对事业单位档案信息资源共享问题的研究

史大贵

摘要：本文笔者结合个人从事档案管理工作的实践经验与相关参考文献，就目前事业单位档案信息资源共享存在的相关问题展开粗浅的探讨，并就如何提高事业单位档案信息资源共享提出几点个人建议，以期通过笔者的阐述能够为促进事业单位档案信息资源的深度开发与利用奠定有益的基础。

关键词：事业单位;档案信息资源;共享

前言：

在现如今的档案界档案信息资源共享已经成为人们热烈讨论的重点话题，这不仅仅是因为推进档案信息资源共享，有利于降低事业单位的档案管理成本，更有利于提高事业单位的档案信息利用效率，并且能够更好的满足人们对档案信息资源的迫切需求。所以，做好事业单位档案信息资源的共享则具有十分重要的现实意义。为此笔者即结合个人研究经验与相关参考文献，就事业单位档案信息资源共享的相关问题展开粗浅的探讨，以期促进事业单位档案信息资源共享的可持续健康发展。

1.事业单位档案信息资源共享存在的相关问题

第一，部分事业单位的档案信息化手段相对落后。虽然现如今绝大多数的事业单位都已经引进了数字化技术，采取了电子档案信息管理模式，但是受到传统纸质档案管理模式的影响，以至于部分事业单位尚未完全实现信息处理，仅仅只是利用计算机保存档案信息，没有使用专门的档案管理软件进行系统管理。同时，部分事业单位在档案信息化管理过程中，其软硬件设备相对较为落后，且更新不够及时，也就大大的影响了事业单位档案信息资源共享的顺利实现。

第二，事业单位档案管理开发的利用率相对较低。我国事业单位的档案管理工作，因为长期处于部分条块分割、地域分割的状态，以至于想要对不同部门的档案信息进行统一化的保管，进行全局性的统筹相对较为困难，也就进一步加大了对档案信息资源的共享难度。并且因为档案管理工作往往无法为事业单位产生直接的效益，所以很多事业单位对档案管理工作也缺乏重视，导致事业单位的档案管理工作处于被动的局面，而一些能为社会大众或者单位团体带来有效价值的档案信息也就无法发挥出应有的作用，档案信息资源的共享率势必越来越低。

第三，事业单位档案管理信息安全的保障不足。事业单位的部分档案文献中存在着一些机关秘密信息，一旦泄露出去会给事业单位乃至整个国家造成不可估计的巨大损失。所以，安全性始终都是档案管理工作的首要重任。然而目前部分事业单位在信息化建设过程中，缺乏对信息资源的安全保密处理，并且对审批借阅环节把关不严，缺乏公开共享的档案信息资料的审查程序，也就大大的加剧了档案信息资源泄漏的可能性，也就给事业单位档案信息资源共享的可持续发展带来了巨大的阻碍。

第四，事业单位缺乏综合型档案管理人才。想要实现档案信息资源的录入、保存、搜索、分享就必须要依靠计算机。所以计算机可谓是档案信息资源共享的重要载体。也正因如此，要想推动档案信息资源共享的开发与利用，除了专业的档案管理知识以外，还要具备计算机应用知识以及网络信息技术。然而目前事业单位中从事档案管理的人员并不全都是档案管理专业，不仅专业知识缺乏，更是无法数量的运用计算机开展档案信息化的相关工作，也就导致了事业单位档案管理信息共享开展困难。

2.促进事业单位档案信息资源共享的几点建议

第一，加强事业单位档案信息化的建设工作。档案信息资源共享是依托于档案管理信息化建设之上开发而來的。所以要想实现事业单位档案信息资源共享，首先就应该做好事业单位档案信息化建设工作。为此，事业单位应该引进符合自身发展需求的软硬件设施，并利用扫描仪、计算机等现代信息技术，实现对图片类、文字类等档案信息的数据化信息保存。同时，利用创新档案管理手段，与上下级及平级相关单位建立内部局域网，建设档案信息资源共享平台，实现与不同部门不同地区间的档案信息资源共享，让更多的人们能够通过在线档案信息的资讯与交流，使档案信息资源真正活起来，通过信息资源共享更好的为大众服务。

第二，强化事业单位档案信息资源的统筹与规划。事业单位档案信息资源共享，其本身就是一项十分繁琐的系统化工作，无论是从信息资源的整合，还是信息资源平台的构建，再到信息资源的共享，都需要基于对档案信息资源全局统筹规划的前提下。所以要想推动事业单位档案信息资源共享，就必须要构建一个统一领导，分级管理的事业单位档案管理机制，组建具有国家权威的、能够统筹全国档案信息资源共享建设整体工作的领导机构，以扭转事业单位在档案管理上整体性差、条块分割的局面。

第三，确保事业单位档案信息资源共享的安全性。事业单位档案信息资源共享必须要基于信息安全的前提下进行。所以事业单位必须要从硬件设备，管理制度，软件技术等三个层面入手，强化档案信息资源的安全性。在硬件设备上，事业单位要做好档案室与信息存储设施的安全防护等;在制度方面，事业单位内部应建立健全安全保密责任机制，签订安全保密责任书，并按照标准对应共享的档案资料进行共享前的安全审查等;在软件技术层面，应建立信息安全保护措施，引进数字加密技术，建立健全档案信息网络管理机制，加强对其传输运行中的监控管理等。

第四，提高事业单位档案管理人员的综合素质。事业单位要想推进档案信息资源的整合共享，就必须要不断提升档案管理人员的专业能力与信息化素养。为此，事业单位对现有的档案管理岗位人员，应当建立定期的培训机制，进行系统的培训，以适应档案现代化共享发展的需要。并且还要引进熟练计算机技术，并具备档案管理专业技能的综合性人员。

结束语：

社会信息化的不断演进，使得人们对档案信息的获取需求日益加深，为此要想满足人们对信息的实际索求，就必须要加强档案信息资源的共享，以此为基础打破时间、空间等因素对档案信息的桎梏。所以，事业单位在今后的档案管理工作上，还要对档案信息资源共享给予进一步的深化与探索，从而为大家提供更为优质的文献资源，成为推动事业单位稳步发展的有效内在动力。

参考文献：

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