浅析干部人事档案在企业发展中的重要性

■王晓超

（中国神华海外开发投资有限公司）

引 言

干部人事档案管理是企业人事管理中的一项重要的基础工作。人事档案提供了有关个人身份、学术背景、工作经历、奖励和处罚等重要信息。就企业人力资源管理而言，人事档案与员工的工资待遇，职位晋升，个人发展等密切相关，关系到员工的切身利益。因此企业要从严管理人事档案，维护人事档案工作的严肃性和权威性，充分发挥其在企业发展中的重要基础作用。

1 人事档案在企业发展中的重要性

干部人事档案工作的核心在于利用。企业人力资源管理要充分发挥干部人事档案的资政作用、体现档案管理的价值，创新利用方式，提高利用效能。干部人事档案管理在企业发展中的重要作用主要体现在如下几个方面。

1.1 干部选拔任用

干部选拔任用，必须要对被考察对象的德、能、勤、绩进行全面的考察，被考察对象的人事档案则是首先考察和审核的材料。干部人事档案主要通过履历类材料、考核鉴定类材料、政审类材料、党团类等十大类材料，真实记录干部个人的成长经历，全面反映干部的个人情况。企业只有把干部档案审核认定的结果与现实考察材料结合起来进行综合评估，才能对干部作出全面准确的评价。因此，在干部选拔任用的过程中，必须要对干部的人事档案进行严格审查。在干部人事档案审核工作中，干部党龄、年龄、工龄、学习经历和工作经历（“三龄两历”情况）是审查的重点，与员工的个人职业发展、薪酬核定和职务晋升息息相关。

2018年中共中央办公厅下发了《干部人事档案工作条例》，重点强调了人事档案审核工作在干部选拔任用程序中的重要作用。各单位干部选拔任用管理制度规定里也将干部人事档案审核列为干部提拔任用的必经程序，要求严格按照有关政策和标准，及时做好干部人事档案审核工作，准确把握干部的任职资格和条件。对于已经任职的干部，其组织考察还必须形成书面材料放入个人档案中。

1.2 企业人才队伍建设

干部人事档案是企业人才信息的主要来源，是人才评价、培养和发展的基础。企业要充分发挥干部人事档案在人才队伍建设中的重要作用，借助干部人事档案中的学习和工作经历、职称、学术、培训、奖励处罚等信息，全面掌握干部的情况。企业可以充分利用干部人事档案中的信息，建立完备的人才信息库，及时全面的掌握员工基本情况和职业技能等相关工作资格等情况，精准高效的选用人才，优化企业人力资源结构、加强干部管理和团队建设，充分发挥人才的潜能，更好的为企业创造价值，促进企业的健康和可持续发展。

1.3 党员发展和干部监督

干部人事档案也是党员发展和干部监督的重要审核材料。根据党员发展的相关政策和制度，发展党员前，党组织必须要通过查阅审核档案的方式对发展对象进行严格的政治审查，审核其入党资格。同时发展党员在入党后，其入党的过程文件，如入党申请书、政治审查材料、转正材料等也要存入本人人事档案中。当前，企业对干部监督工作也提出了更高要求，干部人事档案审查在监督检查干部工作的重要作用也逐渐凸显出来。企业要加强对干部全方位的管理，就要有效的利用干部人事档案，全面掌握干部信息，推动高素质专业化干部队伍的建设。

2 企业人事档案管理工作中凸显的主要问题

2.1 对人事档案管理工作重视不足

当前，中国企业干部人事档案管理工作中的首要问题是企业管理层缺乏对干部人事档案管理工作重要性的认识，认为人事档案管理工作仅仅是对档案材料的收集和保管，对档案信息的利用度不够，干部人事档案管理多流于形式。大多数企业干部人事档案管理制度不健全，相关措施落实不到位，人事档案材料不完备、管理不严、利用效率不高。

2.2 档案管理的硬件条件有待提高

人事档案是记录干部历史的原始凭证，需要安全严格的管理，防止材料丢失或者损坏。档案的存放条件在我国档案管理的各项制度中都有明确规定，要求人事档案要集中保管，并且需配备专用的档案室和消防设备，设立人事档案查阅区，阅档场所、整理场所、办公场所要分开，做到档案管理存放安全且保密。目前，我国各档案管理机构的管理水平和硬件条件参差不齐。一些偏远地区和小型企业由于资金限制或者疏于管理，可能没有专用的档案室及其配套设备，或者缺少档案相关的工作条件，如没有电脑、网络、扫描仪等现代化档案管理工具，为全国档案管理标准化工作增添了许多阻力。因此，我国仍需继续加大对人事档案管理工作中硬件条件的投入，大力提升人事档案基础设施建设，促进档案规范化管理。

2.3 管理人员综合素质待提高

干部人事档案管理工作是一项专业性较强的工作，应由专人负责。档案管理人员须作风正派，具有较高政治素养和业务能力。目前，我国的档案管理人员大多是兼职，大量档案管理的人员综合素质仍达不到岗位应有的标准，需要进一步强化岗位培训，以更好的完成人事档案管理工作，尽可能减少由于档案管理员个人原因造成的档案创建和传递延迟、档案记录不准确或其他个人和专业错误。

3 加强人事档案信息化管理

3.1 重视人事档案管理的基础工作，提升档案案卷质量

档案管理人员日常最基本任务就是收集、鉴定和整理档案材料。为了及时全面地反映员工的个人情况，伴随着员工个人情况的变动，人事档案管理人员需要对档案进行动态管理，同步的补充完善入档材料。入档材料必须要经过严格审核才能放入档案，从而有效的防止出现信息不准确、填写不规范或者伪造的材料。档案的收集，评估和整理必须要定期进行，不要拖延或积压，存档的内容应与实际的个人信息相符。组织整理文件时，必须根据分类标准对存档文件进行正确分类。如果出现文件损坏的情况，应该全力查找或者补救。档案管理人员要充分认识到档案日常基础工作的重要性，提高责任意识，才能从根本上保证档案案卷的质量。此外，企业还要定期抽调专人对人事档案进行全面排查，重新审核全部人事档案，查疑补缺，以审促改，以审促建。通过检查整改，进一步加强人事档案的收集、整理、保管、审核工作，提升人事档案工作质量。

3.2 进一步完善档案管理制度

制度建设是管理的根本。企业要实现干部人事档案管理工作的科学化和规范化，首先要进一步完善档案管理的相关制度，根据《干部人事档案工作条例》等相关制度规定，结合公司的实际情况制定实施细则，用制度规范人事档案工作，提升档案管理水平。其次，制度出台后，企业要严格贯彻落实制度规定，确保制度执行到位，落到实处，达到档案管理的各项标准和要求。

3.3 人事档案信息化管理

由于人事档案文件数量众多，纸质档案材料在查找和利用上有很多不便，并且档案在存放保管过程中很可能会发生文件的损坏和丢失等问题，随着大数据时代的到来，使用信息技术来提高档案管理水平已经成为当前的主要趋势。人事档案的信息化是通过建立人事档案信息管理系统，运用技术手段将纸质档案转换为图像数据，将每个员工的详细信息录入数据库，形成人事档案信息数据库。先进的数据和搜索引擎技术可以更加有效地弥补档案管理人员的不足，使得人事档案信息得到更充分的利用。企业内部人力资源管理的科学技术含量越高，管理的标准和效力越好，但这不意味着企业要完全放弃传统的管理方法，而是要将传统管理管理方法与现代信息技术结合起来，加快工作效率，提升管理水平。

3.4 提高管理人员综合素质

虽然现在信息技术大大提高了档案管理的水平，但是档案管理的核心仍旧要依靠档案管理人员。因此，企业一是要定期对档案管理人员开展学习教育培训，通过内部培训与外部培训相结合的方式深入解读档案管理的各项政策和制度，指导档案管理人员进行档案日常的收集、鉴定、整理工作和干部档案专项审核等工作，提高档案管理人员的政治素质和业务能力。二是为了学习其他公司的先进管理经验，取长补短，企业要加强公司内外部档案管理人员的交流，扩大档案管理人员的视野。此外，企业还要对档案管理人员进行保密安全教育，人事档案信息是属于员工个人的信息，档案管理人员要严格按照制度规定的流程和使用范围对档案进行利用，避免造成不必要的损失。

结 语

随着中国社会经济和企业管理的快速发展，干部人事档案在企业发展中的作用越来越重要。作为干部选拔任用、党员发展的必经之路以及企业人才队伍建设、干部监督中的重要信息来源，干部人事档案工作必须要科学化、制度化、规范化管理，充分发挥其效用，有效推动公司发展。干部人事档案工作的从业人员也要继续以改革的精神推动工作、以科学的思路开展工作，以坚强的党性保障工作，确保干部人事档案的重要作用得到充分发挥，努力促进公司的可持续发展。