加强高等院校人事档案管理工作的思考

2020-02-26王海燕

卷宗 2020年34期

王海燕

（湘潭大学，湖南湘潭 411100）

1 高等院校人事档案管理的重要性

1.1 人事档案管理，是记录人才信息的主要承载体

人事档案中记载着一个人的学习经历、工作经历、政治历史情况、奖惩情况等各个方面表现，它是人生轨迹的一个缩影。因此，人事档案是人才信息的载体，人事档案管理是管理人才信息的过程，人才的开发自然离不开信息的管理，由此可见，人事档案管理的重要性不言而喻。

1.2 人事档案管理，是实现人才交流的重要信息来源

人事档案管理工作有效落实，有利于促进社会人才交流。不断发展的社会源源不断地提供就业机会，提供人才交流的途径，促进了社会人才的流动。在人才流通过程中，相关部门对流动人员的学习情况、工作情况、人员资历等进行全面分析，获取这些信息的重要途径就是人事档案。人事档案管理，是实现人才交流的重要信息来源，直接影响到单位对人才的选用，同时和社会人才流通的稳定性有着极为密切的联系。高等院校在开展人事档案管理工作时，不但要完成本单位的工作，而且要满足社会人才的流通需求，这充分体现了高等院校人事档案管理的重要性。

1.3 人事档案管理，是挑选贤能志士的主要工具

人事档案管理，可以帮助高等院校更好地掌握内部人事信息，可以充分了解个人的基本情况、工作经验以及道德品行，能够对人才进行全方位、多角度的了解，确保科学应用人员，使人才与岗位的匹配合理，做到“岗得其人，人适其岗”，让人才的作用得到充分发挥。

2 高等院校人事档案管理的现状

2.1 人事档案资料不齐全

人事档案资料是个人身份、学历、资历、活动、表现等方面的原始记录，覆盖着个人各个方面的活动轨迹，不管何时何地，只要进行了相应的活动，就会产生档案资料，就需要进行收集、整理、归档、立案等流程进行保管，为以后人事档案资料的有效利用做好准备。但是，由于收集制度执行不严谨、归档的制度体系不完善、人事档案管理人员工作疏忽不作为、个人上交资料不及时等原因，造成了人事档案资料不完整、不齐全、归档不及时等问题，譬如，相关的年度考核表、个人获奖的记录、学习培训证明以及职称评审材料等资料并没有录入档案，而是存放在个人手里，容易变成废档、死档。人事档案资料不齐全，不仅不能有效发挥人事档案的作用，还会影响到一些重大事件的进展。

2.2 人事档案管理方式落后

人事档案管理工作应该与时俱进，充分利用多种现代信息技术，提高人事档案管理的先进性，更好地进行档案管理工作。但是，当前人事档案管理方式依旧比较滞后，大多以手工方式进行，譬如，人工查档、人工翻档、人工摘录、人工分析等，信息化、数字化程度不高，没有充分地挖掘和发挥先进的技术手段，没有有效地利用科学技术进行科学化与现代化管理，耗费了大量的人力、物力、时间、精力，大大降低了人事档案管理工作的效率。

档案的管理与保存也比较落后，不能保证档案资料的绝对安全。一方面，人事档案资料管理地点通常是集办公、读档以及存放等功能为一体的，没有相应的保护设施，在防火、防潮以及防盗等方面都不能得到充分的安全保障，直接危害了档案资料的安全。另一方面，档案资料大多数为纸质资料，由于管理不当，很多档案纸张出现变质、破损等现象。档案安全是档案工作的底线，档案管理方式的落后已经威胁到了档案安全，因此改善档案管理方式是高等院校义不容辞的责任。

2.3 人事档案管理程序繁琐

高校的人事档案归入学校管理后，由于人事档案的保密性等诸多因素的限制，一般不对外开放，人事档案的服务对象只针对单位领导，或向相关人员提供查阅服务。在向相关人员提供查阅服务时，查阅人需要办理一系列的手续，需要相关领导的层层审批，甚至需要查阅人带领1-2名党员同志来进行查阅，档案管理程序相当繁琐，等待时间长，大大降低了人事档案管理工作的效率。

2.4 各档案部门责任推诿

高校人事档案刚归入高校时是由人事处档案室负责接收，并审核档案材料是否齐全完整，对档案进行分类、整理后移交学校档案馆。因此，有教职工去学校档案馆查阅档案时，档案馆以其档案在人事处档案室为由让教职工去人事处查阅，人事处档案室以其档案还是分散状态、没有规范立卷为由让教职工等档案移交档案馆后去档案馆查阅。各档案部门之间的职责不清、流程不明、责任推诿问题，使得查档人员各部门间奔走，等候时间过长，大大降低了高校人事档案的整体管理水平。

2.5 档案管理人才队伍建设不足

缺少专门的人事档案管理人员。一方面，由于对人事档案管理工作的不重视，档案管理人员往往是由其他工作人员兼任，缺乏充足的时间和精力，有的高校更是招大量的学生助理来从事档案管理工作，因此，档案的收集、整理、归档、立案等各个环节都存在着多种问题，严重影响了人事档案管理工作的严谨性。另一方面，由于人事制度改革、组织结构调整、岗位人员调动等多种原因，人事档案管理人员任职时间短、人事调动快，人事档案管理工作常有间断性、缺乏连续性，对于重要档案的收集与管理就会出现断层的现象。

人事档案管理员综合素质比较低，缺乏专业性、技术性，工作水平较低。电子信息化时代的到来，对档案管理人员提出了更高的要求，不仅要有基本的职业素养，还要是懂得计算机技术、数据库技术、网络信息技术等多种技术的复合型人才。而现在大部分高校是一直沿用传统的档案管理模式，缺乏相应的学习和培训，不利于高校人事档案管理工作的信息化建设。另外，有的高校对人事档案管理人员的要求较低，对管理人员的学历、专业等都没有要求，管理经验不足，管理意识薄弱，不利于高校人事档案管理工作的可持续健康发展。

3 加强高等院校人事档案管理的策略

3.1 提高对人事档案管理工作的重视

高等院校要从思想观念上重视人事档案管理工作，尤其是领导要加强重视，明确人事档案管理的重要性。高等院校人事处要设置专门的人事档案室，配备专门的人事档案管理员，而不是由人力资源管理科的某位职工代劳，并且要强调其他各个部门必须积极配合人事档案管人员的工作，以便于在职员工的档案能够及时归档，确保个人资料的真实性、完整性，保证人事档案管理工作的高效开展。譬如，员工档案中的职称评审资料，不仅关乎员工的职务升迁和薪资待遇，还可以给高校一个对于他学识水平和工作实绩的参考，高校可以结合本单位的实际需求，给员工安排最合适的岗位，实现效益最大化。

3.2 不断完善创新人事档案管理手段

随着科学技术的发展和信息化社会的到来，人事档案管理工作应该紧跟时代发展的步伐，不断进行信息化的改革与创新。人事档案管理手段可以与现代化档案信息技术相融合，积极推进无纸化的档案管理，打破传统的档案管理模式，加大人事档案管理的信息化、数字化程度，减少人事档案管理的时间消耗、人力消耗和资源消耗。建立高校人事档案管理信息系统，在互联网平台关联建立动态的人事档案，对人事档案进行信息化、科学化的管理，做好电子档案与传统档案的区分与协同工作，不仅有效提升了人事档案管理工作的效率和水平，还有效保护了纸质人事档案的安全[1]。

3.3 不断改革优化人事档案管理程序

互联网时代，国家重视“互联网+政务服务”，人事档案管理也应紧跟这一时代步伐。在特殊时期，很多地区为了确保民众安全，积极推出“互联网+人社”，实现了人事档案信息共享，人事档案业务受理及流转全程监控，档案调动（调阅）告别“来回跑”，证明材料异地及网络远程打印[2]。高等院校也应该把“互联网+人事”作为人事档案管理的发展趋势，打破拿着审批单找领导层层审批的传统程序，积极推进线上受理、线上流转、线上审批的档案服务程序，减少了等候时间，简化了办理程序，提高了处理业务的速度和效率，有效推动了高等院校人事档案管理工作的开展。

3.4 加强各档案部门间的协同联动

人事档案管理工作不单单是一个部门的工作，而是关系到整个高等院校人才的发展和使用。为了确保能扎实做好人事档案管理工作，高等院校人事处档案室、组织部档案室、学校档案馆等各档案部门要密切配合，协同联动，形成工作合力，建立人事档案服务矩阵，不断优化高校人事档案管理和服务职能，形成健全的人事档案管理体系，有利于实现人事档案管理工作的价值最大化。

3.5 提高档案管理人员的队伍建设水平

要建立专门的人事档案管理人员队伍，做到专人专管。专人专管保证了人事档案管理人员有充足的时间和精力投入到人事档案管理工作中，一方面，没有了其他事务的牵绊，可以专心致志针对一项工作，避免了出现不必要的错误，提高了档案管理工作的质量和水平。另一方面，只从事档案管理，增加了对人事档案管理业务的熟悉程度和熟练程度，提高了档案管理工作的效率。

提高人事档案管理人员的综合素质。一方面，人事档案管理人员自身要不断加强业务知识的学习，提升自己的业务水平。另一方面，高校要定期对人事档案管理人员开展专门的、有针对性的、专业的培训，提高综合素养，特别是数字化、信息化素养，以适应档案信息化建设的要求。再一方面，积极引进高素质人才，打造一支工作经验丰富、专业技术过强、职业素养过硬的复合型人才队伍。