关于加强建筑工程监理资料管理工作的探讨与建议

焦凤芹（青岛市工程建设监理有限责任公司， 山东 青岛 266071）

0 引 言

随着我国经济实力与科技水平的稳步提升，房地产建设行业得到迅猛发展，建设工程质量受到广泛关注，促进多种监理制度和监理手段的制定和发展，并进一步优化了各种管理措施，使得建筑工程项目中的监理工作更趋完善。监理过程的实质是信息资料管理的过程，工程资料是工程管理工作的具体反映，也是国家工程建设管理部门开展检查的重要方式，各参建方也越来越重视资料管理工作。实现建设与监理文件资料的同步性与有效性，对促进项目有效管理控制起到重要作用。同时，监理资料是工程项目实践的总结，对监理部门具有重要的学习价值，对提升监理自身的工作水平具有重要意义。笔者结合自身实践经验，就工程项目建设监理资料管理工作进行简要分析和讨论，并提出相应的建议和对策，希望给以后的研究者提供参考。

1 建筑工程监理资料管理的重要性

监理工作是建筑工程施工过程中最重要的组成部分之一，工程项目建设全过程都离不开监理工作的支持。在实际工程施工过程中，监理人员要对工程施工质量展开全程监督管理，以提高工程施工各分项目的工程质量，积极推动建筑工程项目顺利实施和工程项目健康持续发展。针对工程项目建设过程中所存在的诸多问题，建筑监理能够从总体出发，监督建筑工程进展，严密监控各种问题及隐患，对施工全过程施行动态管理，以保障工程项目合规合法地建设。

我国相关法律法规明确规定，在工程建设过程中形成的准备文件、施工文件、最终竣工图和监理文件等都要有明确且详细的信息记录。坚实保障建筑工程监理资料的真实性、有效性和全面性，对问题源头的可追溯性具有重要意义。这需要在工程建设的全过程中，严格根据工程实际状况和法律要求，真实记录建筑工程监理资料，确保数据准确、有效；除此以外，还要妥善管理建筑工作过程中所产生的其他各类文件。这些信息为工程检验、评估、结算，以及调解处理合同争议等提供扎实依据，从而有效推进整个建筑行业的规范化管理。

2 建筑工程监理资料的特点

（1）信息来源广泛。监理信息资料来源广泛，包括业主单位、承建单位等各部门，建筑项目设计、招标、实施等各阶段的各单位，合同管理、施工管理等各方面。为保证监理判断决策的及时性和准确性，必须要求信息收集符合完整性、准确性和及时性的要求。

（2）信息数据量庞大。构建工程监理信息资料库，须牵涉众多协作关系，既要符合国家及地方政府颁布的政策、法律法规、技术标准规范的要求，又要掌握工程计划和实际进度资料，跟进施工进行对比分析。

（3）资料数据动态性。构建工程监理信息资料库，是一个跟随工程进展实时变化的动态过程，需要及时对信息进行整合、收集和处理。监理需要动态控制监理信息的收集、加工、整合、传递和反馈。

3 建筑工程监理资料管理存在的问题

（1）监理资料收集滞后。监理工作信息化的快速发展对资料管理提出了新要求。监理文件资料的管控重点在于其同步性和动态性。施工资料滞后，与项目进展不同步，严重破坏了其真实性和有效性，削减了监理监督的成效。目前的建筑监理资料信息电子化服务发展还处于摸索阶段，构建现代化监理资料管理系统，仍要依赖于有效的软硬件设施条件。

（2）建筑工程监理资料信息不完善。目前的建筑工程监理资料过多地将关注点放在成果记录上，对施工过程中产生的实时资料不够重视，从而给建筑工程资料管理工作的组织带来不利影响，并严重影响监理资料的时效性。与此同时，在这些建筑工程监理资料中，还存在无效信息、虚假信息，有的信息甚至无法判别其真伪，不仅浪费企业管理资源，还给企业发展埋下极大的隐患。

（3）相关从业人员的专业水平参差不齐。企业竞争日趋激烈，为了压缩运营成本，许多企业会减少监理用人数量，或者使用廉价劳动力，如选择非专业人员或专业水平相对一般的工作人员参与建筑工程的监理工作。为了降低管理费用，许多企业取消了对内部工作人员的业务培训并降低考核指标。这都会给建筑工程带来监管力度不足等问题。监理工作待遇相对较低，无法提高工程监理人员的工作积极性。不健全、不规范的工程监理势必造成建筑工程管理混乱，管理资料难以追溯，也必然给工程质量带来诸多隐患。

4 对加强建筑工程监理资料管理的建议

（1）规范建筑工程监理资料的管理制度。建筑工程企业要按照监理资料管理的相关法律法规严格约束监理工作，并且结合企业实际需求，建立完整的建筑工程监理资料管理规章制度，使得监理资料管理规范化、标准化。例如：信息归档、整理分类、立卷、签字和盖章等手续应严格按照建设单位、监理单位的有关规定执行，并且接受建设单位的业务指导和监督，形成管理制度、工作制度和考核制度；制定严格的奖惩制度，以激发工作作风良好的员工的积极性。

（2）完善建筑工程监理资料的管理设施。加大投资力度，配备齐全的硬件资源，以保证监理资料保存的完整性。例如：设置专门的资料室，做好防尘、防虫、防光、防有害气体等措施；配备一系列自动化办公设备，监理部门与其他各单位所有的来往函件均采用统一格式，由计算机进行打印，以确保信息整合的规范化，并且及时做好纸质、电子版资料文件的归档管理工作；在项目建设监理实施过程中，派专人负责工程信息的归档管理工作，使监理工作更加规范化、程序化和标准化。

（3）提升监理资料工作人员的综合素养。监理工作人员作为监理工作的主体，其专业能力和综合素质水平对监理工作的有效开展具有重要影响。企业在进行监理人才招聘时，必须严格考核和审查应聘人员，同时制定相应的人才培养计划并做好考核工作，以加强对监理人才的监理专业知识教育和职业素养的培养。工程监理资料管理从业人员也应主动学习专业技能，提升自身业务水平；严格执行国家相关法律法规和公司规定，规范资料存档工作，保证监理信息的有效性、完整性。

（4）明确职责，加强责任意识。鉴于监理资料管理的重要性，需要建立健全责任机制，明确分工、落实责任，形成闭合流程。具体而言，就是对每个控制环节提出明确而具体的要求，使整个工程监理资料规范化、标准化；相关工作人员对所记录资料的规范性、真实性负责，避免出现资料管理缺失，确保监理资料的连续性、完整性。

（5）加强资料的同步性和真实性。对建筑工程文件材料收集不及时，是导致档案资料信息不完整的最主要原因之一，坚持文件材料收集管理与工程建设同步是解决这一问题的有效措施。监理机构应及时整理、分类汇总监理资料并按规定组卷，形成监理档案。只有及时、有效、真实的监理资料，才能反映项目的实际情况并具有可追溯性。

5 结 语

建设监理资料是工程建设过程真实、公正、全面的反映，是建筑质量评定、索赔争议时的重要记录资料。监理资料的管理水平反映了项目管理水平、监理工作的质量和监理人员的素质，是企业对外的形象窗口。高度重视监理资料管理工作，及时将监理资料整理归档，有利于改善项目监理工作，提高企业管理水平，促进监理行业向科学化、规范化和标准化方向发展。