浅谈住房公积金档案管理

李沁娟

摘 要：住房公积金档案是公積金的经办单位在办理住房公积金业务活动过程中的真实记录，主要包含了住房公积金的缴存、提取以及个人住房公积金利用等方面的内容。伴随着住房公积金的增长，住房公积金档案的数量也相应的不断增多，住房公积金档案管理中也产生了不少的问题。

关键词：住房公积金档案 档案管理 留存材料

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2020）01-00-01

住房公积金档案是随着住房公积金的出现而产生的，其档案管理是一项集专业性、综合性、安全性、保密性为一体的重要工作，是住房公积金管理工作的核心。随着住房公积金数量的增加，档案数量也在与日俱增， 面对新形势，加强住房公积金档案管理，是当前住房公积金管理工作面临的一个重要问题。

一、住房公积金档案工作基本情况

住房公积金档案是住房公积金管理机构是缴存利用过程中形成的文件材料，是单位缴存职工住房公积金账户设立、缴存、提取、使用、基数调整、汇缴变更清册、转移、贷 款、封存、注销、调入凭证、公积金中心的回执单等活动中形成的具有参考的有利用价值的原始记录。它保留着当事人的真迹，具备法律效应，是防范和化解公积金档案利用的有效凭证，当发生法律纠纷时，住房公积金档案可作为当事人凭据，采取相应措施，从而将风险降到最低。为缴存人的切身利益提供保障。住房公积金每笔业务的记载都与缴存公积金的职工的利益息息相关，随着住房公积金数量的增加，其档案数量急剧上升，内容更加丰富。加强新形式下的住房公积金档案管理不仅是当前档案规范化管理的需要，也是做好各项工作的基础。

二、目前住房公积金档案管理存在的问题

1.思想认识不够深

档案管理方面普遍存在思想不够重视的问题，淡化政策性优势，防范意识不强，执行不够严，且档案管理人员大都是临时安排的，在档案管理部门一般都是兼职，对档案管理的相关理论认识不深，缺乏工作经验。

2.档案基础设施不完善

办公设施与所承担的管理职责差距较大，没有专门的公积金档案柜，档案管理设备简陋，设备无法规范，档案库房无法保证，遗失、损坏的可能性极大，不仅难以保证其档案的安全性和准确性，且由于缺乏专门的门类统一集中保管，目前很多资料或凌乱或未收集起来，放在各自的经办人员手中，也导致了资料查询的困难。

3.档案管理制度不健全

公积材料要新增档案门类，针对住房公积金档案管理还未制定出一个管理制度或办法。由于现行的“分散式”保存理念，档案资料过度膨胀，大量的纸质档案占据空间，既增加了成本，又增加了工作量，限制了住房公积金档案资源的利用和共享，造成档案管理质量的低下。

4.档案管理人员的综合素质有待提高

随着公积金档案管理工作的业务增大，导致工作人员匮乏的现象发生，因此，有一些管理人员是兼职人员，在专业知识方面很匮乏，在实际档案管理工作中也只能做一些日常的工作，对于计算机技术与一些专业技能知识并不了解，这会严重影响到档案部门的工作效率。还有一个原因，有些地方的档案管理人员文化程度不达标，知识面比较窄，思想与管理水平已经严重落伍，接受培训的机会也比较少，这一系列的原因都已经成为档案管理工作混乱的根源。

三、加强住房公积金档案管理的对策

1.加强住房公积金档案管理制度建设

要制定一套时效性强，标准程度高的制度规定。公积金管理部门，要结合《档案法》及《住房公积金管理条例》中有关档案管理的要求，并结合不同类别的公积金档案内容特点特定合适的档案管理制度，为档案管理建立可以遵照执行的规范化制度，确保档案管理的规范化、制度化。

2.规范住房公积金档案归档管理

住房公积金档案管理，要严格依照档案管理规定，提升管理的合规性和程序性。对不同业务各类的档案，要建立不同形式的档案管理工作流程。在涉及到需要监督管理的，应该将档案管理人员进行岗位分离。

3.加大投入，完善硬件设施

公积金档案管理单位要投入资金，购置档案柜，配备恒温恒湿设备、声像档案柜，在原有档案库房基础上，专门打造一个标准数字化档案查阅室，将所有档案目录均录入数字化管理系统。对其工作人员进行培训，努力提升档案人员的业务素质、服务水平和服务质量。

4.做好保密工作

对于住房公积的档案管理，一定要提升档案管理人员的保密意识。做好档案的保密工作，不能发生泄露职工信息的事件。本人或受委托人查阅、复印、调取档案的，必须携带身份证，委托人须出示委托书，方可进行查阅、复印和调取。除纪检、监察、审计等有关部门依法询问档案内容外，任何人不行私自向外泄露住房公积档案信息，也不得在单位内部与其他人员谈论有关档案的具体内容，违者要追究相关责任人的责任。

5.规范档案管理人员管理，加强档案管理知识学习培训

加强住房公积金档案管理人员职业道德教育和业务学习，规范档案管理人员职责，提高住房公积金档案内容的真实性、准确性、完善性和规范性。加强和改进新形势下档案工作进一步提高住房公积金档案管理人员的综合素质，及时更新业务知识，提升业务能力，是新形势下业务民展的需要。要加强档案管理人员的档案管理业务培训力度，提升其管理档案的专业技能水平，为住房公积金档案管理，提供高素质的专业化人才。

6.注重开利用，充分发挥档案服务功能

住房公积金档案对于公积管理、住房公积金档案的利用，有着很重要的作用。所以，住房公积金管理机构，要充分发掘和利用档案作息资料，提升其服务功能，为档案利用者提供准确、迅速、全面的查询服务，进一步提高服务效率和质量。

结语

住房公积金档案管理对于住房公积金管理来说具有非常重要的作用，虽然当前的住房公积金档案管理还存在若干问题，但是相信随着各个相关部门对此项工作的重视程度加大，档案管理也会得到不断的完善，为住房公积金事业的健康发展提供更好的支持。

参考文献

[1]李姝.浅谈住房公积金档案管理面临的问题与对策[J] .科技世界，2015年第05期.

[2]陈蓉.浅议住房公积金档案管理[J].科技风，2017年5月下.

[3]张进海.浅谈住房公积金档案管理工作中存在的问题与对策，工作指导，2018-08.