新时期完善林业档案管理工作的思考与实践

2020-02-28陈慧如

林业勘察设计 2020年3期

陈慧如

(福州植物园，福建福州 350012)

伴随我国经济的发展，林业发展和生态文明建设也进入一个新的历史时期。随着我国保护环境，节能减排等号召的出现，人们越来越重视环境和农林业的发展。近年来，随着生态保护修复力度进一步加强，大规模国土绿化行动的深入实施，我国的森林覆盖率不断提高，林木种植范围不断扩大，种植种类也日渐丰富。现阶段我国林业资源的有效开发和利用已经成为了人们关注的热点，但是随着重视程度越来越高，林业档案管理工作的问题也逐渐展现在人们的面前。为此，需要对森林资源进行建档并规范档案管理。林业档案主要是对林业生产和活动中产生的信息进行记录和保存，让其成为一种基础的信息资源，是林业工作中非常重要的部分。对林业档案进行有效管理，需要及时对林业档案的信息价值进行开发和利用，提高管理工作的质量和水平，促进林业发展。本文就新时期林业档案管理工作的重要性及现阶段林业档案管理工作中存在的问题展开分析，提出新时期完善林业档案管理工作的途径，希望对相关人员有所帮助。

1 新时期林业档案管理工作的重要性

林业档案包含很多方面的内容。首先，林业档案管理的工作面相对较广，林业建设和生产过程中形成的森林资源、科研项目、苗木管理、病虫害防治、森林防火、项目建设、行政工作等均属于林业档案的范畴。其次，林业档案管理周期相对较长。森林资源调查、植物的生长、病虫害观测、林权流转等林业活动周期相对较长，在整个活动周期内都需要及时对林业档案进行补充、调整、管理和完善，保证档案内容的准确性、真实性和有效性。林业档案中的许多资料常常都是在野外作业中完成的，这些原始档案资料有着较高的利用价值，尤其需要重视管理[1]。近几年，我国提出了发展生态林业的理念，在保护生态环境和林业资源的同时，加大了新技术的推广应用，采用了全新的管理标准，以缩短林业生产生周期、降低劳动成本、提升工作效率，这就对林业档案的管理提出了更高的要求。

2 现阶段林业档案管理工作中存在的问题

2.1 林业档案管理规章制度不完善

现阶段，林业在发展的过程中十分重视生态效益、社会效益和市场经济效益，却忽略了林业档案管理相关规章制度的制定和完善。这就意味着在进行林业档案管理工作的时候，缺乏完善的规章制度的监督和约束，可能出现档案数据资料收集不完整、档案借阅归还不及时、整理归档分类混乱、档案备份缺失等问题，导致档案的完整性受损，档案流失的可能性较大。再加上机构改革和国有林场改革的推动，相关部门和机构也在不断增减或变更，可能因许多林业档案交接不及时而出现档案丢失、无从查找等情况，加大林业档案管理工作的难度。

2.2 林业档案管理服务意识不强

就目前来看，我国林业档案管理的水平相对较低。在林业档案管理工作中，档案收集管理工作缺乏主动性，建档经常没有结合林业实际生产工作开展，使得档案资料收集往往相对滞后，档案发展空间比较局促，林业档案的使用价值被严重削弱。近几年，林业部门提高了对林业档案管理的重视程度，以期推动新技术在林业生产中的应用，但是，一些档案资料仍然没有较高的实效性，各类林业信息仍然缺乏有效的融合，导致林业档案信息传递缺少完整性和便捷性，不利于档案管理工作质量和效率的提升。

2.3 专业管理人员缺乏

专业人才短缺是现阶段我国林业档案管理中出现的最普遍问题。首先，一些单位和部门对林业档案管理工作重视度不够，从事林业档案管理工作的人员大多数是行政人员，有的部门甚至没有设置专职的档案管理人员，仅有个别兼职人员。兼职的档案管理员大多没有经过专业的培训和林业知识相关教育，工作能力不足，人员流动性也比较大，导致出现各类档案管理问题。其次，对林业档案管理人员没有明确的工作要求和标准，导致工作人员在实际工作当中不重视相关工作的开展，缺乏工作热情，这给林业档案管理工作带来的影响巨大。再次，和林业档案管理相关的专业培训也比较少，林业档案管理人员无法获取专业知识和相关技术的学习培训，档案管理水平难以提高。在此情况下，即便将信息化工作纳入到林业档案管理当中，也缺乏专业档案管理人员对其进行操作，林业档案的价值和作用也难以得到很好的发挥。

3 新时期完善林业档案管理工作的途径

3.1 健全和完善林业档案管理制度

要保证对林业档案实施有效管理，首先要制订和完善林业档案管理制度，设置专职的管理档案工作人员[2]。档案管理制度制定出台后，选择的专职林业档案管理人员必须有较强的责任心，熟悉管理技术和相关规定，以保证资源档案数据的录入、更新和维护等工作顺利完成，保证林业档案管理的效率和质量。

3.2 做好林业档案收集的监测更新

在林业生产和进行各种活动的过程中，形成了许多和林业有关的资料，包括一些图片、视频等，这些都有重要的利用和保存价值[3]，都需要精心管理。时间越长，资料也会积累的越多，就会加大档案管理工作的任务量和难度，因此，就需要采取合适的方式对林业档案实施有效的收集、分类和管理。在选择收集方法的时候可以使用分类收集或者是分地区收集等，提升档案收集和整理的效率。值得注意的是，在档案管理工作当中，收集只是开始，也是最基础的部分，必须得到足够的重视。工作人员也要提高收集档案能力，以保证每一类的档案能够得到有效的收集和管理。新建档案中的各类信息应尽可能完善。已建档案则需要管理人员在实际工作中及时了解工作进度，重视森林资源的变化情况并敦促相关部门及时将有关材料归档，确保森林资源档案资料及时有效。

3.3 强化信息化建设

新时期林业档案的信息化管理已经成为了资源管理的重点工程。林业档案信息量大，信息整理工作也较复杂。随着新技术在林业建设中的应用，传统的纸质档案已经无法满足现阶段的信息要求，采用信息化管理是林业档案管理工作的必由之路。大数据时代林业档案管理也应顺势而为。将网络化和电子储存设备使用到林业档案管理当中，建立档案信息数据库，分类管理，方便相关工作人员的查看和使用。

已有的纸质档案可以扫描上传存储到数据库中。通过自动化办公系统，采用信息化存储可以避免纸质档案在使用过程中的损坏或者丢失，查询和使用档案更加便捷，工作效率也明显提高，同时还可以节省许多的人力和空间。值得注意的是，近年来，黑客和不法人员盗取政府和部门资料的事件时有发生，因此，林业档案信息化管理时应该通过使用安全防火墙或者对重要档案加密等方法，确保档案的安全性。

3.4 合理使用林业档案

在林业档案管理的过程中，需要将工作人员的管理意识提升上去，合理的使用林业档案，充分发挥林业档案中的信息作用，提高林业档案的服务水平[4]。为提升林业档案合理使用的能力，需要开展林业档案整理、维护、查阅、利用等一系列的服务。在此基础上还应该加强与林业建设和相关规划部门的沟通。

3.5 重视档案管理人员培养

要重视专业管理人员的培养和专业人才队伍的建设，提高工作人员的档案管理意识。首先应该将任职的标准提升，选择具备一定的档案管理专业知识和技能的工作人员担任档案管理员。其次，需要加强对在岗人员的培训，定期或者是随机进行培训内容的检查，利用培训和考核等方式让相关工作人员不断在实践中提升林业档案管理工作的效率和质量，从而提高他们的工作积极性和对待管理工作的认真程度。