对不动产登记档案利用服务的探讨

◎韦秋霞

一、不动产登记档案的特点

登记档案既是登记的成果，是权利人取得相应权利的法定依据，也是日后权利人及利害关系人、公法机构查询利用的依据。当前，不动产登记档案具有以下特点：

一是唯一性。通过对不动产登记档案进行分析，能够客观体现出某一区域范围内不动产物权的状况及权力归属情况，同时还能够做为不动产物权的公示提供证明文件，有效的保证不动产交易的安全性。作为不动产物权，由于其权属本身即具有唯一性特点，这也使不动产登记档案也具有唯一性，即不动产登记档案由国家相关部门统一形成、保管和利用。即不动产档案管理部门需要对不动产物权权属的变动状况进行及时、完整的记录下来，统一对不动产物权及相关权力进行登记，确保物权交易的安全性。

二是现势性。不动产登记档案所反映的不动产状况应当是不动产所在现场状态的如实反映，也就是登记簿的记载要素适时地与现有不动产状况相对应，特别是自然状况应当具有现势性，但由于不动产登记大多数为依申请才启动，如果权利人不申请造成现实的自然状态、权利状况与登记簿不符，登记机构也不得自行修改。

三是关联性。除了电子档案与纸质档案的关联性，统一登记前各登记部门形成的不同档案之间也具有关联性。以房、地登记档案为例，统一登记前房、地档案按各自规则分别归集，统一登记后从完整性角度考虑，应当将房、地档案联结起来形成完整的档案，而纸质档案的关联也应建立在电子档案关联之基础上。

二、不动产登记档案利用方式

不动产登记档案利用实质就是不动产登记档案信息的利用。不动产登记档案可以通过查询、借阅、咨询、摘抄、复印、传真的方式。查阅的用途可以是编史修志、学术研究、工作查考、经济建设等。首先，查询人可以通过不动产登记档案信息提供部门建立的检索工具体系、目录中心和各种计算机检索系统以及缩微检索，直接利用档案或档案的复制品的方式。采取档案信息利用方式越多，说明档案信息的基本管理和基本开发工作的成果越大。其次，通过不动产登记档案信息提供部门对不动产登记档案信息内容进行分析研究，并选择、加工、编撰后，利用者利用不动产登记档案信息成果方式。这种利用方式的效果是建立在对不动产登记档案信息加工的基础上，采取这种档案信息利用方式越多，说明不动产登记档案信息加工工作的成效越大。第三，通过不动产登记档案信息提供部门的专题服务、代查服务等手段提供利用者需要的房地产档案不动产登记档案信息的方式。

三、不动产登记档案利用服务存在问题

1.原有基础差异大。在不动产统一登记规定出台之前，主要由国土、林业、农业、海洋等部门进行不动产登记，各部门也有独立的档案登记部门。对于产权的登记、确权、测绘、发证等方面的标准，不同的机构有不同规定，其系统编码和测绘比例也不尽相同。分散的档案管理导致不动产登记档案的不规范，档案管理水平不一致，这种历史遗留问题是造成当前数据整合难度加大的根本原因。

2.利用需求与服务水平的矛盾。随着不动产登记档案的查询量日益增加和利用需求的多样化，需求和服务水平之间的矛盾日益凸显出来。具体表现在两个方面：一是新媒体和新技术给用户获取信息、查询信息和共享信息带来了极大的便利，使信息需求量上涨，信息用户数量增加。二是信息用户的增多给人力有限的传统信息服务带来较大压力，利用者追求高效、便捷、安全的服务，而处于变更调整的不动产登记部门无法提供令使用者完全满意的服务。

四、如何提升不动产登记档案利用服务

1.创新不动产登记档案利用服务模式。为了提高不动产登记档案利用服务的质量和水平，需要加快推动不动产登记管理机构的整合，加大对不动产登记档案的集成管理，进一步对不动产登记档案工作进行规范，以此来促进不动产登记档案利用服务模式的创新，全面提高不动产登记档案的利用水平。

在实际工作中，需要加快推进内控机制的完善，确保不动产登记档案的真实性。对于不动产登记中心的工作人员，在实际工作中要做到依法履职，以此来保证不动产登记档案管理工作的有序开展，全面提高不动产登记档案利用服务质量。同时还要结合自身的实际情况，进一步建立健全相关的管理制度，保证不动产登记档案信息的完整性和真实性，为后续不动产登记档案利用服务工作的有序开展奠定良好的基础。而且在当前信息时代，信息化技术为不动产登记档案利用服务提供了可靠的技术支撑，有效促进了不动产登记档案利用服务模式的创新，不动产登记档案利用服务水平得以进一步提升。

2.倡导“互联网+”服务理念。为了满足人民群众对于不动产档案管理需求，不少商务活动已经开始借助互联网运行，而政府部门相应的“互联网+”也开始进入政务活动范畴，政务部门可以利用网络的便利条件进行数据的云存储与交互，不仅提升了整体办公的效率，也能有效提高各部门之间信息的交互工作，节省人力的同时提升管理效率，现今互联网应用比较常见的就是人脸识别与身份验证系统，除此之外相关的验证提交也有当面提交转为了网页对接，大幅缩减了政府部门处理政务的时间。

3.建立档案登记信息管理平台。在总体规划中，应将档案登记的信息管理平台的建立纳入工作的核心内容中，实现同步的数字化工作以及不动产登记档案的收集。同时，要将较为完备的一套不动产登记档案的数字化管理系统构建出来，借助信息技术，对查询和归集以及利用不动产登记的档案信息工作进行完善，将档案的使用质量以及管理水平有效提高，更好地服务于城市经济发展。

4.提高工作人员的素质。不动产登记档案是一项专业性很强的档案，它涉及了产权、测绘、抵押、法律、建筑等多个学科。因此，要加强岗位培训，提高工作人员的文化知识与专业知识，培养自身的分析、识别能力。一是要懂得党和政府在不动产登记档案管理方面制定的各项法律法规和政策。二是具有良好的职业道德、爱业敬业、更要勤业。三是要有熟悉的档案专业基本知识和技能，从而适应和满足档案事业发展的需要。四是要有相关的不动产管理基础知识和查询业务相关知识。要了解利用者的需求，迅速而准确地为利用者提供线索，提高查全率与查准率。五是要加强知识更新、熟悉和掌握现代化管理知识，掌握高科技手段，改变过去的经验型管理方式，实现向科学型管理方式转变。

结束语：不动产登记档案信息作为一种重要的信息资源，是国家档案信息资源的重要组成部分，在建设和谐社会的过程中发挥着重要的作用。当前随着社会的发展，不动产登记档案的利用率在逐步的提高。加强对其管理和利用，对于落实科学发展观，推动我市经济社会全面发展，构建和谐社会具有重要意义。