浅析我国中小企业存货管理存在的问题及其对策

(合肥工业大学管理学院 安徽 合肥 230009)

引言

存货作为企业重要的流动资产项目，占据流动资产项目的50%左右，所以存货控制是企业财务管理的重点，也是企业内部控制的重要环节之一。对于中小企业，组织形式更加的多样，企业的战略也各不相同，如何结合企业的各方面情况，因地制宜，挖掘企业内部潜力，打造扎实的企业基础管理的功底也凸显的更加的重要。这篇文章就是针对中小企业存货管理的目标和手段，吸收前人总结的经验办法上，结合本人的一些想法，提出的一些建议。

一、存货管理的概念及其重要性

(一)存货管理的概念

对于中小企业来说，狭义的存货管理是指企业库存货物的管理，包括产成品、在产品、原材料、包装物等等。因为中小企业存货种类多，内容杂，重视存货管理后将有明显改观。广义来说，存货管理是一种决策机制，控制成本实现最大盈利。综上所述，存货管理是指企业为了降低经营成本，维持正常运转，提高经济效益，而采用各种方法获取存货信息，并在此基础上进行决策规划，科学管理，以保证企业用最低的成本保障生产经营活动以及获得最大利润等工作的总称。

(二)存货管理的重要性

合理高效的存货管理能够帮助企业在市场中发挥优势，降低成本，扩大销售，保障企业生产经营和销售活动的连续性，并且实现收益稳步持续增长。为了达到以上这些好的效果，企业必须有规划、合理地购入、生产和销售存货，降低企业存货占用的资金水平，提高存货周转次数与资金利用率。实践证明，企业要想在复杂的市场经济环境下持续经营下去，务必重视存货的管理和控制。特别是中小企业，规模小，融资难，一旦发生意外，难以从外界寻求帮助，只能靠企业内部消化，而中小企业自身力量不足，会逐步走入困境，甚者会破产清算。鉴于中小企业正处于兴起与资金积累的发展阶段，使存货价值量发挥最大，减少存货的持有成本，降低存货保管风险是重中之重，也有利于提高企业经营效率和获利能力。

二、目前我国中小企业存货管理现状及存在的主要问题

(一)存货流程有问题

中小企业组织结构单一，规章制度不完善，同时不少管理者对企业的存货管理采取一种无谓的态度，往往凭借个人观察、经验数据等进行管理，不能充分意识到存货管理流程的潜在价值。在这种情况下，造成了企业存货采购人员盲目随意采购，没有有效的采购计划，存货库存无法达到最佳供应量。

另一方面，企业缺乏科学的前景预测，管理者通常不愿意花费精力在了解购入需求和销售需求的基础上制定采购计划。从而导致存货库存量过大，占用大量的企业流动资金，产生了很低的存货周转率，而销售未能及时“消化”过多的存货，严重降低了企业流动资金使用效率；存货短缺可能造成生产及销售得不到应有保障，如果企业有偶然或急需用物资等意外情况出现时，一时将无法周转。一旦采用临时采购方式，造成存货成本增加，严重影响了生产与销售进度，若无法按时交货，将给企业带来巨大损失。采购付款无筹备，往往采用现货采购或全额付款的方式，造成企业资金大量被占用，影响企业整体及其他各部门的资金运作链条。存货采购之后，验收入库、储存及生产领用流程不受重视，时常发生账有实无，存货信息严重与实际不符。

(二)会计核算不准确，影响存货信息保存

中小企业资金配置不合理，一般不会发放专门的资金供企业会计人员进行在岗培训。从而相关会计人员专业素质较低，对存货核算科目记录混乱，记账错误。存货采购成本通常包含购入价款、相关税费、运输费、装卸费、运输途中的合理损耗、入库前的挑选整理费用等其他可归属于存货采购成本的费用，但一些企业会计人员将能够直接计入各种材料的采购成本不直接计入，转计入费用科目，或不按一定比例将采购费用分摊计入各种材料的购入成本，从而造成存货的实际采购成本不能准确反映出来。

有的中小企业会计人员任意改变存货核算方法，并没有相关备查簿记录，前后完全不一致。如在计价时，发出材料应负担的成本差异不合理不断变动，有时甚至还有计算错误，降低了存货成本核算的准确性，进而影响当期报告横向可比性、纵向可比性。在验收入库的过程中，如果发生购货单据记录信息与实际入库数量、品质不对应的情况，企业会计懒于寻找措施，通常“睁一只眼闭一只眼”，采取调整账户存货数量与价格的办法，做平存货账。有时发生存货丢失，核算人员利用专业所学，做假账，将私用的存货材料，当作日常领料生产处理。甚至出现即使某种存货没有经过领料生产的记录，也可以将存货消耗，用于生产加工。材料领料单的填制随意性大，有时材料已经出库生产，但采购单据还没有到，期末会计人员也没有按照规定以估计价格先入账，导致成本计量出现错误，与存货实际情况不符。

(三)内部控制机制不健全

楚墨回来时候，念蓉刚好看完最后一篇稿子。她瞅一眼石英钟，凌晨三点。看来楚墨的确喝了不少，他在客厅里划着圈儿，问念蓉：“咱家洗手间在哪？”念蓉扶他去洗手间，他坐上马桶，命令念蓉：“开车。”念蓉苦笑。“怎么喝成这样呢？”她说，“别人不管你，怎么莫高也不送你回来？”

中小企业的高层人员一方面对仓库存货信息不持续关注，另一方面对于企业前景过于乐观，最终导致企业存货采购量远远大于生产所需量，入库保管时间延长，严重占用企业资金；还有的管理人员不实地考察市场情况，有“羊群效应”，盲目采购，不分析企业自身财务状况，资金水平，购买过多价值低的存货，明显造成存货销售受阻，降低了企业的核心竞争力。

有的中小企业未按照不相容职务相分离原则办事，一人兼任多职的情况广泛存在，各部门员工之间岗位混乱，使存货管理舞弊的可能性增大。再加上内部控制技术手段不先进，监督检查机制薄弱，缺乏执行力度，监督部门形同虚设。例如：采购、生产、核算、销售部门之间分工不明确、权责不明晰，无法做到各部门之间相互分离、相互制约、相互监督，信息交流缓慢、传递失真，无法充分共享。如若发生意外事件，各部门、各人员之间利益冲突，相互推卸责任，或者监督部门一个说了算，给企业造成损失。有时，部分供应商为了能够向企业供货，会贿赂采购部门，采购部门不经过严格的存货质量审批程序就进行购货，最终严重影响了企业信誉。还有的企业不重视定期和不定期存货实地盘点的工作，只看重于生产销售，对存货很少进行清查盘点，造成有的存货有物无账，有的存货有账无物，账实不符。或者对相关存货管理人员难以进行一个标准化的监督，不能正确评价存货情况。

(四)信息技术落后

中小企业中对存货管理有着很高信息技术水平的占少数，一方面因为提高存货控制电子化水平所带来的隐形成果还未被充分表现出来，另一方面企业的资金无法支持电子化的投资。但随着企业规模的扩大，仅仅靠人工管理已经无法实现存货控制的需要。另外，即使有的企业实现了信息化管理，程度也不高。通常企业的库房保管人员有着一本手工账簿，记录存货的入库、出库、剩余情况，而其他比如批次、质量等基本信息不够完整，完全依靠人员手工记录，错误程度高，无法保证库存信息的准确性和严谨性，从而生成的信息也缺乏说服力。从根本上来说，中小企业规模小、融资难，资金不够充足，导致前期将资金大部分投入在市场拓展，管理层不重视存货电算化技术，而不愿意花钱购买计算机仓库管理信息系统。企业资金投入在存货管理技术方面严重不足，造成存货管理的计算机水平低，信息共享慢，并在供应商、企业、销售方之间各自断开，无法及时交流存货动态变化情况，管理者也难以通过对外公开的各种报表了解企业现有资产状况，因而对企业未来投资方向不能做出准确判断，在降低存货控制成本上也无法充分发挥作用。虽然一些企业在进行核算的过程中，也采用现代的先进技术，但仅仅满足了核算的需要，对整个存货信息没有进行动态管理，作用也是有限，进而无法实时、高效发挥信息的最大价值。

三、我国中小企业存货管理的目标

存货管理首先要满足企业按照以往生产数据经验的需要，确保产出稳中有涨；要有利于销售，适应市场变动，不至于产生缺乏存货失去销售机会的情况；要维持均衡生产，既不会产生生产能力得不到充分利用的情况，也不会产生生产超出负荷的情况；要尽可能减少采购环节支出的成本，多与供应商谈判，享受商业折扣，采取价格折扣的方式付款；要防止意外的发生，在采购、运输、保管、生产、销售时，避免发生意外。其次，要保证会计核算的及时、真实、可靠，内部报告与对外报告的准确性。再次，要在企业内部营造良好的存货管理氛围，保证一切活动合规、合法，使之和谐、有序发展。最后，要根据企业自身规模情况，关注企业外部经营环境，充分利用国家相关政策支持。

四、解决中小企业存货管理问题的对策

针对本文提出的存货管理存在的问题，相应的提出一些对策：

(一)建立科学的存货管理流程

重视采购过程的管理，制定科学合理的采购计划，采购计划应该符合生产经营以及储备要求。采购之前要对生产部门、销售部门的需求情况进行调查，部门之间应该多配合，多交流，综合各部门的实际情况；对材料市场进行充分的价格调研，货比三家，并考虑市场供求情况以及物价浮动变化。如果有条件可以实施招标采购的方式，遵循公开、公正、公平的原则来选择供应商。采购过程要有专门的监督部门或人员管理监督，杜绝从源头的舞弊现象，各部门、各岗位之间也应该保持持续的相互监督、相互制约，保障采购过程的合规性、效率性。

安全入库管理。材料入库时，应有专门的职员核对数目、品质，确保与合同内容一致。核对入库后，入库员需要特别关注不同材料的存贮要求，注意保持通风、阴凉，避免因为存放不当而造成的损失。

保障合理的存货流量。存货流量管理应该满足两个要素，一是要能满足日常生产销售，二是要能发挥仓库的最大使用价值。中小企业应根据自身经营对象和市场走向，合理预测未来存货使用情况，存货应储存数量，并对存货数量实时掌握；权衡存货的使用情况，配置最合理的存货结构。

加强存货盘点，确保账证、账账、账表、账实相符。仓库管理人员定期对存货清查并记录，使用实地盘点法和技术推算法，定期向财务人员反馈存货实存情况，加强两个部门人员的交流与协作。

(二)存货管理的两种方法

实行存货分级管理。各部门按照存货管理流程制作单据并填写，字迹清晰可辨认，责任明确，保证存货的购入、验收、消耗、生产、运输和销售的每一环节都有原始凭证可查。原始凭证获取后要送至财务部门，留档备查。存货出库时，严格按照计划领用，如有浮动时要及时更新出库单，并同时告知其他部门，需要时进行不定期盘点。

实行存货分类管理。分类管理存货的主要方法是ABC分析法，能够对重要性不同的存货分别管理。ABC分析法就是依据数量分析，以分析对象的各个组成部分在总体中所占的比例作为参与依据，然后进行大小排列，按照对象的比例分为 ABC 三类，依照重要程度分别采取有效对策，而不是“一手抓”，清晰地表现出存货管理的重心，有利于各部门工作产出最大。在管理的过程中，对于重点部分，要详细记录其采购批量、供应商信息、市场价格、准确的进货时间、发出剩余等等，使得存货信息完整，还要进行定期盘点，随时关注采购情况和消耗情况。对于次要的存货，大方向上不停止控制，细节管理可以适当地放宽。

(三)采用专业技术分析

中小企业应该对存货的保管严格监督和控制，任用专业财务管理师测算企业的存货成本，找出使存货购入、保管、运输、出库和沉没成本之和最小时的最佳均衡点；寻找企业最佳的进货时间和进货批次，充分考虑固定成本，变动成本的影响，在不同重要程度的存货总成本与带来的总收益之间作加权分析，找到经济订货批量。同时，应定期计算存货周转次数，用营业成本除以存货的平均余额，存货周转次数越多，说明企业存货周转越快，销售情况好，企业实现的利润相对应增加，表明企业的存货管理水平高；反之，则说明存货占用的企业资金越多，存货管理水平低，应该立即寻找原因，并调整存货管理方案。还应该将此指标与公司历史数据以及同行业其他公司指标相比较，才能更好的做出优劣判断。

(四)强化会计职能

强化会计职能主要包含以下几个方面:会计员、采购员必须分开，各司其职，责任明确，不能一人兼任多职；企业应任用专业知识扎实、实践经历丰富的人才担任财务会计等重要岗位；存货的计价方法有：个别记价法、先进先出法、加权平均法、计划成本法，会计人员必须结合企业自身存货情况，选择适合企业的一种计价方法，不能任意改变核算方法，这样企业才能从中获益；会计人员要及时准确记录存货各项科目，全面掌握存货使用情况，保证账实相符；合理确认存货入库时需要暂时估计价格的情况，待单据到达时要及时调整采购差异，使期末存货价格能够反映市场价格；会计人员应当定期或者不定期抽查存货实际情况，与存货盘点表以及相关账目核对，注意盘点过程发现的存货跌价，取得真实可靠的原始凭证时才可入账；加强会计人员的继续教育，提高会计人员的专业素质与职业道德水平；重视对重要会计岗位的监督，一旦发现问题，及时从源头扼杀，并对相关会计人员做出严厉惩罚；建立单独的会计档案部门，或者由专人监管，原始凭证应该定期装订成册，一般由档案部门保管15年，销毁时，由档案机构和会计机构共同派员监销，单位负责人签署意见。

(五)引入绩效管理

引入绩效管理，将员工薪酬与绩效挂钩，在源头上杜绝了“大锅饭”现象，能者多劳，劳者多得，避免了员工主观上消极行为，惩罚了不良行为。使日常的薪酬发放严肃化、制度化、公平化。企业应根据自身实际情况，健全绩效管理机制，具体实行过程中要按规章执行，公平公正，不能“开后门”，否则将伤及管理人员与部分员工的情感，导致心里出现失落，分散企业的向心力，影响企业职员爱岗敬业的工作态度。

(六)重点培养企业高层管理人员

企业领导人通常是单位的核心，是企业的引路人。特别是中小企业，管理人员的角色更加突出与重要，管理人员的水平直接影响了企业未来的发展，所以加强对企业管理人员的学习和培训显得尤为重要。要注重提高企业管理人员对于存货管理的重视，通过培训增加其对存货的认识，全方面了解存货管理，提高综合素质能力，最终使得管理人员更加了解基层采购员、销售员等工作内容，沟通起来也更加方便快捷；认识到存货管理的价值，制定出更适合企业发展，满足企业实际情况的存货管理方案。

(七)注重存货管理的电子化建设

中小企业要尽快在企业内部引入先进的存货管理模式，达到现代化管理的要求。目前发展最为完整的是ERP系统，即企业资源计划系统，是一种集信息技术与先进管理思想于一身，为企业员工和管理人员提供决策手段的管理平台。主要面向企业进行物料资源、资金资源和技术资源集成一体化管理的企业电子化管理系统。

中小企业引入ERP系统将会产生以下几个方面的积极影响：首先，实现存货的动态监控管理，应用企业资源计划系统，企业可以实现对存货的购入、运输、保管、领用、销售、出库直至退换货和售后服务等所有环节的动态监控，而且还可以避免原来传统物资采购管理过程中存在的信息不对称、资源不共享、管理不连续、监督不到位、短期利益与长期利益矛盾、局部利益与整体利益矛盾等问题。其次，因为实施ERP系统之后，企业的每件存货都会拥有自己的标签码，像身份证一样记录这件存货的价格、供应商、批次、质量、保存环境等信息，扫描仪扫描标签码后可以将存货信息储存在电脑系统。存货领用转移时，都可以通过扫描完成信息移动。ERP的动态技术随时更新存货信息，因而系统基本上能够自动完成存货盘点的工作，不需要手工实地盘点或者技术推算，大大的降低了存货的盘点成本，使存货的盘存变得简单明了。再次，ERP系统储存了所有存货的详细信息，包括价格和数量，如此一来，企业完全可以实现用个别计价法来核算存货的成本，因而更精确地计量存货的出库成本和期末剩余成本，大大提高了会计核算的可靠性和正确性。

(八)营造良好的企业外部发展环境

企业要想在激烈的市场竞争中占据一席之位，仅仅关注内部建设当然是不够的，企业本身就处在内部环境与外部环境的双重环境之下，在企业抓好内部控制的同时，要加强与当地的工商部门、税务部门、财政部门等政府部门的联系，多多关注国家政策。特别对于我国的中小企业来说，中小企业已经占据市场经济的主体地位，国家制定了有利于中小企业与大企业公平竞争的发展规划与规则；建设和扶持有利于中小企业健康发展的社会化促进体系；加大政府对中小企业的财政支持力度；完善对中小企业的行政和司法监督。所以，中小企业应抓住当前的有利时机，争取在政策、技术和环境等方面多多获得政府的支持和帮助。另外，中小企业规模小、经营范围广、涉及税收、工商、银行政策多，加强组织企业内部及时学习法律法规，更新国家政策变化内容，增进与社会政府职能部门的沟通与了解，营造良好的宽松的社会环境，为企业的顺利发展提供良好的外部环境。

五、结论

在我国，中小企业规模小，资金实力不强，抗风险能力弱，在竞争激烈的市场环境中，要想获得长久的发展机遇并能抵抗不期而遇的各种风险，应对自身的存货管理建设给予充分重视，也体现出了建立和健全内部控制的重要性和紧迫性。只有企业上下充分认识到这种情况，中小企业才能从根本上开始改变，重视存货管理。无论任何事情，都不能一蹴而就，要结合企业实际情况，不断探索，不断修正。每个企业都有自身的特殊性，我国中小企业数量，种类又是如此庞大，一一找出不太可能，企业在认识到重要性之后，结合自身实际情况，行业发展，国家政策，建立健全企业存货管理机制，找出一条适合自己，能持续发展的存货管理机制，寻求最适合企业的存货管理模式，降低企业存货管理成本，提高企业的核心竞争力，才是最重要的。