实验室计量标准档案信息化管理探究

郭云霞

摘 要：在实验室质量的管理当中，实验室计量标准档案是有着非常重要的作用的，因此计量标准档案的信息化与规范化管理能够有效衡量实验室质量。本文就将结合对于实验室计量标准档案的信息化管理工作实际状况，分析当前实验室档案管理的现状、问题与对策，对实验室计量标准档案信息化管理的重要性进行阐述，并介绍实验室计量标准档案信息化管理的具体方法。

关键词：实验室;计量标准档案;信息化管理

一、实验室计量标准档案管理面临的问题

（一）计量档案管理工作复杂

无论是什么类型的档案，都是内容相当复杂、种类相当繁多、涉及方面非常广泛的，因此，目前实验室计量标準档案的管理工作所面临的一大问题就是档案的归类不够完善、不够分明。

（二）缺乏专职管理人员

在如今的实验室中，由于诸多因素的限制，档案管理员通常会身兼数职，比如在某些单位的实验室中，就存在财务管理人员同时兼职负责档案管理工作的现象，或者是对实验室物品管理的工作人员兼职负责实验室档案管理的工作。这些现象都体现出了实验室计量标准档案管理面临的问题。

二、实验室计量标准档案管理对策

对于以上两类问题，主要可以采用的两种对策如下：

首先就是可以从对档案的收集、归档、排序、编号等不同的工作出发，制定符合单位实际情况的规章制度和规则，为实验室中每一位档案管理人员提供可行的工作参考，促使实验室管理人员们形成良好的工作习惯，保障档案能够被完整而准确的整理归档。

其次就是为了能够建立一套完整的计量标准档案信息管理体系，相关单位可以设置专职档案管理人员，专门负责对所有文件的存档和归档工作，达到更加全面而专业地做好档案信息化管理工作的目的。

三、实验室计量标准档案信息化管理的重要性

（一）能够保证实验室检测工作的质量

在实验工作中，实验室内的每个仪器都是会产生非常繁多的数据的，对这些实验数据的保存和管理是确保实验正常、准确开展的关键之处，只有确保实验数据准确，才能够保证更好的实验质量。因此，必须对每一场实验都进行非常详细的记录，并将记录数据认真归档，才能为科研工作提供有效保障。

（二）能够提高管理效率

实验室的档案对最真实的工作流程、最详细的实验问题和解决方案都有着极其详细的记录，因此对这些内容进行适当的信息化处理之后，是非常有利于检验人员查看的，就能够有效地防止错误出现，还能够在其他实验出现问题的时候，便于与现有信息化档案记录进行对比，综合分析之后提出更可行的解决方案，提高管理效率。

（三）能够提高工作质量

由于实验室内的工作又多又杂，所以实验数据也是非常繁杂的。那么实验室利用现代化、信息化的办公设备就能够有效处理这些繁多的档案数据，这样信息化管理的方式不仅能够提高工作人员的工作效率，还能够将数据条理化，使得实验室档案管理更加人性化。举个简单的例子，在检验相关材料或报告结果的时候，如果没有将这些内容进行信息化管理，那在档案提取过程中就会出现很大的困扰。相反，如果没有将这些档案数据进行信息化管理，一旦遇到问题就能够通过网络信息技术进行搜索查询，进而解决问题。

四、实验室计量标准档案信息化管理的具体方法

（一）对档案清晰分类

在一套完整的实验室计量档案管理体系中，应该包括很多个档案管理类别，那么在对档案进行分类的时候就应该将所有的档案都列出清单，然后按照这些内容进行分类，按照每个类别进行归档划分，实现分类管理，这样清晰的分类管理方式有效地保证在查阅档案时更加高效、更加准确，保证计量标准档案资料在被修改或调用时具有完整性和有序性。比如，在对这些档案进行管理时，应该对它们进行明确的编号和分类，做出明确分类，并对同级文件进行了不同类别的划分并列出了表格清单。

（二）建立完整的计量标准档案

计量标准档案包括三种类型：第一类就是表格类档案，表格类档案是有专门人员进行记录的，包括对考核内容、温湿度、方法验证以及项目评审等内容的记录;第二类就是证书类档案，证书类档案主要包含实验室计量认证证书、供应商资质证明、计量标准仪器设备的检定以及校准证书;第三类就是其他质量体系文件涉及的实验室相关法律法规、检验标准、质量手册、程序文件等。

对于这些计量标准档案，我们就要对它们建立完整的档案类别，实现计量标准档案的优质管理。

（三）培养人才，提高素质

计量标准档案涉及到的专业知识种类很多，如物理学、化学、农学等，这就对工作人员的专业知识掌握情况提出了更高的要求，不仅应该具有统计能力，还应该具有一定的检测能力。另外，计量标准档案的信息化管理还要求管理人员能够娴熟地操作计算机网络，只有这样才能够实现对档案资源的信息化管理。

因此档案管理工作人员就应该提高自己的专业水平和能力，增强自身的责任感，将各种管理方式有效地结合起来，提高实验室计量标准信息化管理质量水平。

五、结语

实验室档案系统非常庞大，为了能够实现档案袋信息化管理，就要提高管理水平，逐步完善档案管理机制，将实验室计量标准档案信息化管理与人工管理模式相融合，在实践中完善整个管理模式，提高实验室计量标准档案信息化管理质量。

参考文献：

[1]莫若琦.浅谈档案管理工作与计量认证的关系[J].经济学研究，2008（4）.

[2]宋颖.实验室计量认证中的档案管理[J].科技情报开发与经济，2007（1）.