信息化时代背景下的高校档案管理工作探讨

杨吉琼

（海南大学，海南 海口 570228）

现阶段我国高校教育管理正式进入到信息化时代，这不仅带领高校教学模式的创新，且内部各项管理工作也必须要在时代发展变化下积极转型。针对高校档案管理，受到信息化环境影响，应该创新档案管理理念与方式，培养信息化档案管理人才，积极应用先进技术与设备，为档案管理各项工作的质量与效率提供保障。鉴于此，下面围绕信息化环境下高校档案管理工作的创新展开讨论。

1 高校档案管理工作创新的必要性

第一，信息化是时代的潮流，是社会发展的大势所趋。人类社会的发展总是和科学技术的发展相伴相生的。现代科学技术发展到了信息化，数字化的今天，社会各行各业也必然要发生变化，使自己和社会发展同步。高校档案管理也不例外。

第二，高校档案管理要跟上时代的步伐必须转变档案管理模式。信息化环境下高校在实施档案管理期间，运用先进技术与设备，可以创新传统管理模式，全方位普及大数据管理与智能管理[1]。在人工管理与信息化管理的基础上，发挥出大数据技术与人工智能的优势，满足信息化环境下对档案管理提出的要求；第三，提升高校教学管理能力。档案管理在高校教学管理中是非常重要的一部分，通过信息化档案管理的实施，可以更加快速的发现问题，并且凭借大数据技术、信息技术等提升教学管理能力，使档案信息能够在教学管理中得到有效应用。

2 高校档案信息化管理需要解决的问题

2.1 档案信息检索问题

高校内部师生与管理人员对于档案信息的采集，获取均面临不同程度的需求，那么档案管理部门必须要拓宽数据检索渠道，满足各个主体对于档案信息的要求。但是结合当前高校档案管理工作实施情况，发现在检索档案信息这一方面还面临一些问题。比较常见的现象是检索档案数据时消耗大量时间，不能更加快速且精准的找到需要档案内容，将更多时间浪费在查找这一环节。除此之外，教师学生在获取档案信息时检索渠道单一，主要是登陆高校内部档案管理系统，登录账号之后进行下载，无法满足师生在获取档案数据时更加多元化的需求。

2.2 档案信息安全问题

高校档案管理实现信息化模式的转型之后，也必然会面临信息安全方面的问题，例如重要档案数据遗失、泄露，或者档案管理系统被黑客攻击等。导致档案信息安全问题的原因一方面是管理人员缺乏对安全问题的重视，平时只是做好档案数据上传、检查等基本工作，系统维护与安全防护等并没有得到关注。另一方面高校内的档案管理部门负责档案信息安全管理人员有限，且掌握的安全维护系统维护技能与安全问题脱节，面对突发性的档案数据安全问题无法快速解决，致使带来严重的损失。

3 高校档案信息化管理优化对策

3.1 创建档案信息检索平台

信息化环境下高校档案管理工作的创新。必然会运用到诸多先进技术。为了方便高校内部师生获取档案数据，利用先进技术创建档案信息检索平台。可以为高校内部各个部门获取数据、学生调取个人档案提供便利。例如，针对各个主体对于档案信息的需求。可以创建档案数据管理公众号、小程序，利用微信这一新媒体社交平台便可以登陆到高校档案管理系统中，自主下载获取信息[2]。另外，高校中储存的档案必须要保证统一文件格式。一般档案文件涉及诸多标准格式，创建档案信息化管理平台。将为了方便师生下载档案数据，设定特定文件扩展名。不同种类文件均包含于档案之中，所以元数据格式也可以在编码文件信息档案建模内容中添加语义。为了保证互操作性，在开发元数据软件时，首先要将该软件操作流程简化，与高校档案信息管理平台对接，所有文件中涉及Resource Description Framework，均进行XML序列化处理。

3.2 加强档案信息化安全管理

在信息化环境下高校档案信息管理，也必然会面临重要数据泄露、遗失等安全性问题。与此同时，高校档案管理工作与互联网结合，便会被赋予了双重性特征，同时作为学术机构与行政行为。开展档案管理要重点保护档案数据安全性，为此提出以下建议：

第一，档案数据安全要重点关注数据访问安全管理与访问协调，例如档案信息访问限制采用不同的协调与集中模式。其中协调模式可以为教师、学生、管理人员等赋予访问权，针对档案信息使用方、数据受托人与管理人等主体进行协调，并且均具备档案信息访问权[3]。高校中储存的档案数据包含学术信息、个人档案信息、人力资源数据等不同种类档案数据，按照敏感性程度与安全保护程度分别划分到对应的安全属性中，一般设置为限制、有限访问、公开访问这三个层级，分别展开档案数据的安全管理。

第二，培养档案数据管理专门人员，负责高校档案管理工作。为了保证档案数据安全性，应该在档案管理部门中专门增设安全管理人员，针对档案安全管理人员的培训要涉及文档管理、储存、档案信息校对与收集、数据分类与访问、档案信息安全审核等内容。既能够做好信息化环境下高校档案信息的安全管理工作，又可以帮助其他管理人员将档案信息及时归类与储存。

第三，高校现有档案管理标准要进行优化与完善，加强规范性。尤其是档案记录的数字化处理。所有储存的原始文档均转变为数字形式，上传到档案信息管理系统中。通过计算机对文档信息进行保护，而纸质档案则予以保存。为了避免出现重要档案信息泄露的现象，建议采用数字签名与标准化数字认证这两种方法，加强档案数据监管。

4 结束语

综上所述，高校开展档案管理，面对信息化环境下带来的诸多挑战，档案管理人员必须要结合信息化环境制定档案管理对策。不仅要提升档案管理水平，做好档案信息的安全管理工作，还应该在今后档案管理创新转型过程中，积极引用大数据技术和人工智能等，为广大师生提供便捷的档案管理服务，也可以直接提升高校的教学管理水平。