做好施工企业基层办公室工作的思路分析与探究

■吴雪梅

（中南冶勘资源环境工程有限公司）

新时期，施工企业转型升级的速度加快，基层办公室的工作模式、工作内容以及工作目标也发生了变化。在这种背景下，如何做好施工企业基层办公室工作，有效提升基层办公室的工作实效，彰显企业服务效能，是办公室工作人员需要重点关注并思考的课题。只有不断提升基层办公室办文、办会、办事的效率和质量，才能为施工企业生产经营与管理注入源源不断的动力，更好的服务领导服务项目部，推动企业稳健发展。

1 施工企业基层办公室工作的特性

1.1 综合性

施工企业承接着较多的施工项目，企业内部的后勤服务、公文管理、文件处理、会议布置等各项工作都较为繁琐和复杂，工作压力较大。基层办公室作为企业行政管理的枢纽机构，其业务涵盖施工企业的各个领域，具有较强的综合性。通常而言，办文、办会、办事是基层办公室的工作内容。实践中，通常将基层办公室办文、办会、办事的工作内容归纳为“三办”[1]。 以公文管理和文件处理为例，施工企业基层办公室需要及时对相关的信息资源进行收集、沟通、协调和管理，为施工企业施工项目的开展提供决策支持。

1.2 服务性

基层办公室各项工作的目标在于服务企业、服务发展、服务落实策。一是服务企业。基层办公室需要及时回应各个部门、企业领导的诉求，提升基层员工的信心。尤其是以后勤服务为例，基层办公室需要及时做好企业内部的后期服务工作，确保企业生产经营任务顺利达标。一旦许多后勤服务工作不到位，不仅会影响其他部门的情绪，也会给企业领导留有不好的印象[2]。二是服务发展。基层办公室各项工作需要围绕企业转型发展的总目标，需要充当好“辅助参谋”的角色，助力企业高质量发展。三是服务落实。施工企业基层办公室处于矛盾多发、问题多发、问题源发的基层。只有积极主动与其他部门和上级部门沟通协调，才能切切实实为企业解决问题，实现从被动应付到主动服务的转变。

2 做好施工企业基层办公室工作的现实意义

2.1 有利于更好地发挥“中枢”作用，协调组织内外管理

施工企业基层办公室以服务领导、服务企业、服务生产经营、服务企业管理为宗旨，是企业内外协调的“中枢”。做好基层办公室工作，提升办公室工作人员的规范意识和责任意识，探索办公室工作规律，能够更好地推动重点工作、重点制度、重点政策在企业内部的落实，不断提升企业整体的凝聚力、管理力，节约企业成本。除此之外，做好基层办公室工作，可以更好地协调好施工企业内部各个部门之间的关系以及企业外部关系，真正起到“承上启下”的衔接作用。

2.2 有利于全面提升办公室工作效益，助力企业转型发展

施工企业基层办公室大多承担着制度修编、卫生管理、后勤管理、会议管理、公文管理、文件处理以及其他工作任务，工作量大、工作项目多、工作内容杂。如果不能把握基层办公室工作的着力点，不仅会浪费人力资源成本，而且会导致许多工作无法有效展开，影响企业领导以及其他部门对办公室工作的评价[3]。为此，必须要做好施工企业基层办公室工作，及时完成企业领导交办以及办公室自身所属的各项工作，提升办公质量，彰显基层办公室的作用。除此之外，做好基层办公室工作，能够更好地将办公室工作融入到企业生产经营的各个环节，实现办公精细化、信息化、科学化、现代化的目标。

3 施工企业基层办公室工作中常见的问题

3.1 办公室办文工作不够规范

现阶段，施工企业所产生的各类公文信息资源、文书信息资源数量不断增加，办公室工作人员办文工作量也随之增加。然而，部分施工企业办文工作仍然存有漏洞，公文和其他文件在流转、传阅、存档、加密过程中不够规范，影响了办文质量。一是办文制度不健全，缺乏可供参考和指引的依据，导致实践中办文质量不一，弱化了公文和其他文书在决策参考、决策咨询、信息凭证、政策研究领域的作用。此外，在文件流转、归档的时限不明确，导致文件在流转过程中和堆积过程中出现遗失的现象，影响办文质量。二是办文工作与档案管理工作的衔接度不高。当下，许多施工企业办公自动化进程不断加快， 引进了办文系统与档案管理系统，但却缺乏共享意识，没有通过技术手段将办文系统与档案管理系统关联起来，无法实现数据共享、数据传输，不利于提升工作效率。三是文件加密、文件保密工作仍然有待改进，许多涉及企业政策、企业经营决策的文件没有按照加密流程进行处理，存在一定的文件管理风险。

3.2 办公室办会工作水平不高

近年来，随着企业生产经营规模不断扩大，企业会议的数量也有所增加。办公室作为会议布置的重要部门，其办会水平直接影响办公室的形象。然而，实践中仍然有部分基层办公室办会工作水平不高，会议举办前、举办中出现各种各样问题，影响了办会质量。一是办会基础设施不完善，无法满足现代化办会、信息化办会的基本要求。一方面，办公室没有引入会议管理系统，会议通知、会议协调、会议组织、会议审批、会议登记、会议反馈、会议信息公开共享等各项工作没有实现信息化。另一方面，会议室内部的投影设备、录音设备、会话设备、网络系统功能单一，难以满足信息化时代的办会需求。二是办会工作与后期督查督办工作结合度不高，许多会议中决定的内容落实不到位，不仅浪费了时间，而且影响了办会价值。

3.3 办公室办事服务工作有待改进

当下，部分施工企业办公室后勤服务、卫生管理、物业管理等办事服务工作存在漏洞，没有发挥出办事服务工作应有的效用。一是意见收集与反馈机制不完善，没有及时收集并听取其他部门工作人员对于办事服务工作的意见和建议，不利于从长远角度改进办事服务工作。二是办事服务理念不先进，办事服务能力匮乏。部分施工企业过于重视从办文、办会的角度对办公室工作人员进行培训，忽视从办事服务的角度设置培训专题，不提升转变工作作风和提升工作能力。

4 做好施工企业基层办公室工作的思路

4.1 树立规范化意识，提升办公室办文工作的整体效能

新时期，施工企业必须要健全办公工作体系，理顺办文工作各个流程的横向关系和纵向关系，建立高效、统一、科学的办文机制。一是要健全办文制度，为办公室工作人员提供指引和帮助。首先，办文制度要紧密贴合施工企业基层工作的实际情况，理清办公内容、办文程序、办文事项，细化办文流程和人员分工，切实保障办文质量，确保相关部门、相关人员能够阅读。其次，办文制度要不断改进和修订，要对标上级对文书处理的相关制度和要求，改进办文作风，始终与上级单位与部门保持沟通，做到与时俱进。最后，要明确文件流转、归档时限，切实保障文书的真实性、准确性，为后期档案管理工作打下扎实基础。二是要通过技术手段关联办公室办文系统与档案管理系统，实现数据互通、数据共享，避免发生信息孤岛现象，不断节约企业信息资源管理领域的成本，提升企业整体的工作效率。三是要做好文件加密、文件保密工作。一方面，对于纸质类文件，要严格按照保密要求、保密标准进行处理，及时移交档案管理部门，避免发生泄密事件。另一方面，对于电子类文件，则应当严格在企业内网进行流转，提升安全管理水平。

4.2 树立信息化意识，彰显办会工作的价值

施工企业要充分认识到办会工作的重要性，切实从人力、财力、物力等角度给予办公室足够的支持，确保每一次会议的成果。一是要投入资金，完善办会的硬件设施和软件设施。一方面，要结合施工企业的组织结构、会议需求，引入会议管理系统，完善系统功能他，探索将会议通知、会议协调、会议组织、会议审批、会议登记、会议反馈、会议信息公开共享等各项工作全部转移至线上，更为清晰地记录会议举办情况，避免会议工作形式化。另一方面，要及时更新投影设备、录音设备、会话设备、网络系统，确保网络畅通，夯实信息化办会的基础。二是要做好办会工作与后期督查督办的衔接工作，紧紧围绕企业会议决策、会议内容作出督办工作部署，提升督查督办强度。一方面，要建立运行良好、高效权威的重大事项督查督办机制，将督查督办与责任落实、绩效考核联系起来，提升相关部门落实会议精神、会议指示的积极性，增强企业决策的执行力。另一方面，要形成督办立项、承办、催办、办结、通报为一体的督办体系，细化督办流程，保障企业发展目标和工作计划落实。

4.3 树立服务意识，改进办事服务工作

办公室办事服务保障作用发挥的成败将会影响企业其他工作，为此，一是要通过实地教研、问卷调查等多种方式来了解企业领导、企业各个部门对办事服务工作的意见，采取更有指向性和科学性的措施。二是要创新培训方式，转变培训观念，重点对办公室工作人员进行综合化培训，提升其办事服务能力，打造一批忠于职守、用于担当、热于服务的办公室工作队伍，强化办公室工作人员的服务意识和责任意识。

5 结 语

新形势下，基层企业办公室工作的重要性愈发突出，其工作效率和工作质量会直接影响到企业的生产经营与管理。实践中，要切实做好这一高度综合、深度服务的工作，必须要转变工作思维，应用新思路寻找新办法，把握新契机，解决新问题。具体而言，一是要树立规范化意识，提升办公室办文工作的整体效能；二是要树立信息化意识，彰显办会工作的价值；三是要树立服务意识，改进办事服务工作。