对农业科研院所文书管理工作的思考

关 欣

（黑龙江省农业机械工程科学研究院绥化农业机械化研究所，黑龙江 绥化 152054）

衡量农业科研单位档案管理工作水平的关键指标之一就是文书资料管理。文书资料管理工作在农业科研事业逐步发展过程中占据了越来越重要的位置，随之提高的还有人们对农业科研文书资料管理工作的关注以及对其重要性的认识。农业科研单位文书资料管理要想从容的应对和处理当下全新的任务和挑战，就必须基于以往的管理模式采取改进措施，根据当下工作需求实施更加合理的管理方案，为农业科研工作的顺利开展提供坚实的文书资料支撑力量。

1 农业科研所文书档案管理工作现状

首先，文书档案管理制度完整性不高。文书管理人员专业知识不足，未按规范和要求处理文书，另一方面由于文书资料的形成分散于不同的研究室，拥有研究室公章钥匙的人不止一个，所以很容易因为人员疏忽出现文书重号的问题；其次，缺乏文书档案资料收集意识。省级农业科研院所大多负责重点的攻关项目，科研人员虽然对资料有较好的建档意识，但缺乏文书管理意识，甚至认为只是上报用的，没有重视公务活动中文书档案的归档[1]；再次，材料收集不够完整，部分工作人员没有深刻理解文书档案资料的价值，不愿意将需要归档的资料交至档案室存档，或者因为缺乏信任，往往无法及时归档有关经济利益、重大科研成就和人员奖惩的材料，难以保证归档材料的质量；最后，档案管理还未从人工操作阶段跳脱出来，在档案调阅、文书查对和关键信息检索等环节都难以提升工作效率。

2 有效开展农业科研院所文案管理的策略

2.1 建立具有规范性的文书资料收集制度

文书档案资料的收集与整理是科研工作的重要组成部分，农业科研院所有必要建立具有规范性的文书资料收集制度，涉及借阅记录、收发登记、打印留存等管理制度，在文书管理人员的岗位责任中纳入资料收集任务。文书借阅要由专人负责，确保办结文件成功归档，按照要求保证字迹材料的寿命和公文载体材料，提升公文用笔、格式和签章的规范性。关于文书的处理和来龙去脉等信息，档案管理人员要高度关注，在每个周期内筛选收集的文件材料并做好分类，细致化的开展文书档案资料的收集整理工作，确保材料内容的质量。

2.2 制定科学合理的文书资料分类方案

有效的文书材料收集和归档是基于科学合理分类方案展开的，相关人员要立足于日常工作实际情况，围绕本单位活动和工作紧密相关的文件资料进行分类整理，在分类上注意把控归档文件的完整性，最好能直观的反映单位工作全过程。工作人员在资料收集中严格按照科学合理的分类方案执行，一方面以对号入座的形式归置文件，另一方面在后期也可以基于这个分类快速的查找资料，创造发挥文书资料价值的便利条件[2]。关于文书资料分类方案的制定，档案管理人员可借助调研去征求单位各职能部门的意见，在每年年终时间段对文书资料进行统一的分类整理，提升归档资料的质量。

2.3 在完整性原则下做好文书资料的收集工作

资料收集是开展后期各环节文书管理工作的重要基础，而文书资料的完整性又与文书档案的利用价值、文书档案的质量和文书档案的借阅等有着紧密的联系。资料收集要注意两点，一是突出机关单位的主要职能活动，二是体现机关单位的历史面貌与发展特色，这样才能保证这些文件材料是具有较高价值的，比如农业科研活动、农业经济活动和外事活动中形成的材料。档案员在开展材料收集工作时要尽可能的拓宽收集渠道掌握主动权，同时还要具备超前意识，基于对部门工作的了解去收集文件资料从而提供超前有效的服务[3]。在整理环节中要抓住立卷归档材料的重点，设置短期、中期和长期三个不同保管期限来确保立卷归档的时效性，及时的做好后续一系列工作，包括收集、审核、完善、整理、归档和移交等。对于包含了单位全部工作内容和发展历史的文书档案，必须以集中性统一管理模式开展工作，确保系统性和完整性，从而最大化的发挥其对单位建设的服务价值与 作用。

2.4 致力于推进文书档案工作的信息化建设

人工智能、大数据等信息技术在时代发展背景下被越来越广泛的应用到了各社会领域，新时代下科研院所文书档案资料管理要求已经无法从传统管理方式中得到完美的实现，因此必须跟随信息时代发展步伐，致力于推进文书档案工作信息化建设。实现农业科研单位文书档案信息化管理，一方面能更加便利高效的开展档案借阅、归档和查询，腾出大量的资料堆放空间，让管理人员的工作量和工作强度有所缓解，另一方面，在保存文书档案完整性的同时提高文书价值的利用率，最大化的避免档案损耗、丢失和放置混乱等情况出现[4]。所以有必要在解放思想、转变观念的基础上开展与时俱进的信息化建设的工作，加快推进文书档案数字化建设，在此过程中既要加大培养现有工作人员和积极引进外部人员的力度，让档案信息化发展拥有足够的人才力量支撑，还要从资金、硬件层面上加大投入，采购扫描仪、计算机和管理系统等信息化办公设备，让档案信息化发展拥有坚实的硬件条件。

2.5 通过强化部门合作提升文书和档案工作衔接性

农业科研单位的文书档案是以各职能部门的文书资料为基础的，在某种程度上来说，各部门文书的质量将会影响到整个档案资料的价值，所以有必要做好文书工作和档案工作的衔接。单位文书人员要以档案管理的要求时刻提醒自己，及时准确的处理文书，做好收发文件的登记工作，及时查找缺乏内容并做好补充，尤其是具有实时性的外出会议、领导讲话等会议材料等，一定要及时收集才能确保完整性，从而有效开展后续的文书材料立卷归档，实现文书、档案一体化。

2.6 强化文书档案管理人员专业能力与综合素质

负责文书档案资料管理的人员除了拥有扎实的业务能力以外，还要具备较强的服务意识和管理能力。文书档案业务的管理与服务在社会经济飞速发展的过程中面临着越来越高的要求和严峻的挑战，专业知识更新不及时的文书档案管理人员就难以在面对新问题的时候从容应对和处理，所以当下有必要通过自主学习和参加各种培训来强化文书档案管理人员的专业能力与综合素质，一方面要熟知农业科研工作的流程、步骤和各个环节，分门别类的掌握不同载体档案的管理方法，另一方面要拓宽视野多多关注农业发展动态和现状，将档案学科的新技术和新理论应用到管理工作中，实现多样复合型的工作方式。

3 结语

农业科研院所文书档案管理工作的开展不仅需要良好的精神风貌、扎实的工作作风，还需要合理适宜的有效措施，同时满足农业科研文书档案自身发展需求和农业科研工作需求。通过加强农业科研文书档案管理工作推动农业科研项目顺利实施。