新时期事业单位档案管理的创新思路与方法

林黎明

（山东烟台栖霞蛇窝泊镇政府，山东 烟台 265313）

事业单位的档案资料包含了事业单位的业务活动情况、运行发展状况、重要和重大事件及相关的文件资料、发展历程等相关方面的真实信息和记录。档案管理工作的开展和实施，在推进事业单位的持续发展、运行管理、业务活动开展和文化建设等方面发挥着重要的作用。随着事业单位的不断发展，其档案管理工作的难度和工作量也更大，需要对档案管理的理念、模式、方法和手段进行进一步的创新和优化，提高档案管理的效率和质量，以保证档案资料的完整性与有效性，提高档案信息的共享和利用效率，促使其在推进事业单位的持续发展中发挥更大的作用和价值。

1 新时期事业单位档案管理中存在的问题

1.1 重视程度不够

部分事业单位对于档案管理工作缺乏全面的认识，对其重要作用把握不到位，具体工作开展和实施的过程当中重视程度明显不够，所采用的管理方法和模式存在一定的滞后性，从而影响了档案管理工作效用的发挥。例如，1）缺乏全过程、全方位的管理，没有将档案管理工作贯穿到事业单位业务活动开展及运行管理的事中，仍存在落实不到位、工作不认真的现象，在工作过程中主要是重复一些简单、机械的管理工作，只是进行简单的档案资料的记录和整理，缺乏对相关资料信息的深入分析，且资料信息的共享利用程度不高；2）高素质、专业化的管理人员比较缺乏，在档案信息收集、整理、归档、存储和利用等方面不同程度的存在缺陷和不足，如档案信息不全面、分类管理工作不到位、归档不规范、档案资料随意胡乱摆放、存储数据丢失、资料信息利用率不高等。

1.2 信息化程度不高

部分事业单位档案管理工作主要依靠的仍然是传统的手动管理，这种管理模式管理的效率不高，管理的成本比较大，技术手段和信息化程度不高。例如，1）所采用的档案管理相关的设备和技术比较落后，且不健全，从而影响了信息化管理工作的开展和实施；2）借助信息化技术、计算机技术等现代化信息技术进行档案管理的能力和水平比较低。

1.3 档案管理不规范

部分事业单位档案管理工作缺乏系统完善的制度体系的保障和约束，具体工作实施中仍存在不规范的地方。例如，1）相关人员对于档案管理和归档的相关流程、要求、标准等把握不准确，仍存在管理混乱、分类管理过程中所采用的标准不规范等情况；2）在档案信息的浏览、借阅方面存在问题，如超出借阅时间、借阅的流程复杂等；3）在档案信息的安全管理、安全存储方面存在不足和问题，从而导致档案信息的遗失、丢失和泄露，对事业单位的发展造成极大的影响。

2 新时期事业单位档案管理创新思路与方法

2.1 创新和转变档案管理理念

事业单位需要充分的认识到档案管理工作的重要意义，强化这方面的意识，以保证档案管理工作的有效执行和落实。例如，1）强化全员意识，促使全体人员积极参与并配合这一工作的开展和实施，各相关部门各司其职，明确自身在档案管理工作中的职责和义务，并保证相关的职责和义务的有效落实；2）加大这一工作的重视程度，将档案管理工作与事业单位的业务活动开展与运行管理同步进行，及时的收集和获取相关的档案信息，并根据实际变化情况，对档案资料进行不断的调整和更新，以保证档案资料的真实性、完整性和准确性；3）进一步的完善和优化事业单位的组织构架，由专业的人员和部门负责好档案管理一系列工作的开展和实施，具体工作的开展和实施需要严格的依照档案管理的标准、流程和要求进行，认真的履行和落实自身的职责和义务，以保证档案管理工作的规范化、高效化进行。

2.2 创新和转变档案管理模式

事业单位需要进一步的创新和转变档案管理的模式、手段和方法，根据其实际工作的需要积极的推进这方面的与时俱进，强化信息化建设与发展，重视对档案资源的挖掘和利用，促使其更好的服务于事业单位的创新和发展。科学合理的将现代化信息技术、计算机技术等运用到档案管理实践中，打造电子文档并做好相关的安全管理工作，努力的推进档案管理工作逐渐的向电子化、信息化、实用性方向发展。例如，1）根据相关工作开展和实施的需要，构建完善的信息平台、档案资料数据库、管理信息系统，将事业单位业务活动开展和运行管理中的相关文件资料、信息记录的转化为电子文件、数字化模式，然后存储到相关的文件信息系统平台内，并对其实施统一化、集中性的管理。该系统和平台的构建，还可以实现相关的档案资料信息的深入分析、分类管理，充分的挖掘和理由信息资源，在一定程度上有助于强化各部门之间的有效沟通和交流，也能够详细的记录事业单位各项业务活动开展和实施的情况，并方便档案资料需求者获取相关的信息资料；2）重视分类管理工作的开展和实施，对于不同类型、不同作用的档案信息，需要分类管理、分类存储和归档，避免出现档案资料的不规范管理和利用现象，以实现快速的分类管理和档案资料信息的高效化共享利用。

2.3 创新和完善档案管理体系

事业单位需要根据实际工作的需要构建系统完善的档案管理体系，并完善与之相关的制度机制，进而确保档案管理工作的高效化、规范化开展和实施。例如，1）进一步的提升档案管理工作人员的能力水平和综合素质，定期的组织和开展相关的培训，重视经验的分享和积累，学习和利用先进的技术和手段，促使其准确的把握档案管理各环节工作的要点和重点，以便在具体工作开展和实施的过程当中高效化的完成档案收集、整理、存储、归档、利用相关工作；2）不断地健全和完善档案管理机制和制度，如构建完善的奖惩机制、责任制度，并根据具体工作开展和实施的需要制定科学合理的档案管理计划和方案，以提高档案管理的效率，避免出现管理混乱、管理不规范的现象；3）不断的提高相关的技术，如科学合理的运用电子扫描技术，高效化的将相关的纸质文件、图片等转化为电子文件信息，方便对档案信息资料的存储和利用等；4）进一步的加强档案信息的安全管理，以减少档案数据丢失、遗失、泄露的造成的影响和损失。

3 结语

综上所述，进一步的推进事业单位档案管理思想、模式、手段、方法和管理体系的创新和改革，在提高档案管理的效率和效用，推进事业单位的持续发展中作用突出。事业单位需要重视这方面工作的开展和实施，加大在档案管理和档案资料利用方面的重视程度和投入力度，采取有效的措施和手段提高档案管理的效率和资源的利用效率，促使档案管理相关工作的开展和实施更好地服务于事业单位的业务活动开展和运行管理，以推进事业单位的持续发展。