烟草行业人事档案管理研究

梁瑜珏

摘 要：中国烟草行业是国有企业的中坚力量，为实现国家税利提供了保障。在实践中，人事档案管理作为人事工作的基础，不仅关系到每位烟草员工的利益，更是关系到国有企业的健康发展。从理论结合实践的角度出发，探析烟草行业目前的人事档案管理现状，指出存在的问题，提出有针对性的解决方案，有利于健全人事档案管理制度，提高人事档案管理水平。

关键词：烟草行业;人事档案;管理

中图分类号：F24 文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2020.01.034

2018年11月，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》，明确指出“干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。”因此，国有企业的人事档案管理显得尤为重要。2018年烟草行业实现工商税利总额超过一万亿元，为国有企业和国家的经济发展作出重大贡献。作为人事工作的重要组成部分，人事档案管理在烟草行业的发展中起着重要的作用。

1 烟草行业人事档案现状

目前，全国烟草行业职工人数约55万人，在国有企业中举足轻重。烟草行业的人事档案仍以纸质档案居多，存储在档案室内。随着行业内人员调动、学历提升、个人信息变更等情况不断出现，不管是查阅、更新、利用人事档案显得比较被动，人事档案管理方式无法满足行业高质量发展的需要。

2 人事档案管理存在的问题

随着信息科技的发展，人员的流动，人事档案的频繁利用，给烟草行业的人事档案管理带来了困难和挑战，主要表现在以下几方面。

2.1 重視度不够，制度不健全

一直以来，人们对人事档案的重视程度不高，认为人事档案在不查阅的时候没有什么用处，无需特别管理。行业内各个省市、各家单位的人事档案管理制度不一，存在有的公司制度不健全的现象。制度的不健全带来的问题很多，比如人事档案的管理随意、管理档案的人员达不到要求、档案室不符合规定的标准等。

2.2 人事档案管理人员参差不齐

由于对人事档案工作的不重视，管理人事档案的人员素质参差不齐，有的管理人员没有档案管理的业务水平，不清楚查阅档案的要求，不了解哪些资料应该放入人事档案中、哪些不应该放入。甚至很多单位没有专人负责人事档案的管理，给人事档案的安全造成一定威胁。

2.3 纸质档案管理不易使用不便

一是传统纸质档案给管理人员造成不必要的工作负担。由于个人信息的变更和增加，纸质档案需要不断修改目录，这项工作十分繁琐。比如每年末考核结束，员工当年的考核结果要被装进人事档案，此时就需要在档案目录中添加这一信息，然后将目录页打印出来，再把新的目录和考核结果打孔后装进档案盒里。在数字现代化的今天，这项工作显得有些多余，明明用电子化的手段可以更简便地完成。二是传统的纸质档案储存了几年到几十年，尤其是1949年前后形成的档案，难免出现纸张脆弱、磨损严重的情况，有些档案已经字迹不清、无法辨认，不利于查阅。三是随着在干部提拔环节“凡提必审”，人事档案越来越被频繁使用，翻阅纸质档案效率低，而且容易遗漏信息。

2.4 人事档案管理被动

信息社会加快了工作节奏，但人事档案的管理被动制约了人事工作的发展，主要表现在档案管理人员无法及时掌握员工个人信息的变更，有些内容只能等员工上报材料，而员工很可能会忘记告知管理人员，给人事档案的更新、人事数据上报带来不便。例如，某员工2017年取得了某职业资格证书，直到2019年才把证书交给管理人事档案的人员，导致了档案更新不及时、统计人事信息错误的情况。

3 解决对策

针对当前烟草行业人事档案管理出现的问题，结合行业的发展现状，提出的对策为“制度+电子档案”模式，即健全配套的档案管理制度和建立电子档案系统。

一是自上而下建立健全的、适应时代发展的人事档案管理制度，各省市、各单位结合自身情况，建立适合自身发展的认识档案管理制度。

二是在烟草行业内开发一个人事档案系统，或在现有的中国烟草网络系统中添加人事档案的模块，由各单位管理员负责人事档案的录入、新增、变更等管理工作。一方面电子档案的普及将成为趋势，在行业内越早建立电子档案越有利于今后的工作;另一方面，使用行业内自己的系统大大降低了数据被其他公司或个人窃取的风险。

3.1 提高人事档案的重视程度

烟草行业的领导和职工应该意识到人事档案的重要价值以及管理人事档案的意义，从制度上、从源头上重视人事档案的管理工作。国家局应完善相应的制度，各省、市烟草公司根据国家局的制度完善本公司的人事档案制度，对人事档案的管理原则、范围、人员、方式等作出明确要求。

3.2 配备人事档案管理人员

根据《干部人事档案工作条例》，“每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员。有业务指导任务的干部人事档案工作机构，还应当配备相应的业务指导人员。管理档案数量较少且未设立工作机构的单位，应当明确岗位，专人负责。”烟草行业的各单位应该明确专人负责人事档案的管理，超过1000卷档案的，应该设置1名专职工作人员;档案数量较少的应当有专人负责。建议各州市烟草公司、各直属单位将人事档案管理员上报至省级公司备案，形成统一的人事档案管理员库，实行动态管理，同时定期举办人事档案管理员培训班，确保人事档案管理员的素质符合管理的需求。

3.3 利用新科技做好电子档案

纸质档案的弊端在现代社会越来越多地显现出来，而电子档案将成为未来档案的重要载体，开发、更新一个新的电子档案系统势在必行。第一，用电子档案储存海量的信息，解决存放空间不足、浪费纸张等问题;第二，人事部门和信息化部门协作管理电子档案，有信息化专员维护系统，确保数据的安全性;第三，设计搜索关键词的功能，不必逐页逐句去寻找;第四，设计自动匹配目录的功能，将更细、添加的档案内容标题自动更新到目录中。

3.4 管理方式变主动未变动

在建立电子档案的基础上，可以改变管理档案的模式，从传统的人事部门负责管理到全员共同参与。假如借助中国烟草网络学院平台，各单位有一个管理员账号，拥有增加、修改电子档案的权限，人事部门负责人拥有审核电子档案的权限，其他每个员工都有自己的账号，用于上传个人信息。当员工个人有新增的档案时，比如取得博士研究生毕业证，该员工将信息和毕业证扫描件上传到电子档案系统中，提交管理员审核，管理员审核通过后将信息添加到该员工人事档案中。

4 结语

人事档案的管理看似是微不足道的工作，实则关系到人事工作的根基是否牢靠，发展是否长远。因此，做好新时代的人事档案管理工作任重道远，我们应以饱满的热情和认真的态度投入到人事档案管理中，为烟草行业的发展贡献新力量。

参考文献

[1]张国锋.人事档案管理的创新性研究[J].才智，2019，（8）：229.

[2]陈晶，郭明.干部人事档案管理条例在国有企业中的实践解读[J].现代商贸工业，2019，（11）：97-98.

[3]全国烟草行业连续四年实现水里、上缴财政两个超万亿元[EB/OL].http：//www.ce.cn/xwzx/gnsz/gdxw/201901/17/t20190117_31289811.shtml，2019-01-17.