探析行政管理工作中办公室的沟通协调作用

陈爱民

摘 要：随着经济的不断发展，各个行业领域内产生矛盾冲突已经非常普遍，为了不影响正常工作进度与发展进程，就需要开展有效的沟通协调工作，因此，办公室管理就起到了非常大的作用。本文主要分析了行政管理工作中办公室沟通协调工作的重要性，概述了行政管理工作中办公室的工作职能，并提出了提升办公室沟通协调工作效果的方式，以供参考。

关键词：行政管理 办公室 沟通协调

中图分类号：G472文献标识码：A文章编号：1003-9082（2020）01-0-01

行政办公室在单位属于一个综合性管理部门，是单位人员之间进行沟通协调的重要途径，单位的日常政务、会议、后勤等工作，都离不开办公室的沟通与协调，只有在办公室的协调下，单位的各项工作才能有序开展。

一、行政管理工作中办公室沟通协调工作的重要性

管理学家巴纳德认为，将一个组织中的所有成员密切联系起来并朝着一个目标和方向努力的方式，就是沟通，由此可见沟通协调在行政单位中发挥的作用是非常大的。办公室的工作十分復杂，人员分配也比较多样，主要有办公室管理人员、辅助管理人员、文秘人员、收发人员、机要人员、文印员以及后勤人员等。日常工作比如对办公室、人员工作秩序、会议室、监控室等进行管理;对档案、文档、印章等的管理;起草、修改、报告以及分发各类文件;进行领导日程安排、会议安排、会议记录等工作。办公室的每一项工作都应反映出严谨与认真的态度，只有这样，才能更好的凝聚人心和力量，树立单位良好的形象，让单位的各项工作更加井然有序。

二、行政管理工作中办公室的工作职能

1.上级与下级之间的协调

办公室的首要工作要做好领导间的协调工作，充分发挥其“润滑剂”的作用，让领导之间真正领会求同存异的内涵，做好管理工作。不同领导的出发点或者所分管的工作存在差别，因此提出的要求也会有所不同，这种情况下，办公室相关人员要有大局意识，在以整体利益为基础的前提下，对领导之间持有的不同意见进行沟通，及时消除误解，尽早达成共识。另外，也要发挥“粘合剂”的作用。办公室要时刻维护团结精神，领导与领导之间、领导与群众之间的团结都需要彻底维护。在此基础上，正确传达上级领导的指示与精神，准确把握领导工作的意图，在协调内部各项事务的同时，调动人民群众的积极性，真实反映人们的情况，并提出想法和对策。同时，在工作中要坚持科学理性、与时俱进的工作态度，认真学习新知识，锐意进取，为办公室工作注入新的活力，进一步提升单位的凝聚力和向心力，提升工作效率。比如，当财务部等相关下级部门有问题向领导反馈时，作为办公室工作人员，就应该积极了解情况，充分发挥协调作用，尽量采取一些比较温和的方式解决上下级之间产生的问题。需要注意的是，因为办公室人员中的部分人员，比如秘书，具有代理领导行使职权的能力，在实际工作中，这部分人会产生自己拥有实权的错觉，盲目代替领导进行决策，甚至产生的行为。办公室所起的作用只是协调作用，拥有的是代理权，要正确解决问题，更好的协调上下级的关系，就要清楚的意识到自身的权限和能力范围，切不可越界。要积极了解实际情况，将部门的不同意见及时传达给领导，并将领导的想法准确精准的传达给下级，力求做到高效精准，提高办公效率和单位整体的服务水平。

2.平行关系之间的协调

首先，要在各个部门之间建立平等和谐的关系，积极了解单位不同部门的工作内容，以科学合理的方式保持部门之间的联系，只有这样，才能充分发挥办公室的协调作用，最大限度的发挥各个部门的职能，实现组织或单位全面发展的目标。另外，日常工作中，单位各个部门因思想认知存在差异，工作时容易忽视其他部门的要求，容易导致关系的疏远，办公室应从不同的角度出发，以认真、平等的态度做好沟通协调工作，促进各个部门员工之间形成和谐关系。比如，A部门的秘书甲，因工作需要到B部门协调工作，但完成的不是很好，然后她便向同事不停抱怨，说B部门不配合他们的工作，他要到领导那里说一说。一位经验比较丰富的老秘书让她不要生气，她可以到领导面前去反应这个情况，但是不能直截了当的说出事实，要在理解B部门难处的基础上，让领导帮办法给出协调办法，秘书甲便按照老秘书的指点将这件事情告诉了领导，果然得到了有效的解决。这个例子中可以看出，秘书甲一开始抱怨是因为她只考虑到本部门的需求，而没有照顾到其他部门的难处，因此无法做到理解包容和平心待人。如果秘书甲在领导面前直说，这件事情也会得到解决，但是这样会影响部门之间的融洽关系，日后如果再有相互合作的业务，两个部门之间肯定又会出现不配合的情况，反而使两个部门之间的矛盾更加激化了。因此，工作中出现问题时，要分别从自身和他人两方面找原因，力求找到公平的解决方法，同时也要顾及其他部门的需求，以更好的完成工作任务。

3.对下级之间的协调

对下级之间的协调工作，就是要深入基层，了解基层群众的需求，真诚的为基层服务。在工作中要充分信任他人，并放下优越的态度，真诚的对待每一个人，将大家团结起来在轻松和谐的氛围中敞开心扉，逐渐形成良好的沟通机制。另外，要充分发挥自身的带头作用，在“干着指挥”的带领下让沟通工作更加有序的开展。要做好与下级之间的协调工作，身为行政办公人员，就要积极投身基层，充分了解基层人员的生活和工作需求，关心爱护群众，为其做更多的实事，取得基层人员和群众的信任和支持。只有这样，才能保证日后各项工作能够顺利开展，提升工作效率奠定良好的思想基础和感情基础。

三、行政管理工作中提升办公室沟通协调工作效果的方式

1.进一步健全管理制度

为了更好的促进办公室的沟通与协作工作，在日常管理工作中，进一步健全办公室管理制度，与时俱进的对相关制度进行调整，确保各项工作进度不受影响，让办公室管理工作更加规范化。同时，在原有工作制度体系基础上，进一步规范工作程序，对人员办公过程实施更好的监督。另外，还应及时对各项工作关系进行梳理，保证权责明确，分工合理，从而促进行政工作的有效实施，提升办公室工作效率和整体评价比重。

2.充分发挥各项工作职能

作为反馈员工意见、贯彻领导决策的重要部门，办公室应不断强化自身的服务意识，以大局为重，以实现发展为主要目标，充分调动办公室人员的工作积极性，让各项工作更加规范化和主动化。同时，办公室应树立勇于进取、奋发向上的精神，与时俱进，在新形势下及时发现问题，并提出想法与建议，为领导做好“参谋”，帮助领导更全面的解决问题。另外，要认真钻研办公室管理业务，认清当前形势，对人民群众的意见以及各种突发事件信息要及时准确的反馈;通过各类现象之间的联系，分析其内在发展规律，为领导提供更加科學有效的参考意见，促进管理工作的顺利进行。需要注意的是，在发挥各项职能的同时，要保证工作到位，协调周全，不能出现顾此失彼的现象，给工作带来不必要的麻烦。比如，有一次市领导到某地视察，原计划要去某地的一项水电站工程的施工现场看看，但是由于客观原因临时取消。负责领导视察活动的地方政府行政办公室的主任由于工作过太忙，没有将取消的消息告知前卫车司机，导致第二天领导到达该地区时，前卫车直接开往工程现场，与车队脱离。事后得知，前卫车人员没有接到相关的通知，以致出现了失误。这样类似的事情经常发生，职能发挥的不到往往是因为主办人员的疏忽大意，要么是自己没有亲自去办，由此可见，要想充分发挥协调职能，秘书工作人员必须具备细致的工作作风和亲力亲为的行事习惯，要不怕麻烦，万事自己心里要有底，这样才能保证各项工作万无一失，提升整体服务水平。

3.提升沟通协调工作技巧

办公室人员虽然不具备任何权利，但是在实际行政管理工作中发挥着重要作用。每一位办公室工作人员在工作中具备的基本素质，就是沟通与协调能力。要提升沟通协调能力，除了具有丰富的专业知识，还应掌握一定的沟通技巧和协调方式，只有这样，才能更好地解决工作中遇到的不同问题，对不同意见开展有效的沟通与协调，使各方尽快达成共识，促进团结与合作。在进行沟通时，首先要有角色意识，办公室人员不能越位，更不能随便使用代理权，只要对领导的指示进行上传与分配即可，不能擅自修改领导人的意见。另外，还需注意沟通方式的适当性，在沟通协调工作中，不能强迫大家绝对服从，需要以平等的姿态与其他人员之间进行协商，直至达成共识。办公室工作复杂多变，还应注意提升自身的反应能力，在工作中耐心、细心的处理各种事务，关注事情发展动态，把握好细节，及时介入，采取科学的方式进行沟通，尽可能将矛盾化解在萌芽状态中，让工作事半功倍。

结语

综上所述，行政管理工作中办公室的沟通协调工作，可以有效凝聚单位的人心和力量，树立单位良好的形象，让单位中的各项工作更加井然有序。办公室的工作职能主要是对上级与下级之间、平行关系之间、对下级之间的沟通与协调，为了提升行政管理工作中提升办公室沟通协调效果，首先，要进一步健全管理制度，使办公室管理工作更加规范化;其次，充分发挥办公室各项工作职能，强化服务意识;最后，提升沟通协调工作技巧，了解各方实际需求，积极沟通，找到最佳的沟通方式和解决办法，让办公室工作更加合理有序。

参考文献

[1]夏飞.学院制下学院办公室工作机制初探[J].办公室业务，2016.

[2]戴建新.如何在科研单位办公室管理中突出党的宗旨[J].东方企业文化，2015