关于对办公室公文精益化管理的思考

毕妍

【摘要】在公文精益化管理理念逐渐普及的大环境下，办公室中公文管理水平得到了一定的提升。本文通过对常见的办公室公文管理问题进行深刻剖析，研究改进思路、提出解决措施，积极将办公室的公文运作处理能力发挥到最佳状态，围绕安全、准确、及时、保密的原则，进一步实现办公室公文管理的精益化。

【关键词】办公室  精益化管理  公文处理

公文又称文件，指的是公文文书。在国家政府机关、企业、社会组织的工作和管理中制定的文书。由于办公室的工作复杂琐碎，稍微马虎就会导致一些问题的出现。虽然当今办公室公文管理水平已经逐渐提升，但其中仍然存在着些许不足。因此，要求工作人员积极改进工作思路，促进公文管理的精益化与规范化。

一、办公室公文管理中存在的问题

首先，文件接收登记分类模糊。文件接收是指按时接收外部送到公司或者机關单位的公务文件，其中包含资料、文件、信函、电报等。办公室在接收涉密公文、一般公文时没有按照类型和文件的重要程度进行细致化分类，这为之后的管理工作造成阻碍。其次，缺乏公文的传阅管理。公文的传阅是企业或者单位文秘部依据领导审批的传阅意见，第一时间将接收到的公文或者其他资料提供给相关部门工作人员和负责人进行查阅办理工作。公文的传阅记录缺失会使公文的行踪不明、阅览速度受限，出现公文积压、丢失文件等问题。最后，公文的交接过程不清晰。在公文归档工作中，不需归档与应归档公文的区别不够清晰，致使工作效率下降。

二、办公室公文管理的精益化管理策略

（一）规范文件接收登记管理

按照部门办公室的职责，进行清晰分类精益化管理。第一，对于政府类涉密公文，应进行单独的分类登记保存。同时，涉密文件的登记、接受工作需要依照《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》等法律规章进行。对于涉密文件需要及时进行单独登记，依照文件之间的关系、保存价值、特征分类登记，确保涉密公文信息的完整性、安全性。比如，省局的公文需要区别于一般的涉密公文和一般公文，单独收发、登记、保存。第二，纸质类型的公文需要单独存放。同时需要依照相关规定进行单位或者公司纸质文件的编号、登记、盖章、发送、保管操作。纸质公文登记应依照登记表做到详细记录，确保文件的科学分类与合理保存。其三，对外来邮件的登记。办公室在收到外来邮件时，应立即拆封，按照具体标准在登记表中记载编号、名称。其中涉密类文件要单独存放，将该文件提送至部门主管进行拟办，供领导批示，依照领导的指示意见送到相应的部门办理，同时在公文登记表中详细记录。注意应及时收回传阅的文件，并仔细存放。

（二）创建文件传阅登记表

公文传阅登记表可以有助于对公文的实时登记追踪，以免出现公文积压或者丢失的现象。办公室需要依照流程对各种类型的文件进行登记。比如，利用传阅登记表，对登记文件的编号、接收人、送阅单位、接受时间、备注、退回时间等数据进行及时的跟踪登记，避免造成公文的积压、泄密、丢失等问题，还可以在问题出现之后利用传阅登记表找寻责任承担人。另外，办公室人员需要具有文件保密意识，以及警惕心理。比如，在公文的归档、保存、调取、登记、查阅等流程中，严格按照相关管理制度执行操作，确保涉密公文的安全。

（三）强化公文交接登记管理

其一，需要将不归档与归档的案卷详细区分，将归档的文件交由档案管理员处理。其二，交接的文件名称目录需要一式三份，档案盒中放置一份，接受部门和移交部门手里各一份，另附《移交备考表》，其中将移交人、交接时间、接收人等信息详细记录。其三，目前先进的档案管理软件可以帮助工作人员提升档案的管理效率，是办公室中普遍应用的管理方法。在文件的交接中，双方需要仔细检查文件的情况、案卷中文件的数量，判断是否与移交目录中文件的数量相一致。其四，公文交接工作需要严格办理，符合条件的文件在办理移交时，双方各执移交目录一份，在检查核实无误之后方可登记签字，其中办公室的公文交接需要半年之内做到纸质公文与OA公文交接一次。

（四）升级公文流转监督管理

工作人员需要强化公文流转的督查办理能力，提升办公的效率。比如，一般要求重要公文流转时限为1日、复杂公文或者多部门相关的公文做到3日之内完成。同时需要将公文信息及时记录，依照要求在处理表上注明处理的期限。同时公文的管理单位应当按照公文办理要求的重要程度，加以询问处理，积极监督有关部门及时进行公文流转操作。防止因职责不清晰造成无人管理的现象。另外，需要履行督办职责。比如，创建公文催办制度，在一般情况下15个工作日内进行一次，遇到重大事项需要立即督办通报，从而提升公文的流转速率，改进工作效率，提升管理水平。

（五）做好文件归档管理

工作人员在接受发送文件时注意做好文件的归档、保密工作。办公司管理人员需要及时将传阅后和完成办理的企业、政府文件，进行分类、整理、归档。其中涉密文件需要独立存至文件保险柜内，以保障文件的安全性和完整性，还可以于次年的3月末之前将文件移送至档案室。

三、结论

在现代社会职位分工的不断精细和专业条件下，精益化管理的工作方式已经来临。因此，要求工作人员需要充分将精益化管理理念与办公室公文管理相结合，积极将办公室由粗放化管理转为精益化管理，将公文处理做到精益求精，实现办公室服务效率与工作质量的双重提升。

参考文献：

[1]贾萍.浅谈企业办公室公文处理的规范[J].办公室业务，2017，（16）.

[2]白茹.关于对办公室公文精益化管理的思考[J].办公室业务，2017，（06）.