大数据环境下的国企档案信息化管理探析

俞雯静 桂波 高渝 宋若鹏 臧家宁

摘  要：大数据的出现和应用为国企档案管理工作提供了前进思路和发展方向。目前，为更好提升档案管理效率，开拓档案资料价值，在一些国企内部，逐渐推行起了信息化管理的档案管理模式。本文聚焦于国企档案的信息化管理工作，先是分析了大数据时代国企档案信息化管理的优势，随后又对档案信息化管理做出策略分析，以此促进国企档案管理工作的发展和完善。

关键词：大数据环境  国企档案  信息化管理  策略分析

中图分类号：G270.7                           文献标识码：A                    文章编号：1674-098X（2020）10（b）-0144-03

Abstract： The emergence and application of big data provide a forward thinking and development direction for the archives management of state-owned enterprises. At present， in order to better improve the efficiency of file management and expand the value of archives， the file management mode of information management has been gradually implemented in some state-owned enterprises. This paper focuses on the information management of state-owned enterprise archives， first analyzes the advantages of state-owned enterprise archives information management in the era of big data， and then makes a strategic analysis of archives information management， so as to promote the development and improvement of state-owned enterprise archives management.

Key Words： Big data environment; State owned enterprise archives; Information management; Strategy analysis

在国企管理系统中，档案管理是一项非常重要的工作。然而，在传统档案管理模式下，档案管理的效率较低，并且往往需要投入大量的人力、物力进行档案管理工作。而随着国企事业的发展壮大，这种传统的档案管理模式已经难以满足企业发展需求。因此，当前，随着大数据和计算机技术的进步，国企档案管理正逐渐向信息化管理的方向转变。本文认为，信息化管理不仅能改变之前传统管理模式下存在的诸多弊端，并且能为国企的档案管理事业提供更加多元的发展方向和探索空间。因此，有必要针对国企档案的信息化管理展开详细讨论。

1  国企档案信息化管理的优势

从总体上看，国企档案信息化管理具备高效、准确、共享的特质。在对档案进行管理时，通过充分发挥计算机、大数据的优势，能有效提升档案管理的科学性和便捷性。具体来讲，国企档案信息化管理具备以下优势。

1.1 提升档案管理效率

在传统档案管理模式中，档案的管理一般是通过人工录入、手动筛选和摆放等来进行的，在这种模式下，企业往往需要投入较大的人力和物力来对档案进行专门化管理。而通过在档案管理中引入大数据技术，从而将纸质档案转变为电子档案，工作人员在进行档案管理时，工作效率会提升更快。具体体现在以下几点：首先，档案储存效率提升。在传统的档案储存模式下，工作人员往往需要花费大量功夫进行档案接收、入库和存放工作，而在信息化管理模式下，只需要在计算机上进行操作，便能实现电子档案的即时接收和入库。其次，档案查找效率提升。在传统纸质档案的管理中，要想查阅特定档案，工作人员往往需要根据档案摆放标准、查找档案摆放位置，经过一系列繁琐的程序，才能查阅到相关档案，而在信息化管理模式下，工作人员只需在计算机内输入档案的编码或名称，便能即时调出相关档案，从而实现档案查找效率的提升。再次，在人员管理上，传统档案管理往往需要花费更大的人力进行管理，而现在，在国企的档案部门，往往只有一两位人员在负责档案管理事项，这一方面减少了国企的人力成本，另一方面也减轻了工作人员的压力，提升了工作人员的效率。最后，在信息化档案管理模式下，档案不再需要纸质版的呈现形式，这在某种程度上也实现了减少纸质浪费，促进资源节约的目的。

1.2 保证档案清晰记录

档案管理的目的便是对企业、部门、人员的来源、过往信息进行记录，从而对其进行信息调查和背景洞悉。然而，在傳统档案管理模式中，由于档案更多是以纸质版形式呈现的，因此随着时间的流逝，纸张很可能出现褪色、发黄、卷页、残页的现象，从而不利于对企业或员工过往信息的准确获取。而在大数据时代，由于每个人的信息都可以转换成一定的符码，并通过合理有序的形式表现出来，因此，这种电子版的记录更便于信息的保存。在信息化档案管理中，任何一个人的信息不会因年代久远而褪色，任何人的身份不会因档案丢失而备受质疑。信息化档案不仅能清晰地记录最初纸质版档案中所具备的所有信息，还能对更加细节的内容进行准确记录，如图像、日期、数据等。此外，当前许多国企都引入了智能化数据保护机制，通过加密算法、区块链等技术，能有效避免不法人员对档案的更改，从而最大化保护档案安全，提升档案价值。

1.3 促进档案内容远程共享

对许多国企而言，在进行项目合作时，往往需要先对合作伙伴进行档案共享，从而使双方获取关于彼此的可靠信息、巩固双方的合作。在信息化档案管理模式下，企业能突破传统纸质档案信息共享的局限性，打破双方的空间距离，从而实现档案内容的远程共享。档案共享主要是基于大数据技术而进行的，主要原理如下：首先，数据信息能被实时记录。当前，由于许多资料都能转化为电子版，这就使得企业内部的信息、企业发展的概况以及企业人事的变动等都能转化为数据，在数据库中记录下来。其次，数据信息能被智能化分析。专业的档案管理人员会对数据库中的数据进行分析，在分析时，有时也会结合自动化技术、人工智能技术等，对数据信息进行智能化排列和组合，从而将纷繁复杂的信息转换成有序排列的有价值的资料。最后，档案内容被远程共享。即专业人员通过使用远距离通讯设备，便能实现点对点即时传播，从而促进档案内容的远距离共享。

2  国企档案信息化管理的策略分析

2.1 做好硬件设施建设

功能完善的硬件设施是做好档案信息化管理的重要物质基础。目前，国企内部还广泛存在着硬件设施跟不上的情况，具体体现在思想和行为两个方面：在思想层面，许多国企内部的档案管理人员认为，档案管理信息化便是利用计算机进行电子档案的输入、保存和调取等，从而忽略了对路由器、计算机设备等的关注;在行为层面，档案管理人员对硬件设备的维修和保护工作还较为滞后。当前，一些国企单位还保留着许多较为老旧的计算机，这些计算机年代久远，使用时间较长，里面的软件更新速度慢、有的甚至经常发生卡顿现象，这些问题的存在，有时甚至导致电子版档案甚至还不如纸质档案的管理效率高，从而极大制约了信息化管理的前进步伐。

2.2 做好档案更新工作

做好档案管理工作，主要可以从以下几点展开：首先，定期对档案进行更新，包括对纸质档案和电子档案的更新。在更新档案时，要清除无效档案、规范档案格式、补充缺失档案等。一般而言，先更新纸质版档案，随后在此基础上实现电子版档案的自动更新。其次，更新管理手段。在对传统纸质档案进行管理时，管理人员通常采取的是分层管理的手段，即根据档案信息和信息的重要程度对其进行分类，对其中一些涉及机密信息的档案进行加密处理，只有在满足特定要求的情况下才会公开档案内容。那么在进行电子版档案管理时，也可以采取这种分层管理的手段，比如可以将秘密文件派给专人进行保管，要想查阅涉密档案，必须要有上级领导批示。

2.3 开发智能化档案管理系统

智能化是当今许多行业发展的大趋势，随着人工智能技术、计算机技术、大数据技术的进步，人们可以在生活的方方面面实现行动和管理上的突破和创新。而在档案管理方面，智能化档案管理系统结合了计算机和大数据的优势，理想中的智能化档案管理系统，能充分实现档案的自动查询、归类、管理、筛选等工作，从而使整个流程处在有条不紊的自动化管理之中。

对一些具备实力、资金的国企来说，可以在智能化档案管理方面做出尝试。具体能从以下三点做起：第一点，需要增强数据分析能力。智能化的前提是具备强大的数据洞察、数据清理和数据分析能力，因此，对国企而言，可以通过引进人才、加强技术培训等方式，不断增强数据库的数据分析能力。第二点，需要增强智能化档案管理能力。对国企内部的档案管理人员来说，其原始的档案归类、档案管理知识还可以继续使用，但是在原有档案管理的基础之上，还需要不断做出创新，增加对智能化管理的学习，从而实现人工管理和智能化管理的有机结合。第三点，要对智能化管理系统做出定时更新和维护。正如每一个电子软件都会随时间推移而不断更新，对智能化管理系统而言，也是如此，它需要经过持续的更新，相继推出2.0、3.0版本，来不断完善自身的功能，从而使档案的信息化管理工作做得更好。

2.4 提升管理人员综合素质

为提升管理人员的综合素质，主要可以从以下几点做起：首先，提升档案管理人员的技术应用水平。在这里，技术主要包括计算机技术、大数据技术、硬件维修技术等。通过定期开展技术培训、进行技术竞赛等方式，能有效提升管理人员的技术应用水平。其次，增强档案管理人员的综合统筹能力。在档案管理中，由于档案录入、归类、摆放、调取等是一项较为繁杂的事务，因此要不断增强档案管理人员的综合统筹能力。最后，提升档案管理人员的职业责任感。档案记录着过去，连接着未来，档案关系到许多员工的未来发展，因此在进行档案管理时，要增强档案管理人员的责任心和道德感，加强对职业道德的建设，从而使档案管理工作落实地更好。

2.5 建设数字化档案馆

建设数字化档案馆，往往要经历一套系统的程序：首先，需要国企各个部门之间的相互配合。在国企内部存在着多个部门，在建设数字化图书馆时，除了发挥档案管理部门的作用，还需要广泛调动其他部门的参与。比如，技术部门可以为数字化档案馆的建设提供技术支持，人力资源部门可以为数字化档案馆的建设提供人才资源统筹表，其他部门可以为其提供人手和信息等。其次，需要建立统一的数字化管理平台。为节省效率，在建设数字化档案馆时，需要建立一个统一的平台。在平台之上，各方信息相互聚集，众人出谋划策，从而在思想的交流碰撞中，搭建出比较科学合理的管理平台。最后，要意识到数字化档案馆的建设是一项长期工程，只有不断更新里面的档案信息和操作流程，才能使数字化档案馆永葆长青。因此要做好长期作战的准备，在之后的岁月里，不断完善其功能。

3  结语

随着大数据时代的来临，人们的一举一动、各类信息都能以数据形式保存下来，这极大地方便了个人信息的数字化管理。本文首先分析了在国企当中，对档案进行信息化管理的优势，如提升档案管理效率、保证档案清晰记录、促进档案内容远程共享。其次又结合笔者自身经验，为如何促进档案信息化管理提出了建设性意见，如做好硬件设施建设、做好档案更新工作、开发智能化档案管理系统、提升管理人员综合素质，以及建设数字化档案馆等。

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