探讨行政事业单位现代化人事档案管理建设的意义

王淑华

摘要：行政单位的现代化人事档案管理建设，可以使其自身的基础管理水平与效率得到明显的提升。在本文中，将详细探讨行政事业单位建设现代化人事档案管理的意义，并基于此来分析在实际工作的建设过程中，应当采取哪些具体措施，以此确保现代化人事档案管理工作的准确落实。

关键词：行政事业单位;人事档案管理;现代化建设

引言：

在实践工作中，行政事业单位的人事档案管理模式是否效果，决定了行政事业单位其自身在管理上能否取得更好的成绩。但由于传统人事档案管理存在着诸多弊端，使得行政事业单位在人事档案管理上难以取得相应的成绩。为此，需要研究并应用现代化人事档案管理模式，以使人事档案管理能够高效保质。

一、行政事业单位现代化人事档案管理建设的意义

（一）解决实际问题

在行政事业单位对实际工作的展开过程中，通过建设起现代化的人事档案管理体系，能够有效的解决其中存在的实际性问题，从而实现相关工作在效率以及质量上的提升。而且做好相关的行政档案管理工作，还可以使行政事业单位能够技术的发现自身在进行内部行政管理时存在的问题，并且提升行政事业单位的基础管理水平。对于行政单位来所，任何工作人员在进入到单位以及正式进行工作的过程中，人员的相关人事档案便随之一同调入到了单位当中，而通常员工人事档案中，都包含着员工的基本资料以及其成长发展的具体经历，如职称资料等，而行政单位在对内部人员进行调整的过程中，通过现代化人事档案管理体系，便能够在行政单位进行人员变动、科室调整、队伍优化等任务时，更加准确、高效且合理的完成相关的人事调动任务，从而保证行政单位的发展[1]。而且通过现代化的人事档案管理，还可以帮助行政事业单位解决在管理过程中出现的问题，为其同相应的管理依据，使行政单位的决策人员能够不断的调整与优化单位自身的岗位分配以及设置模式，令人事档案能够在行政事业单位进行内部管理时的作用得到发挥，并提升其自身的利用效率，保障事业单位的稳健发展。

（二）消除传统人事档案管理的弊端

传统的人身档案管理，往往存在着多种弊端，影响着人身档案管理工作的效率与质量。这是由于在传统的人事档案管理中，纸质档案是其主要的档案存放形式，并且通过相应的档案柜来完成人事档案治疗的储存。而一旦单位自身没有对人事档案的目录进行精细化的处理，那么便会导致相关人员在进行档案的调取，需要耗大量的时间来调查档案，使整体调阅的速率大幅下降。同时，在传统的人事档案管理模式下，人事档案会被集中在一处，而相关人员或是行政事业单位下辖的异地分支单位想要对人事档案进行调阅时，需要耗费更多时间在两地之间的往返上，并且在进行人事档案的调阅使还要经历多个环境的申请与报批，不仅需要耗费更多时间，在档案的调阅上也存在这不变，使行政事业人事档案的相关应用效率难以得到保障。此外，纸质档案因为自身的特点，往往存在脆弱性，不仅在阴雨天气下容易受潮，并且大量纸质文件的堆积还形成了相应的火灾隐患，为单位的消防安全工作造成了额外的负担。

而通过现代化的人事档案管理将电子信息技术融入到人事档案管理工作当中，建立其相应的人事档案电子信息管理体系，将人事档案存储在电脑硬盘当中，不仅使异地分支单位能够更加高效便捷的完成对人事档案的调阅，还能够在进行人事调动的项目时，通过大数据等先进的电子计算机技术来参与到其中，进一步提升人事档案管理的工作质量与效率，而作为基础的纸质文件，也能够通过电子信息管理技术来建立起高效的信息目录，使纸质文件的调取得到了保障。但是应用了现代化的电子信息技术进行人事档案管理，也要注意加强单位自身的网络安全建设，防止不法分子对人事信息进行窃取与破坏，以此来保障人事档案数据信息的安全。

二、行政事业单位建设现代化人事档案管理的相关措施

（一）建立严格的规章制度

为了保障现代化人事档案的管理工作能够得的有效落实，行政事业单位应当建立其专业的人事档案管理团队，并以此来建设起人事档案的日常管理体系，以保保障行政事业单位的顺利展开。而在此过程中，也要实现对信息化管理技术的有效应用，通过计算机来辅助管理人员对相关档案进行收集与归档，并建立其严格的档案调阅体系，避免档案出现损失，以保障现代化档案管理措施的档案解决实际问题的意义能够得到充分发挥。

（二）做好档案的甄别归档

甄别归档工作，是行政事业单位落实现代化人事档案管理工作的重要内容。对于行政单位来所，无论采取的是信息化人事档案管理措施，还是传统的纸质档案，在人员完成相关档案的调取时，一定要做好档案的核实工作，确认档案调取后只完成了对应的处理任务[2]。此外，还应当定期的对人事档案进行清理与检查，查缺补漏，保障人事材料的完整性。

（三）加强档案管理的信息化辅助。

通过电子信息技术，能够大幅提升行政事业单位人事档案管理的效率与质量，但其对应工作的展开首先应当遵循好档案管理工作的保密原则，而后行政事业单位需要适当的加大信息化管理的辅助力度，通过计算机、扫描仪等设备将传统的纸质档案文件转为相应的数据，并以此为基础建立起完善的人事档案数据库，通过纸质档案以及电子档案来构建起对应的双重管理模式，实现行政单位人事档案管理的动态化与网络化。

（四）注重档案管理队伍建设

在落实现代化人事档案管理的过程中，队伍建设的是否完善，是保障现代化人事档案管理落实效果的重要标准。为此，要保障人事档案管理人员能够掌握一定信息技术知识以使其能够有效的利用信息化技术辅助档案管理工作的展开。

结论：

综上所述，行政事业单位通过对现代化人事档案管理的建设，能够有效解决单位在发展的过程中所遇到的实际问题，并消除传统人事档案管理工作的弊端，而在进行实际建设时，可以通过在规章制度、甄别归档、信息技术辅助、队伍建设等方面采取相应策略，以此来保障现代化人事档案管理工作的顺利落实。

参考文献：

[1]潘艺.加强事业单位人事档案现代化管理的思考[J].办公室业务，2019（12）：163-164.

[2]肖浪.行政事业單位现代化人事档案管理建设的意义和对策[J].办公室业务，2019（07）：135.