推进学校档案利用服务的途径与方法

史大贵

摘要：正是因为学校档案利用服务不仅能够实现社会效益，还对提升学校自身的经济效益有着至关重要的影响。所以，积极的创新与完善学校档案利用服务则具有十分重要的现实意义。本文即对推进学校档案使用服务的途径与方法展开粗浅的探讨，提出几点个人建议，以供广大同行参考借鉴。

关键词：学校档案;档案利用;途径与方法

前言：

随着社会经济的迅猛发展，越来越多的人认知到档案的重要性，档案管理工作也从保存逐渐转移到利用服务至上，学校档案管理工作亦如此。特别是相较于其他的档案利用服务而言，学校档案利用服务不仅能够为人才培养提供重要的档案资源支持，还能够为社会提供教育、科研等诸多方面的信息服务，即实现了社会效益，又提升了自身的经济效益。所以，推进学校档案利用服务至关重要，为此以下即对推进学校档案利用服务的途径与方法加以粗浅的阐述。

1.对编研工作进行改进与创新

截止到目前为止仍就有不少学校的档案管理工作，因为种种原因的影响，以至于一些价值相对较高的档案卷宗、案卷被分散要学校的各个部门中，而这种过于零散的档案存储状态也造成了学校档案信息孤岛现象，这对档案利用十分不利。所以，笔者认为要想推进学校档案利用服务，就必须要对编研工作加以创新与改进，对零散的档案进行统一，实现系统化，以便于用户的查阅。

为此，就必须要在档案管理新理念的指导下，以服务本校为主，服务社会为辅的编研目标，进一步托大学校档案的服务范围，使学校档案利用服务逐步走向社会化。介于此学校档案的编研人员就必须要充分的了解并且掌握学校各部门以及社会主要用户的真实需求，引入师生参与制度，创造出高质量、深层次的编研精品，面向学校和社会推出编研成果，从而更好的满足各类用户的需求。同时，为了更好的提升学校档案服务的社会影响力，学校档案内容就应该向着更为广泛，更为丰富的方向进行资源搜集，进行信息深加工，并且采取多元宣传方式，比如纵向联合、横向联合、跨行业联合等方式，充分利用各种展览，以达到宣传学校档案服务的根本目的。

2.强化档案的知识服务

所谓的知识服务就是指将档案的文献单元转变成为知识单元，以此来提供学术层面上的服务，而这恰恰有利于推进档案利用服务。为此笔者认为档案管理人员可以结合学校档案服务的实际特点，从优化参考咨询服务结构以及主动提供信息服务这两个方面入手，以此强化档案的知识服务。

优化参考咨询服务结构是指档案部门要结合用户的实际需求，提供个性化知识服务。如，电子邮件服务、网页参考咨询服务、虚拟参考咨询服务等。活动提供信息服务则是指学校的档案管理部门要充分利用大数据技术，根据用户的日常信息检索种类，对用户加以分组，主动向用户们推动档案信息服务。需要注意的是对于专业主题信息服务，学校档案部门可根据用户需求，将相关档案资源、服务与工具进行整合，形成有针对性、持续性的主题档案信息，推送给有针对性需求的用户。

3.加强档案信息化建设

进一步强化对学校档案信息化的建设工作，不仅有利于推动学校档案利用服务，也是学校档案管理的主要发展趋势。所以，笔者认为要想推进学校档案利用服务，学校就必须要充分认识到构建档案信息化的重要性，给予档案信息化建设足够的重视。

档案信息数字化、档案管理系統建设、档案服务网络建设等均是档案信息化建设的主要内容。而要想做好这些内容的建设，首先就应该结合学校的实际情况，对档案信息标准建设加以完善，从而构建一个技术保障体系，使档案服务网络、档案信息系统更加具有安全性与规范性。同时，学校还应该将纸质档案转换成为数字资源，可以选择全部馆藏数字化，或者将使用频率高、价值高的档案进行数字化转换。并且还要对数字化后的档案资源实施规范的著录，实现档案信息资源共享，以此来发挥档案信息资源的最大效用。

4.做好学校特色档案资源的开发

许多学校中都具备自己独特的具有价值的档案资源，而这部分档案资源往往都是以静态形式深埋在档案之中，无法被用户借阅，也就降低了档案的利用效率与服务水平。所以，要想大力的拓展学校档案利用服务，就应该做好这部分特色资源的开发利用，从而吸引更多的用户借阅、使用。

一方面，应该从合理的制定归档范围入手。也就是说学校的档案管理人员在开展档案管理工作的过程中，要突出精品意识，进一步提高档案质量，确保入馆资源的比例要协调，能够充分的突出学校的特色档案。并且要改变原有的资源守成型档案归档理念，转变成为用户导向型，如学校发生的重大活动、科研项目、重大改革工程等内容都要最为重点归档的信息资源;另一方面，要进一步拓展学校档案的史料征集渠道。这是因为现如今的学校档案服务并不仅仅是面对学校用户，还需要面对大量的社会用户。因此，学校的档案内容也不应该仅仅包含学校的相关资源，还应该向校外资源进行延伸。所以在档案史料的征集过程中，要进一步拓展自身的征集渠道，如馆内外结合、校内外结合、网上网下结合、国内外结合等。有条件的学校还可以与其他的学校构建档案联盟，建设档案信息网络，从而更好的实现档案资源共享，做到优势互补。

结束语：

综上所述，本文笔者就推进学校档案利用服务的途径与方法展开粗浅的探讨，也是希望通过本文笔者的粗浅阐述，能够推进学校档案管理工作效率的有效提升，同时促进学校档案服务工作水平的稳步提高，从而更好的服务于教育事业，并为社会公众提供更加有用的信息支持。

参考文献：

[1]杨雪梅.新时期高校档案利用服务工作[J].科技经济导刊.2018 （05）

[2]王君渠.推进职业院校档案利用服务的途径与方法[J].职业.2018 （10）

[3]李芳.微信在高校档案利用服务中的应用[J].南方农机.2018 （16）

[4]张伟.高校档案利用服务工作要点及优化思考[J].吕梁教育学院学报.2018 （03）

[5]宋竹，雷稚蔷，冯文博.基于知识管理的高校档案利用服务创新[J].黑龙江档案.2016 （06）