档案信息化建设的管理与改进方法

田金凤

（山东省济南市水利工程服务中心，山东 济南 271114）

在21世纪为社会带来显著改变的科学技术当属信息技术，信息技术的长足发展及在各行业中的有效应用，在很大程度上推动了不同行业及整个社会的发展。以大数据、云计算为首的信息时代产物为人们的生活与工作提供了极大便利，也使得档案管理工作得到了全新的发展。就信息技术本身的特性而言，其运算、存储方面的优势与档案管理工作的需求有着极高的契合度[1]。因此，档案管理工作相关人员需要正确认识到档案管理工作信息化建设的重要性，在工作过程中积极应用各种信息技术，进而使档案管理工作能够满足新时期的社会需求。

1 当前档案管理工作中存在的问题

1.1 管理制度完善度不足

档案管理不善的问题在我国多数单位及机构中均有出现，从管理制度的角度来看，档案管理制度要具有管理内容及责任明细化、管理职能合理分配的特点，以使管理工作本身能够满足单位或机构的发展需求。另外管理工作人员还需要及时按照档案中数据的变化对档案本身的数据进行统计与完善，在单位发展过程中也需要根据实际情况对档案管理制度进行调整，优化具体的管理条例及规则，并定期评定档案管理制度的有效性，找出档案管理制度中存在的不足加以完善。但就当前各单位中档案管理制度的实际应用情况而言，在管理模式、方略、工作内容及档案管理质量控制上均存在一些问题，如档案的归档与材料实际情况的核对缺乏应有的准确度、一部分管理人员在出现问题时互相推诿责任等情况。这些情况致使档案管理工作即使出现问题也难以得到及时有效的解决，进而影响了档案信息的准确度及可利用程度，更表现出管理制度完善程度普遍不足的情况。

1.2 档案数据有效性不理想

档案本身就是由各种数据构成，其数据内容通常作为各项工作开展的关键依据。然而就当前多数单位对档案的应用状况来看，存在一部分单位对档案资源信息利用效果的认知较为片面的情况，在档案信息的存储与检索上缺乏系统化的工作流程，也未能表现出应有的即时性，这就使得档案中各项数据的可靠性大幅下降，也反映出档案信息收集整理工作存在不严谨的问题。而从信息技术在档案管理中的应用来看，该技术的有效应用需要工作人员具备一定水准的信息素养及能力，但传统档案管理人员在整体认知上对技术的有效性并不能完全信任，能力不足导致的错误操作也影响了他们对信息技术在档案管理工作中应用效果的判断，因而也不重视档案管理信息化建设工作的开展，进一步影响了档案数据应用的有效性[2]。

1.3 工作效率低下

导致档案管理工作效率低下的原因是多方面的。其中工作人员信息意识的匮乏是主要原因，由于缺乏相应的信息意识，因而工作人员在档案管理工作中不能有效应用信息技术执行档案管理工作。另外则是单位整体对档案管理工作重要性的认识不足，一直以来多数单位对档案管理工作的认知还只停留在“整理资料”的层面，这导致档案管理工作在单位内部常得不到充分的重视及资源支持，工作本身存在被边缘化的情况，广大员工在填写档案时也具有明显的敷衍现象。最后，档案管理工作庞大的工作量意味着单纯以人力完成很容易造成差错出现，一旦重大数据出错，会对档案管理工作的质量及效率造成严重影响。

2 档案信息化建设的管理与改进方法

2.1 应用信息平台收集档案数据

在信息技术得到应用之前，传统的档案数据收集工作以纸质资料为主要方式与途径，用于保管档案的档案袋也是纸质的。由于纸质材料具有耐受力不足及易受环境影响的特点，因而很容易导致材料本身受到外界环境因素的影响，造成损坏或信息丢失的情况出现。另外纸质档案的携带保管较为麻烦，不仅要占用较多的空间，在具体应用上也存在明显的局限性。而在应用了信息技术进行档案数据信息的收集工作之后，档案资料中的各项内容可以以各类型终端在网络上填写、上传并保存，从而使档案的存储量得到大幅提升，而网络数据库存储的方式也免去了携带的问题。档案管理人员及其他相关工作人员在需要使用档案信息的时候可以直接从网络上下载，即使是携带也可以应用随身存储设备保存体量极大的档案数据[3]。另一方面，纸质档案搜集过程中极易出现档案信息缺失的问题，一旦这种问题出现，就需要再次添加档案资料，而档案收录平台及网站的出现则免去了这一困扰，只要在平台及网站上录入相应的档案信息，很大程度上不需要再担心档案丢失的问题，也就大幅提升了档案管理工作的效率。

2.2 建立档案信息检索系统

档案信息检索系统的建立是有效应用信息技术开展档案管理工作的关键。随着当今社会的发展，档案在类型上正变得越来越复杂，数量也越来越多，因此档案分类的难度也就越来越高，传统人力检索查找方式必然耗费大量的时间，因而效率也不甚理想。而在信息技术的支持下，档案管理工作人员能够按照相应的标准对档案进行智能化分类处理，这就使得档案的管理工作变得更加有序化。要实现这一点则需要建立起相应的档案信息检索系统，在检索系统中首先按照档案信息的类型进行分类处理，并根据同类信息的特质再向下划分不同的子目录。如果档案信息的数量异常庞大，还可联合信息技术企业设计专门的内部档案检索引擎，根据档案管理的需求设计引擎的功能，以使建立起的档案信息检索系统能够满足单位内部档案管理工作的实际需求。

2.3 重视档案安全管理工作

信息时代各方面工作面临的最大问题就是数据的安全性，无论是来自黑客或病毒的攻击，都有可能对数据的隐秘程度及安全性造成严重影响，从而使企业或单位面临严重的损失。因此信息技术在档案管理工作中的应用还需做好相应的安全防护工作，不仅要采用网络安全措施建立起完备的安全防护系统，还要做好档案的备份、交接工作，从各个角度来保障档案信息数据的安全。这方面的技术包括病毒检测查杀技术、防火墙技术、数据加密恢复技术等，其中病毒检测查杀技术是为了有效找出档案信息管理系统中存在的病毒木马，而防火墙技术则是为了防范系统出现的异常操作及非法操作，数据加密恢复技术则包含加密与恢复两方面，加密是为了对数据进行加密处理，以提升数据破译难度的方式来保障数据的安全性；恢复技术则是为了在数据受损之后及时进行修复。除此之外，人力方面还需要做好数据的备份，并根据工作要求限制档案管理人员的操作权限，根据档案的重要性不同加入不同等级的权限识别技术，进而使档案的安全得到可靠保障。

3 结语

档案在当代人类的社会活动中有着十分重要的意义，是人类社会实现长足发展的重要信息财富。当今社会的飞速发展使得各种信息的数量大幅增加，信息复杂程度也飞速上升，因此人力进行档案管理工作已无法满足相应需求。在此社会背景下，档案管理必须重视信息化建设工作的开展，进而大幅提升档案管理工作的效率，以使档案管理工作能够顺应社会发展的需求。