尚未到场之际，就开箱后的随机资料的保存问题与总承包、监理方、分包商进行协商，提出由建设方保存开箱资料，保证开箱资料在第一时间完整收集。实现建设方文档控制人员服务现场的定位。收取资料的同时，将资料按工号和设备分类整理、登记、并归档，充分利用符合自己工程实际的档案管理系统，实现电子归档和纸质归档双保险，方便各单位利用。通过与现场总包、监理及各施工单位对各工号设备资料的分项核查，汇总出设备资料缺项清单下发总包，并向设备供货厂商追要，确保设备资料的完整收集。

5 加强文档管理人员业务素质，确保实现企业和个人共成长

项目文档管理工作是一项专业性和业务性较强的工作，对档案管理人员的要求比较高。对此，就要选择素质高、责任心强的人员从事档案管理工作。作为一名项目文档管理人员，首先要“勤快”，一定要勤劳扎实，对于日常项目档案资料勤于收集整理，同时要勤于学习，学习项目档案管理的经验，熟悉项目管理的各个环节，拓宽知识面；其次要 “心细”，项目档案是项目建设的全部体现，文档管理人员要内心细致，能认真鉴别资料的真假、优劣、完整与否，确保项目资料不缺失去、不破损、不遗漏。同时资料的收集要注重细节，要能从最能反映项目情况的细节入手，才能充分反映项目的真实面貌。再者要选择“全面”，项目文档管理人员知识技能要“全面”，能熟悉电脑相关软件的操作，掌握相机、摄像机、复印机等设备的使用及装订托裱裁剪叠图的技能。

建设方作为工程竣工档案最终接收方，要组织监理、总承包商、项目负责人、技术人员、文档管理人员参加业务培训，确保工程人员了解档案的管理知识，文档管理人员了解项目建设的工序和专业知识。文档管理人员要把每项资料的形成过程当作一次成功的尝试，保证在企业的发展的进程中，成为一个全面熟练的档案管理者，更好地为企业服务，实现企业和个人共成长。

6 结语

科学规范的项目档案管理只有坚持与时俱进，档案管理人员应积极应对档案管理工作中存在的问题，探索实践适合自己的项目档案管理模式，建立起从收集、整理、登记到归档的全过程标准化工作体系，编制出完整的具有原始性、真实性、系统性、规范性的项目档案，实现档案管理工作的自身价值，为企业发展发挥更大的作用，为经济发展和社会进步作出应有的贡献。