构建“五专”运营模式 强化“三全”治理效果——监督推进大型活动专项资金使用管理浅析

■叶 萌

（温州日报报业集团纪委监察室）

1 大型活动的特点和专项资金使用管理存在的难点

大型活动一般有以下四个特点：一是规格高，一般是省级、市级，参加的有国内外企业、单位的领导、专家学者、企业高层等；二是人员多，参会参展的人员可能成千上万，需要考虑与之相关的展馆参观、会场仪式、食、宿、行等支出费用；三是内容杂，活动内容多，包括来宾接待、开幕式、论坛、项目考察、签约仪式等，支出费用杂，包括印刷、宣传、医疗保障、交通、通讯、住宿、场地布置、接待等；四是时间短，从合作意向最终确定、签订合同到活动正式开始，一般在一个月以内，有的甚至不到10天。

正是由于以上特点，导致大型活动专项资金使用管理存在以下难点：

1.1 预算编制不够细化

由于大型活动从方案确定到执行时间短且存在诸多变数，预算编制很难一步到位，如场地布置费、宣传费、交通费、接待费等几大项费用总数，以及对于每项活动具体经费等说明，往往只能在决算中体现，在预算执行过程容易留痕不足，出现遗漏。

1.2 采购程序不够规范

从筹备到执行时间短，招商情况、搭建方案、参与人员规模及配套安保服务等项目内容不能提前明确，导致在活动相关的服务类支出方面采购程序不够规范。比如，针对经营性策划项目采购管理缺乏一套行之有效的制度指引，有的照搬政府采购法，或以公开招标代替所有采购方式，影响活动执行效率；有的存在直接指定服务供应商的情况，缺乏规范的决策程序，容易引发利益输送等风险。

1.3 审核监管不够到位

大型活动实施前，相关部门对专项资金预算审核不够严格。实施过程中，由于活动开展存在一些事先难以预料的开支，对支出内容标准控制力不够，经费支出监管力度较弱。比如，对各类业务外包行为监管不足，审核把关不严，就容易导致“账外账”风险。

1.4 内控措施不够严密

内控管理制度不完善，现有的制度规定，对大型活动的资金使用进行集体研究时，对责任主体、管理权限等未作明确要求；活动监督主要靠财务报销时对原始材料的审核。比如，活动物品没有执行台账管理及登记领用制度；对于超预算的支出以及临时追加的支出，应当按照先申请后支出的原则使用，实践中往往是先支出后说明情况。

除了以上在执行监管过程中存在的难点，再加上执行单位和工作人员思想认识不到位、流程管控不科学、监督执纪不严格等问题，导致一些大型活动虽然成功举办、取得较大影响，但在专项资金使用管理方面存在薄弱环节、监管漏洞，导致廉政风险，甚至为以后的审核结算留下隐患。

2 地市级传统纸媒逆境中求突破

经济下行压力以及新媒体冲击，国内传统纸媒行业受众群体大量流失，版面业务呈断崖式下滑，以经营性策划活动为主的版外经济成为发挥党报品牌优势、提升媒体价值和竞争力的重要途径。近年来，温报集团在围绕主业、效益导向、质量引领、创新驱动等方面作出新的探索。

我们对集团近年来开展的大型活动进行了细致梳理，既提炼成功做法经验，也深挖存在的不足和漏洞，同时参考学习省内外其他同行以及上级管理部门的政策规定，在积极探索、发现问题的同时，及时堵塞漏洞、完善制度，创新构建大型活动专项资金使用管理“五专”模式，即专项、专人、专账、专用、专审。专项是指对大型活动专门建制、专项研究；专人是指每次大型活动成立专班团队，并明确统筹负责第一责任人；专账是指对大型活动涉及有关物品设立台账；专用是指对大型活动资金收入支出实行专款专用；专审是指对规模大、流程复杂的大型活动进行专项审计。

围绕“五专”模式，结合集团实际，做好以下三方面工作：

2.1 深化制度建设，筑牢“防火墙”

重点做好三个“加强”：一是加强组织领导。成立采购管理工作领导小组，纪委、审计、财务、经营、技术、资产管理等各职能部门共同参与，对大型活动风险评估、总体执行、专业评价等方面进行统筹指导。下设经营性策划项目采购办公室，负责受理、审定或初步论证各执行单位提出的经营策划项目采购方案，组织限额以上项目采购。二是加强建章立制。修订完善《“三重一大”事项集体决策制度实施细则》，明确了27项需通过集体决策的议事清单。特别是根据集团开展大型活动的实际情况，修订完善《温报集团采购管理暂行办法》、《经营性策划项目购买服务采购管理暂行办法》，出台《大型活动专项资金管理暂行办法》，打通决策议事、资产管理、采购管理、合同管理、报销管理和监督执纪各项环节，形成针对性、操作性强的专门化制度体系。三是加强配套制度。及时补充、完善当前最新、最全的政策法规制度汇编，汇总各项制度文件90余篇，其中针对大型活动资金使用有关制度20余项，2020年更新制度文件14项。同时通过专题会议、专家现场指导等方式切实提高员工对各类制度政策的宣传率和知晓率。

2.2 严格流程管控，把好“廉洁关”

重点抓好四个“环节”：一是审批报备环节。要求每个执行单位举办大型活动提前立项，针对组织形式、责任分工、收支预算、项目负责人、采购方式等制定项目方案，经编委会（董事会）集体研究逐级审批后，上报集团报业发展办公室备案。二是预算控制环节。针对活动实际需要，设立预算明细，减少不必要的开支计划，力求编制精细化，执行规范化。对活动执行过程中可能存在的一些难以预料的开支，严格履行预算调整审批报备手续。三是招标采购环节。实行项目化管理，根据不同限额标准明确责任主体，其中预算支出100万元（含）以上的经营性策划项目、货物类、服务类采购 10 万元（含）以上、工程类采购 30 万元（含）以上的大额采购项目，由集团实行统一招标采购，限额以下的由各单位采取邀请招标、竞争谈判、竞争性磋商、询比议价等方式进行。特别是针对时间紧急、需求特殊的采购要求，建设供应商库采购模式，通过统一实施、动态考核、定期评价，确保采购行为的公正公开。今年试行期间，已对下属单位经营项目购买服务实施了7个标项供应商入库的公开招标，得到26家供应商的响应，经过专家评审，最终确定11家供应商入选活动策划、搭建、印刷、设计、视频拍摄制作、演艺等6个类别的供应商库。四是财务报销环节。设计合理的业务操作流程，如策划活动费用审批流程等，资金使用严格遵守有关开支标准，确保制度的执行力和有效性。严格活动有关物品出入库台账管理，对活动奖品支出报销时一律要求提供领取明细清单。同时，对业务外包行为实行严密监督，关注业务发生的真实性与合法性，探索引入第三方机构对特殊采购行为进行审价。

2.3 健全监督约束，织密“责任网”

重点做到三个“落实”。一是落实专人负责制。由于大型活动执行过程中涉及多人参与、多部门合作，每项活动都要求明确专班团队和具体责任人，有助于促使项目负责人在执行管理过程中强化责任意识，积极防范风险。同时避免在活动执行中发现问题出现推诿扯皮的现象。二是落实合同联审制。要求项目执行部门、项目管理部门、财务部门联合审查，必要时聘请法律顾问和第三方技术专家审查合同条款。三是落实专审督查制。将大型活动专项资金使用管理列入日常综合检查、正风肃纪督查的重点项目中，同时联合纪检、财务、审计，针对大型活动资金使用过程中的关键节点和流程，通过谈心谈话、查询台账、查看报表、批文、凭证等形式开展不定期专审督查，并形成问题整改报告，持续跟进整改进度，尤其关注活动资金使用中是否存在利益输送等问题，切实斩断“利益链条”，防范廉政风险。

3 改进大型活动专项资金使用管理的思考

从实际成效来看，温报集团对大型活动专项资金使用管理的探索路径方向明确，取得了较好的效果。以往，经营创收的压力和对纪律规矩的敬畏给经营一线的人员带来了较大的思想负担。通过梳理我们现实面临的一些实际困难，以规范的流程加以解决，扎紧制度的牢笼，使所有业务行为运行在阳光下，为整个集团营造了心齐、气顺、风正、劲足的发展环境。为更好地做好大型活动专项资金管理，在总结温报集团做法的基础上，还可以在以下几个方面再进行深入探索：

3.1 加强政策制度学习

开展专门的专项经费申报、使用知识培训会，强调财务规定的严肃性和重要性，针对性开展大型活动专项资金使用管理业务培训，对相关支出标准、支出范围、支出手续、支出资料的取得和保存等统一认知，避免出现超标准、超范围列支，没有取得、保管好票据、表格、名单等基础资料的情况。

3.2 通过网络化数字化工具提高协同办公效率

比如立项审批报备、预算调整、采购验收、费用报销等环节，通过使用特定的线上网络工具，有效提升效率，同时便于痕迹留存以及今后的查询和总结分析，使流程管理更加智能便捷。

3.3 做好专项资金使用管理绩效考核

将大型活动专项资金管理纳入经营单位年度绩效考核，针对审批报备手续未执行、集体决策未执行、预算调整未报批、费用报销未按规定的开支范围和开支标准以及截留、挪用、挤占资金情况等情况，按照有关规定，扣罚相关单位工资总额，以结果评价倒逼过程管理，并固化为有效管用的长效机制，激励促进大型活动专项资金管理更加科学规范。

3.4 统筹活动场地资源

通过整合资源，与场地方达成战略合作，达到提高活动效益，减少成本支出的效果。