事业单位公务卡管理和使用问题探究

2020-02-28朱秋宁

经济管理文摘 2020年24期

■朱秋宁

（山东省调水工程运行维护中心福山管理站）

引言

公务卡是一种新型的财政财务管理工具与手段，具有一般银行卡的基本属性，主要应用于日常公务支出和财务报销业务[1]。随着国家对事业单位财务管控重视程度的不断提升，公务卡在事业单位中的应用范围日益广泛，其资金范围主要包括差旅费、会议费、招待费和零星购买支出等费用，减少了现金使用，大大提升了事业单位对财政支出的管理能力。因此，对公务卡使用管理过程中存在的问题进行全面分析，积极强化公务卡使用管理工作力度尤为重要，必须予以充分的重视。

1 事业单位推行公务卡的意义

事业单位推行公务卡具有十分重要的意义，在推动事业单位财务内控工作高效开展中发挥着重要的作用。总的来说，事业单位大力推广公务卡的意义集中体现在以下几方面：①随着财政国库集中支付改革后，事业单位的制度行为逐步被纳入到了财政部门的监督范围内，推行公务卡可以减少现金的使用，推动并实现支付信息的电子化，方便每一笔消费被监督，可以更好的规范财政资金管理。更为重要的一点是，推行公务卡制度可以生成各项消费明细，一切的消费行为均在阳光之下，财政财务管理更加的透明性，有助于深化公共财政改革，可以一定程度上避免腐败，提升财政管理水平；②通过推行公务卡制度，可以尽量减少现金使用，方便事业单位用款，减轻财务工作人员的工作量，一些较为繁琐的报销流程可以顺势剔除，有助于进一步提升财务管理效率与质量；③传统公务消费以“现金支付，先开支后报账”为主的程序，这种程序会很大程度上引发凑票报销、虚开报销发票的行为，甚至一些单位还采取各种方式套取现金，创建自己的“小金库”，以此来逃避监管。通过大力推行公务卡可以实现每一笔公务消费的电子化，财政支出更加的透明化，可以从制度上最大限度的封杀“小金库”；④虽然企事业改革的深入，虽然事业单位一定程度上实现了自立自生，但并不能完全依靠自己的行政业务活动获得发展所需要的资金，需要国家财政的支持。通过推行公务卡可以大大提升预算资金的使用效率，比如可以通过压缩公款接待、公务人员差旅费和公务用车等支出来实现降低行政成本的目的，有限的资金可以使用到自身运营和民生问题中，在发挥自身社会职能中起到决定性的作用，且可以树立良好的社会形象[2]。

2 事业单位公务卡管理和使用中存在的问题

2.1 公务卡应用场景缺乏

公务卡大力推行不仅需要有良好的内部环境，也需要有良好的社会环境，就目前公务卡的应用场景来看，其使用无法实现全覆盖，导致实际应用范围受限。笔者所在单位在公务卡使用过程中发现，在较多的地方从事公务活动时均无法实现刷卡，尤其是在乡村地区，并没有设置相应的POS机，一些小型的餐饮和酒店也没有设置POS机。除此之外，即便是城市，也存在无法刷卡的情况，比如市内出租车费、医药费、过桥过路费及快递邮寄费等，导致工作人员只能自行垫付现金，报销完毕后再去银行卡取出。这种情况不仅会对工作人员的资金造成占用，而且也会一定程度上将提取现金的风险扩大至自身，极易导致工作人员对公务卡的使用产生抵触情绪。

2.2 公务卡使用监管亟需完善

公务卡的使用监管是现阶段影响公务卡更好推行的一大制约原因，就目前公务卡的使用监管来说，其存在问题集中体现在以下几方面：①预算外资金无法被真实和准确的反映出来：目前事业单位的预算分为预算内支出和预算外支出，预算外支出不仅可以应用到单位自身发展中，也可以应用到日常的接待中。因为存在较大的自由空间，导致预算外的资金管理较为混乱，监督不严导致一些负责人借助公务卡私设小金库，很大程度上为其贪污腐败提供了土壤环境；②未得到有效的监督导致日常财务管理质量不高：首先必须明确一点，公务卡的使用并不能从根本上避免腐败行为。虽然公务卡的使用较大程度的解决了以往的现金支付、凑票报销、虚开报销发票金额的情况，提升了公务消费的透明度，但实际上公务卡的使用只是一种技术手段，仍然存在管理和监督上的漏洞。比如一些工作人员在与消费场所的人员商议后，会打印出与实际消费金额不一致的发票，再比如一些工作人员会存在公务消费吃回扣的情况，待公务卡消费达到一定额度后即可以获得一定比例的现金返还；③在现实生活中，公务卡在使用过程中无法实现最有效的监管另一原因是，往往很难区分消费的类型，即无法准确分辨是属于公务消费还是个人消费，自然会导致消费漏洞，同样会一定程度上滋生腐败问题。总的来看，因为缺乏直观有效的公务卡使用监管制度和措施，导致公务卡使用过程中存在诸多的管理漏洞，这些问题均不利于事业单位财政资金的有效使用和安全，对事业单位的长远发展有较大的不利影响。

2.3 公务卡使用积极性亟需提升

公务卡使用积极性不高的原因较多，是目前制约公务卡更好推行的重要原因之一。总的来说，事业单位公务卡使用积极性不高具体体现在以下几方面：①事业单位年龄较大的工作人员已经习惯传统的消费观念，使用公务卡的意识较为薄弱，且因为公务卡的结算报销具有很大的灵活性和复杂性，对工作人员的公务卡使用积极性产生了影响；②虽然公务卡的使用一直奉行“一人一卡”，但也会一定程度上存在信息不对称的情况，这大大降低了公务卡的真实性与准确性，导致工作人员对公务卡的信任度不高，继而降低公务卡使用积极性[3]；③随着电子支付手段的创新发展，以微信和支付宝为主的无现金支付手段更加的人性化，工作人员在进行火车票、酒店、机票等的订购时可以更好的快捷支付，积极性较高。但公务卡需要工作人员提供正规的发票来完成报销，流程的复杂性与不便利性一定程度上挫伤了公务卡使用积极性。

3 优化事业单位公务卡管理与使用的科学策略

3.1 逐步丰富公务卡应用场景，完善公务卡支付手段

针对公务卡应用场景缺乏的问题，政府和事业单位必须予以充分的重视，进一步构建良好的社会环境，确保公务卡可以无障碍应用。一方面国家相关部门可以配合银行机构进一步推行POS机，尤其是中西部一些贫困地区更要加大推广力度，推广场所重点落到车站、机场、饭店、超市等，并通过相应的补贴方式来逐步提升POS机的使用范围，以此为公务卡使用创设良好的社会环境。另一方面要加快公务卡的信息化建设，国家相关部门和事业单位可以主动与银行机构合作，推进公务卡的信息化结算，加快公务卡功能开发，提升服务职能，制定相关的规章制度和操作流程，促使公务卡的消费可以得到全方位和动态化的监督。

3.2 完善监督制度建设，强化公务卡使用监督力度

为更好的实现事业单位公务卡全过程和动态化监管，事业单位要根据公务卡的使用特点与管理需求不断完善监管制度。具体需要做好以下几方面的工作：①完善财务管理制度，推动公务卡结算：事业单位要结合单位实际情况和业务特点，重点对转账结算、消费结算及公务卡结算后现金使用规定等作出相应的改变，严格限定现金支取范围[4]。另外，组织相关的财务人员参与公务卡结算业务的相关培训，提升财务管理质量；②相关的财务管理人员要对工作中的关键节点进行重点监督与排查，重点对发票信息的真实性进行审核，实行报销的规范化管理，严格落实事业单位财务内控制度的相关规定，并构建良好的权利制约制度；③在开展公务卡消费监督过程中，必须重视追责机制建设的重要性，对于公务消费过程中存在的舞弊行为、腐败行为要立即处理，给予相关人员相应的惩罚，以此营造公务卡良好的内外部环境，提升工作人员公务消费规范意识；④单位内部要积极开展自纠自查工作，定期排查公务卡的使用情况，严格禁止存在一人多卡的现象，定期清查无效公务卡，并及时做好公务卡信息系统的更新。

3.3 完善支付手段和报销制度，提升公务卡使用积极性

在提升事业单位工作人员公务卡使用积极性方面，其根本的策略在于完善公务卡的制度手段和报销制度，只有完全凸显公务卡自身优势，工作人员自然会主动选择借助公务卡开展公务消费。因此，国家相关部门和事业单位要进一步对公务卡的使用和管理方式进行完善创新。一方面事业单位要积极宣传公务卡使用的重要性与必要性，定期组织工作人员参与公务卡相关知识的学习，帮助其了解公务卡消费的基本知识，熟悉单位内部公务卡结算制度，提升工作人员对公务卡使用的重视程度[5]。另外，鉴于事业单位在公务卡报销中的流程较为复杂繁琐，且报销资金到位较慢，因而要根据实际情况对现行报销制度进行优化改革，在加快报销速度的同时保证报销质量。另一方面，国家相关部门要积极与银行机构合作，不断完善完善支付手段，也可以与腾讯和阿里巴巴等金融企业合作，开发基于公务卡的多种支付手段和报销制度，以此提升公务卡使用积极性，确保事业单位财务安全和规范，推动财务管理事业更好的发展。