浅谈新时期县级档案馆信息化建设问题及应对措施

冯秀琴

摘要：随着社会科技的快速发展，使得信息技术已经得到了广泛的应用，有效的提高了工作的效率和质量。档案馆作为档案收集和保管的机构，是我国档案事业的主体，直接影响着我国社会经济的发展。在当前信息化时代背景下，传统的工作模式已经不再适应时代发展的需求，亟需档案馆在开展工作时加强档案管理的信息化建设，创新档案管理模式，从而提高工作的有效性，促进档案馆的可持续发展。基于此，本文就新时期县级档案馆信息化建设中存在的问题进行分析，并提出一些解决对策，希望能提供一些有价值的参考。

关键词：新时期;县级档案馆;信息化建设;存在问题;应对策略

引言：

档案管理工作是一项具有保密性和专业性的系统工作，近年来，全国各级档案馆都加强了档案信息资源的开发力度，旨在为社会发展提供優秀的档案服务工作。但在实际的档案工作中仍存在诸多的问题，如档案管理工作人员业务能力不强，档案管理模式单一、陈旧、缺乏现代信息技术的有效应用等等，严重的影响了档案馆档案管理工作的质量和效率。因此，在新时期下对县级档案馆工作进行变革十分重要，县级档案馆需要加强信息化的建设，提高档案信息的收集、归纳、整理和运用的效率，使档案工作朝着现代化管理方向发展。

一、档案馆信息化建设的意义

1、提高了档案管理的工作效率

档案管理工作是对档案信息的收集、分类、整理、归纳和保管，具有很大的工作量，在传统的档案管理工作中需要投入大量的人力和物力，并且工作效率较为低下。而档案管理的信息化建设，使得档案管理工作实现了数字化、自动化和网络化。工作人员通过计算机进行档案信息的录入，可借助网络实现数据的共享，有效的提高了工作的效率。同时，信息化档案管理还便捷了对数据信息的分类和保管，使工作人员能快速的对档案信息进行统计和打印，进而有效的提高了档案管理工作的有效性。

2、便于信息的检索查询

传统纸质的档案管理模式不利于档案的保存、检索和查阅，档案管理人员在进行档案信息检索时，需要花费大量的时间进行查找，严重的影响了工作的效率。通过信息化建设，在进行档案的检索和查询时，可以借助互联网实现即时查询，丰富了档案管理人员对信息查询的方式，有效的节省了档案检索查询工作的时间，提高了工作的效率[1]。

3、提高了档案工作的可控性

传统的档案管理工作大都是人力手工进行的，既费时费力，又容易出现各种错误。而通过信息化管理模式的应用，使得档案管理通过计算机进行操作，有效的提高了档案工作的可控性，减少了错误出现的几率，加强了档案信息管理的效率。此外，信息化档案管理能够进一步拓展档案馆社会职能的发挥，更加完善的管理党和国家以及地方、行业有长久保存需求的档案和史料，更加好的保存社会记忆、维护历史真实面貌。

二、县级档案馆信息化建设中存在的问题

1、档案馆信息化建设缺乏科学的指导

当前，我国档案馆信息化建设工作仍处于不断探索的过程，国家及有关部门暂时还缺乏对档案馆信息化建设的科学指导，这就使得县级档案馆虽然认识到了信息化建设的重要性，可在具体实施过程中却由于缺乏科学的指导，导致信息化建设中存在各种问题，埋下了安全隐患，并没有形成系统化的建设体系，只是死板的按照上级的要求执行，从而影响了档案信息化建设的效果[2]。同时，由于地域之间存在的差异性，不少县级档案馆都没有针对本地区的实际情况进行信息化建设，从而导致信息化建设脱离实际，没有满足本地区发展的需求。

2、档案馆信息化建设资金投入不足

资金问题是影响档案馆信息化建设的重要因素，档案馆作为非营利性机构，其资金的主要来源为政府的拨款。但由于档案馆信息化建设的周期较长，并且需要购进大量的基础设施，搭建内外部的网络系统，同时，还需要定期的进行维护，这就需要大量资金的投入。但在实际工作中，政府部门的资金投入有限，档案馆缺乏资金来源的渠道，从而在信息化建设过程中捉襟见肘，导致各种问题频发。

3、档案馆信息化建设人才严重缺乏

人才是实施科教兴国的关键，但在档案馆信息化建设中却存在人才严重缺乏的问题。产生这一问题的原因有很多种，其主要为：首先，档案馆工作人员编制较少，而且流动性较小。其次，档案馆被人们认为是“清水衙门”，薪资待遇相比其他单位存在一定的差异，导致很少有人才愿意来到档案馆工作。最后，大部分人都认为档案馆属于养老单位，使得档案馆人员老龄化严重，工作人员的工作意识存在偏差，缺乏工作的积极主动性，从而无法有效的吸引更多的人才，并且也留不住人才。

4、档案馆信息化建设地域差异明显

我国国土幅员辽阔，这就使得不同区域的经济发展也不尽相同，一些发达地区在进行档案馆信息化建设时具有良好的条件，财政支持力度也较大，使得信息化建设的水平和进程都较高。而一些相对经济不是很发达的地区，则不具备良好的信息化建设条件，使得档案馆信息化建设进程缓慢，限制了本地区档案馆的可持续发展[3]。

三、县级档案馆信息化建设中问题的应对策略

1、完善档案管理的基础设施

完善的基础设施和管理设备是档案管理工作高效率和高质量的前提性保障，也是信息化背景下档案管理工作创新的必要措施。当前档案信息资料数量的不断增加，需要全新的设备给予支持，因此，档案馆要充分的认识到档案管理工作的重要性，积极的引入先进的设备和设施，例如温度和湿度调节设备，紫外线消毒设施以及档案查阅设备等，防治档案受到潮湿和温度的破坏，保证档案保存的质量，为今后的档案信息查询提供良好的基础[4]。同时，加强信息化、数字化档案管理的建设，将传统的纸质档案工作管理模式转化为信息化的管理模式，确保纸质档案与电子档案的一致性，建立起档案数据库以及各个部门和档案数据库之间的联系，将工作数据和档案信息及时的上传至数据库，保证档案管理工作的效率和质量。

2、加强档案管理人才的培养

人才是档案管理中的主力军，在当前新时期背景下，档案馆要树立以人为本的工作理念，加大对档案管理人员能力的培养，采取有效的措施吸引更多的人才投身到档案管理工作之中，进而推进信息化建设的进程。首先，档案馆要改善当前的工作环境，积极的改进工作人员的福利待遇，从而有效的吸引高素质的专业人才。其次，加强档案管理队伍年轻化建设，解决当前老龄化的问题，鼓励更多的年轻人参与到工作之中，提高档案管理信息化建设的有效性。最后，加强对在职人员的培训，一方面加强对档案管理人员信息素养的培养，定期的组织档案管理人员参加培训活动和座谈会，使其能与时俱进的学习和掌握先进的档案管理理念和手段，能熟练地掌握各种信息技术以及软硬件设备的使用，从而提高档案管理人员的信息化水平[5]。另一方面要加强对档案管理人员的职业道德培养，提高工作人员的责任感，进而在信息化建设过程中能做好认真负责。另外档案管理人员自身要树立正确的工作观念，要意识到档案的管理工作对于档案馆的发展和员工的利益都是重要的保障手段。

3、整合档案信息资源

在新时期背景下，档案馆信息化建设的重点在于建立档案信息的共享平台，从而借助信息化技术实现档案信息开发和利用的效率。对此，县级档案馆要加强档案信息数字化的建设，使原本纸质的档案信息实现信息化，建立完善的档案数据库，提高档案信息的分类、检索以及保管工作的效率，保证纸质档案与电子档案的一致性。同时，加强符合国家标准的档案管理软件的应用，推进档案数据的技术整合，并且加强网络平台的建设，向公众提供档案信息查询平台，实现档案资源的共享。

4、加强档案信息安全保障体系建设

安全性是档案管理工作的基本原则，因此，县级档案馆在信息化建设中要加强安全体系的建设，从而保障档案管理的安全性。首先，做好内部局域网与公众网之间的隔离，保障档案信息传输的安全性。其次，加强对计算机设备的安全管理，做到专人专管，防止档案数据信息的泄露。再次，做好档案数据的备份，建立恢复系统，从而在出现意外或人为事故，导致档案数据的破损和丢失时，能通过备份恢复系统实现对档案数据的恢复，保障档案数据的准确性。最后，加强档案信息安全防范技术的应用，要在安装监测系统和报警系统，防止外界的入侵，保障档案数据及设备的安全。

结语：

总而言之，在当前新时期背景下，县级档案馆要及时的转变工作理念，加强档案管理信息化建设，加强对人才的培养，加强档案安全系统的建立，从而有效的提高档案管理的信息化水平，提高檔案管理的工作效率。

参考文献：

[1]盖厦.浅谈档案信息化建设存在的问题及应对措施[J].办公室业务，2018（07）：42

[2]陈向平.县级综合档案馆信息化建设的几点思考[J].办公室业务，2019（09）：36-37

[3]李长海.对县级档案馆档案信息化建设的创新研究[J].才智，2018（25）：200

[4]葛艳梅.县级档案馆信息化建设的现状与对策[J].兰台内外，2015（02）：30

[5]侯静波，冯翠芝.档案信息化建设存在的问题及应对措施[J].黑龙江档案，2009（01）：56