集团ERP物资全过程管理中的风险管控点分析

2020-02-12刘琳鸽张海滨贾顺杰杨如意赵俊杰

今日自动化 2020年1期

刘琳鸽，张海滨，贾顺杰，杨如意，赵俊杰

（1.国电内蒙古东胜热电有限公司，内蒙古鄂尔多斯 017000；2.国电电力发展股份有限公司，北京 100101；3.北京华电天仁电力控制技术有限公司，北京 100143）

某大型能源集团提出要基于一体化集中管控系统ERP（企业资源计划），实现资金流、物流和信息流的数据共享与业务集成，以提升煤炭、火电、新能源、水电、运输、化工、科技环保、金融等产业的标准化、规范化、精细化及高效协同能力[1-3]。集团ERP物资模块的业务包括主数据管理、需求管理、采购管理、库存管理等，物资模块在各产业板块、各分子公司之间，仍存在数据编码不统一、信息共享不足、管理标准不一致、运营效率低下的诸多问题[4-6]。因此，有必要基于ERP系统打造集团至上而下数据编码和业务标准均统一的物资一体化管理，深度整合人、财、物、项目等企业经营关键要素，提高集团ERP物资及采购管理的效率。

本研究拟分析某大型能源集团ERP物资管理模块的业务流程标准化和过程风险管控点，通过风险管控点的智能识别与智慧监督，以提升集团一体化的物资风险管控能力。本文的分析有助于了解ERP物资模块中物资主数据、需求计划、采购管理等关键环节的风险点，通过风险点的快速辨识和有效管控，提高集团物资管理的风险预控水平。

1 主数据风险点

集团ERP物资模块业务为主数据管理、需求计划管理、采购管理、库存管理等。主数据维护管理为物资主数据、供应商主数据。物资主数据的风险管控点及管控措施包括：

（1）物资主数据评估类维护错误。风险为维护错误会导致后续记账错误。风险管控措施为在系统中建立物资分类与评估类的对应关系，并在维护过程中自动进行检查和校验，以防止或减少产生错误数据。

（2）物资主数据利润中心维护错误。风险包括：维护错误会导致后续记账错误。风险管控措施包括：在系统中配置并校验各各单位允许使用的利润中心，从而避免或减少维护出错的机率。

（3）新增物资编码在一定期限内并没有实际投入使用。风险为集团“主数据使用率”出现指标考核。风险管控措施为提高主数据申请准确率，基层单位和子分公司严格审核，减少出现主数据使用率过低的情况。

2 需求计划风险管控点

需求计划管理为生产物资计划、项目物资计划、固定资产计划、低值易耗品计划、框架预测计划、紧急物资计划、服务计划等。需求计划中的风险管控点及管控措施包括：

（1）需求计划中可能包含已淘汰或已停产的物资。风险管控措施包括在数据管理上，将不允许使用的物资编码进行冻结处理；通过系统提报的需求计划进行多级审核，审批过程中严格进行把关。

（2）需求计划提报的物资与实际需求不匹配。风险管控措施包括对系统提报的需求计划，进行多级审核，审批过程中严格进行把关。

（3）计划信息提报不准确，相同计划重复提报。风险包括：计划反复回退修改，影响后续采购业务执行；增加采购频次或造成库存积压。风险管控措施包括：修改系统控制归属部门的权限，增加审批功能，提高计划的准确率；通过规章制度、考核机制等措施提高实施的准确性。

（4）计划价不合理。风险包括：询比价或招投标目标价偏离市场价，造成询价失败、流标或采购价虚高，影响采购执行效率或增加生产经营成本。风险管控措施包括：在ERP系统中提供历史采购价格作为参考信息，供审批人员在审批过程中进行审查。

（5）需求计划的需求日期未考虑采购周期，未考虑物资编码申请周期，未按管理规定在截止日期前上报需求计划，未在规定周期内审批采购申请。风险包括：影响到货及时率，影响物资计划提报及时率，影响采购申请上报及时率，影响采购执行进度。风险管控措施包括：通过规章制度、考核机制等措施，提高计划的及时性。

3 采购管理风险管控点

采购管理包括采购订单管理、寄售补货订单管理等。采购管理中的风险管控点及管控措施包括：

（1）采购订单信息与合同信息不一致。风险为后续记账有误。风险管控措施包括不允许采购人员在ERP系统中对合同生成的订单进行物料、数量、价格等信息内容的修改，即采购人员只能修改合同信息，采购订单信息由系统自动同步。

（2）供应商送货时不提供采购订单号。风险包括：仓库管理人员收货时无依据。风险管控措施包括：系统提供通知供应商采购订单号功能，同时要求供应商送货时应提供采购订单号，对长期合作供应商可与供应商在协同平台上进行发货业务协同。

（3）采购订单的时效性不匹配。风险管控措施在采购订单确认环节，重点关注供货时间约定，与实际需求时间不匹配的及时与供货商联系协商。

（4）报价内容与采购订单内容不匹配。风险管控措施增加订单生成后，采购单价与历史采购平均单价比对功能，差异大的物资需对采购单价做专项分析、澄清。

（5）采购申请处理及时率差。采购申请从创建到传输至采购管理系统（SRM系统）的处理时间长。如果采购申请处理不及时，会产生平衡利库结果不准确、影响生产的风险。风险管控措施包括：通过“采购申请处理及时率”评价指标，对业务单位进行考核。

（6）供应商未根据采购订单要求到货日期送达货物。风险为物资紧缺。风险管控措施为通过采购订单执行情况统计，分析采购订单到货情况形成预警，采购人员对供应商进行跟催；通过供应商评价相关管理规定对供应商履约情况进行评价。

（7）紧急物资采购的审批程序不完善。紧急物资采购是指不可预知的突发事件发生后，为避免损失扩大，实施故障处理、事故抢修、抗灾抢险等所需物资的需求计划。紧急物资采购分为需求计划和采购申请。紧急物资采购采用的是临时简化程序，存在采购手续不完整，监督链条不全面的风险。紧急物资计划管理的业务流程为紧急物资需求计划提报、审批紧急物资需求计划、生成紧急物资采购申请、审批紧急物资采购申请、提交紧急物资采购申请、SRM系统接受采购申请并执行处理结果、采购订单处理流程。

紧急物资采购的风险管控措施：①需求部门相关人员在紧急采购结束后，按照集团公司采购管理办法要求，进行需求计划、采购申请的补录，需求计划须随附集团公司统一赋码的物资编码；②需求部门负责人对上报的紧急物资需求计划进行审批，将不合格的需求计划退回至需求部门重新修订提交，审批通过的需求计划产生的采购申请流转到物资管理相关部门；③物资管理相关部门、公司主要负责人对形成的采购申请进行确认审批，审批通过的采购申请提交到采购管理系统（SRM系统），审批未通过的采购申请退回修改；④审批通过的紧急物资计划，由计划人员提交给采购人员进行采购过程的补录处理。

4 库存管理风险管控点

库存管理为生产物资收货、项目物资收货、固定资产收获、低值易耗品收货、服务验收确认、生产物资领料、项目物资领料、低值易耗品领料、可利用物资领料、剩余物资退料、供应商退货、公司内库存调拨、公司内设备或物资调拨、公司间库存调拨、库存盘点、库存物资报废、库存减值处理、废旧物资入库、废旧物资处置、修旧利废、寄售物资入库、代管物资管理、联储共备管理、借还件管理、成品入库、自制加工件入库等。

库存管理中的风险管控点为：（1）验收物资入库结果不准确；（2）需求部门超计划领料；（3）仓库管理人员误操作其他库房出入库；（4）废旧物资长期大量积压不易保管；（5）领料单提报部门错误；（6）领料单提报的物资与实际需求不匹配；（7）领料单提报的物资与实际领料物资不匹配；（8）库存物资长时间不领用；（9）可能存在提报之后长时间未领用的领料单占用库存；（10）验收部门未及时验收或验收后未及时通知仓库部门入库；（11）各子分公司未将闲置的设备或物资及时在系统内操作为闲置状态；（12）到货物资验收及对验收物资入库不及时，未按相关标准验收，过程流于形式；（13）寄售物资补库不及时；（14）未充分考虑本单位物资需求；（15）出入库手续办理不及时；（16）账实不符；（17）仓库管理人员未及时做账、保管失责；（18）由于技术改造、设备淘汰，导致部分库存物资失去利用价值；（19）库存储备不合理；（20）废旧物资长期积压不易保管；（21）有毒有害、易燃易爆危险品等物资未及时妥善处理；（22）库房现场管理货位摆放不合理；（23）实际业务中存在调岗、轮岗、一人多岗的管理现状；（24）权限管理人员难以判断，盲目操作。