新形势下的档案信息化管理的措施

杜喜雁

摘 要：随着科学技术的深入研究，人类进入了信息化社会，信息技术的高速发展给予了大家生活的便利，同时，又为国家档案工作造成了巨大的冲击。基于此，保障档案管理工作的正常运行是目前需要解决的关键难题。本文主要阐述了加强档案信息化管理的重要性与施行档案信息化管理的作用，并列举了应用档案信息化管理的具体策略，旨在完善檔案管理的模式，提高国家工作人员的办公效率。

关键词：新形势政策 档案管理 信息化社会 重要措施

中图分类号：G251文献标识码：A文章编号：1003-9082（2020）01-00-01

档案信息化管理主要是利用信息资源实现收集、存储、保管和利用档案信息的方式，不仅有助于减少资源的消耗，还有助于保障档案信息的安全，更有助于体现档案信息化管理的价值。并且，档案作为初始信息来源，加强其信息技术管理化对推动社会经济的发展具有重要作用，所以，促进档案信息化管理是当今社会刻不容缓的战略需要。

一、加强档案信息化管理的重要性

档案不仅囊括了公民和组织参与活动的信息，还包含了国家举行会议的重要记录，其涉猎范围涵盖了政治、经济、军事、历史和文化等各个行业的知识，所以，保障档案信息的安全与合理运用是目前信息化建设的基础工作。第一，档案信息化管理是通过相关部门的干涉，通过有效的技术和手段对档案信息进行整理和管理，不仅有助于满足公民对档案信息的需求，又有助于规范档案信息的合理应用，保障档案信息的安全。第二，传统的档案管理主要依靠人工，不仅消耗了大量的人力、物力和财力，还造成了资源的浪费，而档案信息化管理顺应了信息化社会的发展趋势，发挥了信息资源的作用，减少了资源的损耗，促进了社会经济的发展。第三，档案信息化管理改变了信息传播的载体，提取档案信息要求公民提供准确、真实的身份信息，既符合我国档案信息利用的新形势，还维护了社会的安全和稳定。[1]

二、施行档案信息化管理的作用

档案信息化管理便捷了公民的提取利用，降低了资源的浪费，促进了我国社会经济的发展进程。首先，改善了档案利用的服务质量，信息化管理模式保证了公民提取利用的及时性和准确性，符合了社会高速发展的需求。并且，传统的档案管理采用纸质记录的形式，既限制了接触档案信息的范围，又扩大了档案信息搜集的条件，增加了公民提取、利用档案信息的难度。而档案的信息化管理充分发挥了计算机技术的广泛使用的优势，便利了公民需要的档案信息查阅形式，抛离了时间和空间的限制，为公民提供随取随用的档案信息需求服务，有效的提高了档案信息的使用率。其次，减轻了档案部门工作人员的工作量，档案信息化管理主要是对已知的档案信息进行输入、处理、存储和输出。而传统的档案管理要求工作人员手动收集、整理和处置公民所需的信息，增加了档案部门工作人员的工作量，所以，信息化管理模式实现了自动化、高效化和网络化，一次录入，多次受用，为公民提供了准确高效的信息通道，改善了传统档案管理的不足，提高档案部门工作人员的工作效率。最后，赋予了档案信息更高的价值，档案信息的价值主要体现在用户使用的多寡，而传统的档案管理模式限制了用户的增长，降低了档案信息的价值，因此，施行档案信息化管理整合了分散的档案信息，实现了信息一体化，用户利用网络可以完成档案信息的提取和利用，扩大了档案信息的受用群，提升了档案信息的实际价值。[2]

三、应用档案信息化管理的具体措施

1.完善基础设施建设

完善基础设施建设是应用档案信息化管理的重要举措之一，所以，政府需要满足档案管理部门的设施需求，为档案管理部门的工作人员提供舒适、轻松的工作环境，扩大档案信息化管理的运用范围，从而提高工作人员的工作效率。如引入新型的计算机设备、扫描仪、打印机和复印机等基础设施，实现信息处理设备的高效性、合理性。建立完整独立档案信息管理的网络体系也是完善基础设施建设的重要环节，例如，通过强制性手段分离部门网络和外网，使档案管理部门拥有独立的信息网络体系，不仅有助于保障档案信息的安全使用，还有助于保证档案信息输入和输出的高效，让公民充分体验信息社会的便捷。

2.融入新颖的管理应用系统建设

档案信息化管理不只是局限在计算机系统中，而应顺应时代的发展，实现信息电子化、信息网络化的目标，单一的计算机化信息管理虽然扩大了档案信息的受用群，提高了档案信息的利用率，但难以管理大量的档案信息，因此，部门需要融入新颖的管理应用系统建设，通过大网络管理和利用复杂的档案信息，与此同时，随着网络技术的钙素发展，电子化档案管理获得了广大人民群众的接受和支持。另外，OA系统的开发和利用也有利于提高办公效率，而独立开发OA系统的价格昂贵，所以，档案管理部门可以联合其他政府部门共同开发利用一套OA系统，营造规范性的工作环境。并且，OA系统为档案管理部门提供了优秀的系统平台，实现了区域环境内档案信息的共享，不仅满足了信息化社会的发展趋势和需求，还促进了网络系统的进步和提升，从而达到了我国科技强国的战略目标。[3]

3.培养专业的档案信息化管理人才

档案信息化管理要求任职人员具备丰富的网络知识，所以，政府部门应扩大招生，并配备较强的师资力量，为档案管理部门输送更多的专业性人才，进而推动档案信息化管理的进程。并且，政府需要积极开展成人教育，给予人民群众更多的就业机会，让越来越多的家庭幼有所依、老有所养。另外，实行微课堂、网络授课，充分发挥计算机的优势，打破时间和空间的限制，让更多的人了解档案信息化管理的重要作用，为学子提供专业的教学环境，从而培养高素质、专业的档案信息化管理人才。

综上所述，档案信息化管理是网络时代的产物，也凸显了信息化社会的巨大优势，所以，国家需要多方面支持档案信息化管理的建设，给予档案部门任职人员便利的工作条件与舒适的工作环境，促进档案管理的信息化发展，进而提高国家经济的发展。

参考文献

[1]刘丽秋.论事业单位管理档案管理中现代化方式的运用[J].中外企业家，2019（22）：128.

[2]李晖.大数据背景下档案追踪机制在高校档案管理中的应用[J].机电兵船档案，2019（04）：40-41.

[3]刘东平.规范、创新信访案件档案管理 为信访工作保驾护航[J].机电兵船档案，2019（04）：60-63.