物业管理企业内部控制管理体系构建思考

◎张歆

一、内部控制管理

内部控制管理是组织内部有效防范风险，提高管理能力的重要举措。通过内部控制管理能够将以人力资源管理、法律事务、财务管理、固定资产管理、采购管理为主体的组织内部主要管理内容进行有效的管理。对于组织管理的实际情况应编制组织内部控制管理报告，通过阶段总结性的报告实现组织内部控制管理的梳理与总结，组织内部控制制度划分为内部管理控制制度与内部会计控制制度两大类。内部管理控制制度是指那些对组织内部经济活动、固定资产、法律事务、采购等可靠性没有直接影响的内部控制。例如，组织单位的内部人事管理、技术管理等，就属于内部管理控制。内部管理控制由组织的计划和主要与经营效率和坚持经营政策相关、通常只和财务记录间接相关的所有方法和程序组成，一般包括统计分析、工时和操作的研究、业绩报告、雇员的培训计划和质量控制等控制手段。其目的是提高经营效率，促使有关人员遵守既定的管理方针。内部控制报告，是指各类组织在年度终了，结合本单位实际情况，依据相应法律法规，按照本制度规定编制的能够综合反映本单位内部控制建立与实施情况的总结性文件内部控制按其基本内容所涉及的范围可分为内部会计控制和内部管理控制。内部管理控制主要是采用财务会计以外的方法对管理系统进行的控制。内部管理控制涉及到组织机构的设置、以及涉及经营效率、管理方针的执行和与财务记录有间接联系的各种方法和程序。这些方法和程序一般包括统计分析、质量控制、生产控制、员工培训计划、管理组织机构和组织人事控制等各方面。内部控制的目标之一是确保企业遵循政策、程序、规则和法律法规。良好的内部控制体系可以帮助物业企业建立良好内部分工的职能机制，实施相互之间制约又联系的控制程序和控制措施，确保企业在遵循法律法规及规章制度的前提下提高经营管理效率，进而增加企业绩效。

二、物业企业内部控制管理体系构建

物业企业是提供物业管理与服务的组织，在物业企业内部控制管理工作中，物业企业内部管理控制体系的构建，可以从管理自身入手，按照内部管理控制的一般顺序和规律进行构建。具体而言，应从制度建设、岗位设置与权责明晰、流程再造、监督评估四个大的方面构建基础内部管理控制体系，在此基础上结合物业企业自身经营特点、管理要求及风险点进行系统化、精准化完善。一是物业企业内部管理控制体系的制度子系统健全与完善。制度系统建设是物业企业开展内部管理控制的基础，在制度系统建设中应围绕物业企业的采购、固定资产管理、财务、法务以及风险防控等方面进行各项制度的制定与实施，通过制度群来实现有制度可遵循的内部管理控制环境。二是物业企业内部管理控制体系的岗位设置与权责子系统的明确与细化。内部管理控制是一个严谨的管理系统，在这个系统中要实现高效率、高质量的安全运行，应对岗位设置进行明确，同时对每个岗位的职责进行细化，通过岗位的精准与职责的明确来提升物业企业内部管理控制体系的高质量运行。三是物业企业内部管理控制体系的流程梳理与再造。流程的规范、严谨能够保证各项工作的规范、有序进行。在物业企业内部管理控制体系中，对流程的梳理与再造是提升内部管理控制水平和质量的重要工作，在流程梳理与再造工作中应在制度建设与岗位设置的基础上将内部管理控制的各个环节科学、合理的衔接，确保内部控制与管理的有序开展。四是物业企业内部管理控制体系监督评估子系统的选择与实施。监督、评估是管理的有效手段，在物业企业内部管理控制体系中监督应包含自身监督与外部监督两个组成部分，自身监督是对内部管理控制的全过程、动态监督，而外部监督则能够较为客观、公正、独立于物业企业自身之外进行监督。评估则是对内部管理控制的实际效果的评价，在物业企业内部管理控制工作中评估工作不可或缺，同时对于评估的结果应高度重视，并及时反馈，进行修正。

三、物业企业内部控制管理工作建议

物业管理公司是指受物业所有人的委托，依据物业管理合委托同，对物业的房屋建筑及共设备、市政公用设施、绿化、卫生、交通、治安和环境容貌等管理项目进行维护、修缮和整治、并向物业所有人和使用人提供综合性有偿服务的企业。物业企业提供高质量服务的基础是物业企业自身管理水平与质量的提升，而自身管理水平与质量提升的有效途径是构建符合物业企业自身特点的内部控制管理体系。本文对于物业企业内部控制管理体系的构建与运行提出以下三个方面的工作建议。一是物业企业内部控制管理必须提升自身对于服务的的认识，对物业服务的责任进行深入的学习和领会，在此基础上加强组织领导。二是物业企业内部控制管理应动态完善和优化内部控制管理体系的构建与运行，进而实现以内部控制管理提升物业企业服务水平与质量提升的目标。三是物业企业内部控制管理应加强监督监管，以高质量的监督监管促进和提升物业企业管理与服务的效率与质量。