能源央企ERP系统财务管理的业务架构与流程标准化

2020-02-12杨如意张海滨祝敬伟赵俊杰

今日自动化 2020年1期

杨如意，张海滨，刘晓，祝敬伟，赵俊杰

（1.国电内蒙古东胜热电有限公司，内蒙古鄂尔多斯 017000；2.国电电力发展股份有限公司，北京 100101；3.北京华电天仁电力控制技术有限公司，北京 100143）

某大型能源央企提出要建设“数字企业”、“智能工厂”、“智慧企业”，进一步提升煤炭、火电、新能源、水电、运输、化工、科技环保、金融等下属业务板块的协同能力[1-3]。集团层面和行业板块间在人力资源管理、财务管理、物资管理、燃料及销售管理、设备管理、项目管理业务的共享服务，推动组织结构、管理模式和业务流程的优化[2-5]。因此，有必要建设集团级ERP（企业资源计划，Enterprise Resource Planning），以集团决策、管控以及业务经营管理需求为出发点，推进集团一体化集中管控系统的建设，实现业务互连、数据互通、数据共享，形成集团公司统一的信息化工作平台，为集团发展提供更为有力的支撑。

本研究拟分析某能源央企ERP系统财务管理模块的体系架构、建设内容与标准，以实现财务系统与板块业务的无缝衔接、过程痕迹化和全程风险管控。本文的分析有助于了解智慧企业和大数据的思想方法在ERP系统财务板块建设中的应用。基于紧耦合、一体化、各管理层级集中化的建设原则和全集团集中式部署，形成统一的、集中的数据管理平台，促进集团的组织变革。

1 ERP财务业务架构

国家能源集团一体化集中管控系统ERP 包括：人力资源、财务、物资、燃料管理及销售、设备管理、工程及项目管理六大业务功能模块，通过系统的集约化管控，实现集团或区域共享服务，实现业财一体。财务系统的总体业务架构分成服务申请应用（前台）、财务共享服务（中台）和业务系统（后台）三部分。

（1）财务系统前台包含用户登录、服务申请应用等服务提报功能。用户登录是基于集团统一身份认证门户进入到电脑端或者手持移动端。服务申请应用包含：业务报账、资金管理、税务管理、影像系统、电子会计档案、合同管理等。

（2）通过财务共享服务处理中台将服务申请应用和业务系统（ERP 系统、费用报销系统等）无缝连接起来，财务共享运营平台承担着管控和服务两大职能。共享服务处理包含：共享服务管理、共享单据管理、服务运营管理、集成管理四个应用。在财务共享服务中，用户通过登录统一身份认证门户，进入前台的服务申请应用提报财务核算的服务申请，传递到财务共享中心进行制证审核，审核通过后，自动生成财务凭证，一单到底，全程跟踪。从业务单据提报到共享处理完成直至归档，业务单据相关的影像附件信息全程伴随，在流程的任何一个环节都可以进行调阅审核，保证业务处理流程的完整性。通过电子会计档案系统完成系统单据、纸质单据影像等全档案信息的保存归档工作。

（3）业务后台由业务系统和基础数据组成。后台的业务系统是由人力资源管理、财务管理、销售管理、物资管理、设备管理、项目管理等 ERP 子模块组成。基础数据包含主数据管理、人员数据、属性管理、数据标准、组织结构等基本数据管理内容。

2 ERP财务管理内容

ERP财务管理模块中一级流程的业务内容包括销售应收、采购应付、费用报销和职工薪酬、税务核算、资产核算、成本核算、资金收付、投资核算、总账核算、财务凭证协同、财务合并报表管理。

（1）组织架构管理。财务管理按照具体业务职责和控制颗粒度设置主管岗、初审岗、复核岗等。主管岗可以查看负责范围内所有岗位的业务清单。组织机构与数据权限关联，实现对用户可处理待办的分配和控制。灵活支持组织机构单位调整、岗位设置和员工分配。

（2）费用管理。费用类型是业务类型的总称，各单位可根据实际业务配置费用类型并授权给单据，可根据费用类型配置审批流程进行单据的审批流转。如：办公费、差旅费、业务招待费、出国人员经费、会议费、行政车辆费、宣传费、党费、福利费等。在费用管理中，审批人类型是关联费用报销系统和工作流平台获取审批人的桥梁。

（3）知识管理。知识管理提供信息收集和管理企业内部的知识和经验，包括制度、流程文档、岗位操作手册、问题及解决方案等；支持问题解决自动转化为知识；支持对知识信息的收集、管理、检索、访问控制。

3 ERP财务系统标准化

ERP的财务管理标准包括流程标准、核算标准和风险管控标准。ERP财务系统的标准化内容包括：

（1）财务主数据。主数据是企业运作过程中经常使用的基本数据，长期存储在数据库中，集中存储并且可在各级组织结构上维护各种视图以便在各种业务场景中使用。比如：物料主数据、供应商主数据等。资产主数据是根据集团对资产核算的制度及要求，对固定资产分类、固定资产目录编码、折旧年限、残值率、折旧方法进行统一规范。在 ERP 系统实施过程中，结合集团资产核算规范，进行系统设置。财务主数据包括业务伙伴主数据、资产主数据、银行主数据。

（2）数据编码。公司代码需由单位财务人员提供公司代码申请表（需二级单位负责人签字）、组织架构申请表、注册单位信息、营业执照（电子版）给集团进行备案后才能申请公司代码。特别总账标识由 1 位编码构成，由 A-Z 字组成，以业务英文简称首字母为第一编码规则，后续编排按照字母顺序编排。税率由 2 位编码组成，由 0-9 数字和 A-Z 字母组成，进项税以 J 开头后续为数字流水及字母流水，销项税以 X 开头后续为数字流水及字母流水。业务伙伴主数据编码由 8 位编码组成，业务伙伴名称以企业注册单位信息为准，员工以公司代码+部门描述+员工姓名进行命名。

（3）成本中心。成本控制范围是管理会计的组织结构单元，用来核算企业的收益及费用支出使用情况。所有的成本中心（即费用发生单位）都将包括在此成本控制范围中。成本中心是企业内的最小职责单位，消耗企业资源来完成规定的任务。成本中心是费用发生单位，是每一笔成本、费用的具体接收者，并能实现对成本费用的控制与考核。成本中心命名由各级单位根据实际情况进行命名，可以是部门名称、成本归集对象名称等。

（4）内部订单。内部订单是公司为计划、收集、监视和结算在公司内部进行的特定操作或任务，更好的进行分析决策所建立的订单。内部订单分为统计型和实际过账型内部订单，其中统计型内部订单是汇总、统计成本数据，进行管理分析使用，不做成本费用的实际结转；实际过账型内部订单则需要将内部订单成本费用按实际发生情况进行结转。

（5）利润中心。利润中心是公司内部的一个组织单位，处于成本中心的上层，可以是任意一个需要归集利润的内部组织单位。利润中心可以根据地理、产品类别、业务类型划分。利润中心可提供独立的资产负债和损益表。

（6）会计科目表。会计科目表是 ERP 系统中会计科目的汇总，每个集团可以定义多个会计科目表，每个公司代码必须分配一个会计科目表。会计科目表编码由 4 位编码组成，ERP系统建议在同一核算系统内根据核算需求设置会计科目表。会计科目由 10 位编码组成。根据集团会计核算的需求和不同科目类型的科目设置特点，编制会计科目时，ERP 系统遵循 4-3-3和 4-2-2-2。4-3-3 编码规则定义为前 4 位按标准会计科目设立，其后每三位一级，每一级编码是从 1 开始流水编码。4-2-2-2编码规则定义为前 4 位按标准会计科目设立，其后每两位一级，每一级编码从 1 开始流水编码，不足位以 0 补充。