机关事业单位档案保密工作几点思考

2020-02-25白俊松

卷宗 2020年32期

白俊松

（大庆市杜尔伯特蒙古族自治县应急管理局安全监察大队，黑龙江大庆 166200）

档案管理过程需要加强保密工作水平，通过保密工作的开展，提高了事业单位档案管理质量。在开展档案保密工作过程，要结合机关事业单位档案管理工作实际，有针对性的构建更加完善的保密管理体系，从而不断优化档案管理机制，以更好地为档案保密工作开展奠定基础，下面具体分析。

1 机关事业单位档案保密工作的重要性

无论对于个人和单位而言，档案都是十分重要的一部分。对于个人来说，档案能够记录个人成长的过程，是最为原始的资料的记录，相较于其他的证件而言，档案具备独特的法律效力和特殊的功能，档案需要伴随一个人的一生，无论是晋升职称、工资调整还是办理退休等都必须运用到档案。目前企事业单位为了更好的理解应聘人员的个人背景，就必须从应聘者的档案中进行展开，因此，档案对于个人而言十分重要。对于企事业单位而言，档案也十分重要，档案甚至可能会对单位甚至国家的发展造成一定的影响，如果有一部分机密档案外泄，将会造成无法弥补的后果。因此，档案的保密工作属于档案管理过程中最为重要的一部分内容，良好的档案保密工作能够有效的保证档案的安全。就目前而言，如何更好的展开档案保密工作属于档案工作者以及相关学者的重点研究内容。

2 机关事业单位档案保密工作的对策

2.1 做好档案保管过程中的保密工作

第一，对档案的库房进行认真严格的管理。在条件允许的情况下应当针对档案的存储库房展开规划，进而更好的满足国家对于档案库房的要求。如果改建库房存在一定的阻力，必须将档案存放到单位的办公楼内部，也应当从档案保密的角度进行存储位置的选择，不能随意的选择一间办公室作为档案库房。例如，档案库房的位置不能在办公楼的最底层，档案库房应当设置专门的档案存储管理人员，做好档案的保密工作，保证档案的安全。

第二，明确将档案的保管期限与保密期限进行区分。档案的保管期限是根据档案的实际作用以及历史价值进行确定的，除此之外还需要根据档案为国家积累的历史文物财务的方面衡量档案的存储价值，进而更好的明确档案的保管期限。档案的保密期限则需要根据档案可能产生的影响进行确认。例如，在档案保密期间，如果造成泄露可能会对国家产生不良后果等。在档案处于保密期限内必须依照国家有关保密法律、法规开展的保护工作。

2.2 做好档案利用过程中的保密工作

首先，需要强化档案管理过程中的监督强度。由于档案管理过程中档案的泄漏存在一定的风险，因此必须提升监督力度，进而更好的保证档案不被泄漏。针对需要运用的档案应当展开严格监督，避免在工作过程中产生的一系列不良行为造成档案外泄。档案管理工作必须制定明确的规章制度，针对档案阅览、外借和复制等行为明确要求。其次，根据档案的内容和运用，需要针对运用档案的人员的心理展开分析，进而更好的有针对性的展开档案展开重点管理，保证档案安全，最后可以通过布置监控设备的方法，针对档案室进行监控，进而更好地避免窃取档案的行为的发生。

其次，需要完善档案保密和利用之间的关系，进而更好的提升档案的利用价值。为了很好的提升档案利用率，体现档案工作人员的价值，档案工作人员需要针对自身管理的档案进行一个全面的了解，还需要改善自身的管理观念，在做好档案保密工作的同时，充分发挥自身的职能，进而更好地掌握“档案既要保密，又要充分利用”的含义。档案管理过程中如果因为重视档案的保密性就放弃档案的利用价值，是失去档案保密工作意义的行为。档案的保密和运用应当共同展开，相关人员必须平衡双方之间的关系，进而更好的保证档案能够在保密的情况下发挥自身的价值。

最后，做好处于开放状态的档案的保密工作。即使是处于开放状态的档案也需要做好相应的保密工作。在公开档案之前，首先需要针对档案进行检查，保证其在公开后不会对国家和社会造成不良影响，再进行公开。除此之外，还应当做好档案的解密工作，相关档案管理人员应当根据档案的实际保密程度采取相应的技术进行展开，进而更好的提升档案的利用率，保证其能够在合理的范围内得到运营，发挥自身的价值。

2.3 加强硬件软件建设

为了更好的针对档案展开规范化管理，提升档案存储的条件，为档案管理利用提供更为良好的基础。应当从以下几个方面进行展开：首先，根据相关档案管理部门的指导针对机关文书等档案内容进行整理。其次，在单位内部展开科室业务档案由科室成员预先整理，档案管理部门在接受时进行审核排查，针对不完善的内容交给科室完善后再进行上交。再次，需要严格落实相关措施，定时定点针对库房温度进行测量，定期检查防虫防霉情况，定期展开安全检查，进而更好的及时发现问题并处理问题。最后，在进行档案管理的过程中也需要重视档案的开发和利用，针对档案进行目录的编制，进而更好地方便搜索。在相关人员进行档案的借阅时，必须严格按照规章办理相关手续，按照规定填写档案登记，进而更好的保证档案的安全。

2.4 加强队伍建设

档案管理工作最为重要的内容就是保证档案的完整性和安全性。身为一名档案管理人员，必须具备足够的个人责任感，在工作过程中，保证档案的完善、秩序，避免一切可能会造成档案缺损、破坏的情况发生。因此，相关单位必须定期针对档案管理工作团队展开培训，帮助其通过培训提升自身的专业技能的掌握程度，进而更好地增强自身的责任感和综合素质，进而更好的在工作岗位上展开工作。身为一名档案管理人员必须在工作过程中灵活应对，能够将自身在工作过程中所积累的经验进行总结，并运用到之后的工作当中。除此之外，还需要面对枯燥单调的工作、具备高尚的情操。只有具备这些特质才能更好的展开档案管理工作，在工作过程中实现自我提升，帮助档案管理工作更好的提升、促进和开展。