艺术家档案文献的生成：论处置

李欢欢 孙铭晗

“处置”（Deposit）是档案学中的一个重要问题，在学科内部偏重归档和储存的相关工作。但艺术家档案更偏重材料的整理与分类。艺术家的档案材料往往与生活用品随机叠摞在一起，缺乏有序性，在未经整理和处置之前处于不同程度的私密状态。档案材料只有在经过处置之后，才变成序列清晰的“文献”，开放给未来的研究者。

对艺术家材料的整理是北京大學“中国现代艺术档案”（CMAA）的日常工作之一。CMAA以方便未来的研究为宗旨，帮助艺术家整理档案材料，建立便于检索的数据库，之后归还艺术家实物材料。CMAA也将纳入北大国史（共和国研究）中心，所做工作将成为国史档案的一部分。近两年，CMAA通过王明贤档案、倪军档案的工作，不断完善工作方法。本文是艺术家私人档案材料成为“文献”过程中“处置”环节的工作札记。

这些琐碎的工作记录，在CMAA的工作中，通常隐没在“文献”背后。但如果生成文献的过程缺乏这些处置规范，往往容易受到诸多偶然、主观因素的影响，失去其坚实和厚重，也失去了档案材料作为文献的意义。

1.艺术家档案的处置流程

为便于叙述，本文将档案工作对象即艺术家称为甲方，将档案工作者称为乙方。

1.1前期沟通与准备

1.1.1制作表格、单据

乙方在明确具体工作对象之后制作《××档案原件处理登记表》电子表格，拟定《××档案材料移交签收单》。

1.1.2初步讨论档案工作

乙方应向甲方明确：档案工作的目的及意义、档案材料收集类型及范围、档案工作方式、档案工作拟定进展深度、档案工作周期及持续时长。甲方应向乙方提供：档案存放地点及可能的工作地点定位、档案材料原文件、相关资料分类与内容讲解。

1.1.3制订工作计划

乙方成立专案工作组，确定档案工作人员及职能分配；制定走访甲方的闭合路线，协调出行方式，提前准备工作用品。甲方需提前对档案材料进行预处理，在乙方到达之前，准备好一个工作周期所使用的材料。

1.2制作档案

1.2.1交接文件

乙方与甲方提前确定上门时间，乙方前往甲方处交接文件，将甲方提供的文件信息登记在《××档案原件处理登记表》中，以流水号编号，登记后的文件装入档案盒中，盒上需注明编号号段、工作人员名单、工作日期、档案类别，侧面标注盒子序号、分类。整理与登记工作结束后，拟定《××档案材料移交签收单》。当日工作结束后乙方应取回《××档案原件处理登记表》《××档案材料移交签收单》、已登记好的档案材料原件。

1.2.2扫描档案材料

扫描专员应熟练掌握扫描仪操作流程。为确保扫描后材料的还原度最大化，扫描专员在扫描时应秉承使电子文件完整、高清的宗旨，所有工作人员需遵循统一标准。

1.2.3保存档案材料

为确保扫描期间档案材料的安全，实体材料应由专人、专区看管，电子资料应采取硬件、网络双载体保存，硬盘接入电脑时需关闭电脑网络。

1.2.4记录档案工作

乙方需做好《××档案问题札记》电子表格，以记录档案工作中出现的问题与解决方法。表格每个工作周期更新一次，更新后修改文件后缀日期为当日。乙方应注意方法论的完善与积累，工作经验与常用工具应有所记录并在工作团队中分享。

1.3归还档案

乙方在下一个工作周期前往艺术家处整理、录入新的文件，归还处理完毕的文件。新一份《××档案资料移交签收单》中，除基本信息以外，需注明归还文件类型、归还数量、编号范围。

2.艺术家档案处置细则

2.1实物材料预处理

乙方在前往甲方处之前，需要提前准备的工作用品包括但不限于：笔记本电脑、硬盘、相机、扫描仪、铅笔、橡皮、签字笔、便签、胶带、订书器、取钉器、长尾夹、档案盒、A4纸。

当档案总量明确时，乙方可以在整体了解档案材料之后，再量身定制档案盒。测量每一份实物材料的实际尺寸以及所有实物材料总的“厚度”，作为制作收纳盒的尺寸依据。如果特殊尺寸材料数量较少，或可不再另做特殊尺寸的收纳盒，而依照原有的折叠方式，与相应的材料一起入盒保存。

乙方获取材料后应整体阅览，对整体材料的基础信息进行大致的先后排序与分类。对于文件交接时可能涉及的文件分类以甲方分类为第一标准，在甲方未对档案进行分类时，乙方应以年代、类别、事件等划分材料。将相同材料（例如同期报纸一式多份）、相关资料（例如期刊类、信件类等）合并、排序；剔出内容明显残缺不全或不能确定其完整性的、破损的材料，等待最后处理。优先为完整材料编写流水号，以利于整体材料流水号的大致流畅。乙方遇到不明文件时，应向甲方询问文件在登记表中如何命名以及文件时间、地点、相关人物等信息。整理过程中，乙方需对实物材料进行必要的清洁，遇到纸张发霉、有灰尘之类需去除，并妥善存放、保管实物材料，以免携入无关材料或遗漏需要处理的材料。

2.2表单的制作与使用规范

《××档案原件处理登记表》用于记录档案文件信息，表头需包含：文件编号、文件名、位置号、类别、标题、文件时间、备注栏。

《××档案材料移交签收单》作为档案材料交接工作的证明文件，内容需包含档案工作单位名称、工作人员名单、取件时间、取件类型、取件数量、文件编号范围。一式两份由双方共同签署，各自保存一份。

档案材料经信息录入、扫描、处理、归还之后，如需要再次使用原件，需要在《××档案原件处理登记表》中的备注栏进行备注，并在《××档案材料移交签收单》中有所体现。

为实施后续搜索和档案材料的再处理，对于已归还的文件，甲方不能变更档案盒中的文件，也不能改变档案盒的放置位置；如有变更则需及时通知乙方，并由乙方在《××档案原件处理登记表》中进行备注。

2.3档案编号原则

2.3.1编号的构成

流水号由甲方姓名首字母缩写+6位序號的两段式编号依次编写，例如：AA000001、AA000002。扫描后的图像文件应新建文件夹以甲方首字母缩写+编号+文件名的三段式编号命名，例如：AA000123画册、AA000124手稿；文件夹中，同一文件的多个元件应以甲方首字母缩写+编号-序号的两段两级式编号命名，例如：AA000123-1、AA000123-2。由于同一编号下的实物材料可能不止1页、版、面等，这时流水号就需要结合符号组成结构。档案工作开始前，每个流水号“内部”的连接符号如“-”“（）”的使用，需要在工作组内部明确并以此贯穿始终，以使流水号在每个档案元件个体、层级、类别之间互不冲突，且意思明确，同时可避免后期工作中不必要的时间损耗。

位置号由文件所在地+文件所在档案盒序号+文件所在档案盒中的顺序组成，例如：××北京家中书房书架第一层1号档案盒1。扫描结束后，乙方按甲方的具体要求，对各种类型的材料分开处理，装盒后编写位置号。至于甲方要求的更进一步的小分类，可以在《××档案原件处理登记表》中增加分项，如在“类别”栏增加“类别3、4、5……”，也可利用“备注”栏增加“备注3、4、5……”。要注意的是：这些小的分类是根据个别甲方的特别要求来增加的，不需要运用在其他档案中。电子版表格、数据库中的信息与相应实物通过位置号相互关联。

当装订在一起的材料中包含了不同内容的材料（如不同日期、不同内容的期刊），或文件装订顺序与本应相连的内容不一致时，流水号可以用不同的，位置号用相同的，在其后加“-1”“-2”等（因为它们被订在了一起）。如果一沓材料中，有一些材料相同于此前已编写了流水号的材料，那么便不用再给它们重新编号，而是通过备注等方式写清材料内容与材料之间的关系。

在扫描过程中，实物材料没有按照流水号的排序摆放、扫描专员在扫描后随意摆放档案材料、扫描仪内部的程序设置等因素都会导致扫描文件的编号与档案资料信息登记表中的编号不一致，这需要在核对过程中一一修改。

2.3.2在实物材料上编号

乙方在取得甲方同意后，用铅笔在材料右上角标注流水号。特别情况下，例如为避免标注在内容上，标注位置可能需要稍做改变。

2.3.3借助便签编号

将写有流水号和文件名的便签贴在材料上。如果甲方同意在实物资料上面编号，那么可以在扫描后把便签取下，再用铅笔做标注。在此需要注意规避回形针、长尾夹等工具生锈对材料的影响。

2.4实物材料信息录入

乙方录入的各种信息应与实物资料保持一致，以便于查找。例如名称为繁体字的材料在录入时也需要使用繁体字。

2.4.1材料拆解与装订

有些档案材料年代久远，纸张脆弱，加之材料装订叠加处材料内容间隔紧密，这使文件的扫描存在难度。此类材料在今后的保护问题也需要加以重视。对于已装订成册且纸张脆弱的材料，在整理、扫描时要特别小心。如遇文献展、相关研究需使用原材料时，需要考虑如何在减少对材料损坏的前提下使材料最大限度地便于翻阅。

当遇到已装订成册的材料，装订过于紧密而难以直接扫描时，乙方可以在征得甲方同意且不损坏文件的前提下对文件进行拆解，直接拆除铁钉、棉线或用小刀裁开胶粘部分。考虑到纸质材料的脆弱性，拆开的材料不再装订，在保证每一张材料上均已标写流水号、位置号的前提下，直接按照每一张材料之间最初的位置关系堆叠入盒。

2.4.2存疑材料的处理

档案材料有可能会出现错别字，如果在语言输入系统中找不到与原材料中相同的“错别字”，在数据库的登记时写正确字，在全文录入时，在错别字后面加“[]”，里面写上正确字，比如：表[标]准。当材料中文字不确定、材料残缺无法看清时，乙方可直接向甲方或经其他渠道求证。

2.5扫描档案材料实物

经过数据化的档案材料如果在当时已经处理得当，就不需要再次扫描。扫描完装订后的文件或许不再被翻阅，但它们也具有了被研究的可能性。如果档案材料未经数据处理，又无法供人翻阅，这些材料就成了没有意义的死材料，逐渐损坏殆尽。

由于档案材料往往为一次性获取，为确保扫描文件内容完整，便于电子文件等制作，扫描图需保证文件四周边缘可见，图片精度>300dpi，可见面都需扫描。为便于辨认和分类，档案文件不论何种类型，同一张纸正反面依次扫描，不可一次同时扫描多张。文件扫描为电子版后，仍需由乙方进行三方核对，使电子文件、实体文件、登记信息一致，检查图片是否完整（四周边缘可见）。如若出现扫描件缺损、漏扫等情况，应由扫描专员及时返工，并由档案负责人再一次向其明确工作标准。基于扫描仪对扫描件尺寸的限制，超出限定尺寸的档案材料需要拼接扫描件存档，扫描时要尽可能保证其折叠处和断裂处内容的可辨识度。

当扫描件上有尘土、霉斑、碎屑时，应及时清理，文件褶皱将导致扫描件不完整，在扫描时需抻平原件扫描。遮挡物与褶皱无法解决时，应在后期修图时借助Adobe Photoshop等图像处理软件还原其原貌。