档案信息资源开发利用方法及途径的探讨

何莉

摘  要：充分发挥档案信息资源的作用，是档案工作者思考和探索的重要问题。从丰富馆藏、加强信息交流、完善检索体系、加强档案编研、应用高新技术、做好档案宣传诸方面，对档案信息资源的开发利用，进行了阐述，为更好服务社会大众，提供了更多的方法和途径。

关键词：档案信息资源;开发利用工作;档案信息化建设;档案馆

近年，中办和国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》明确提出，各级档案馆（室）要加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品，不断挖掘档案的价值，把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“思想库”，为各级党委和政府决策、管理提供参考，为维护人民群众合法权益提供支持。如何做好档案信息资源的开发利用，结合档案利用的实际，笔者认为应从六个方面进行探讨。

1 丰富馆藏，增强储量

档案馆（室）要向各级党委、政府和社会大众提供大量的、有价值的档案信息，就需要大量地增加档案信息资源储存，不断丰富馆藏档案资料种类和内容。而现实中，各级档案馆（室）的馆藏量和馆藏种类，明显落后于社会发展，使得一些档案馆（室）馆藏档案中，存在品种单一、结构不合理、范围不广泛、特色不突出等问题。如何解决这些问题？其方法途径应是：接收面上，由原来只接收一级机构的档案，扩大到二级机构，以及一些群团组织、企业、著名人物，甚至典型的个体户、专业户的档案等;接收门类上，由只接收文书档案，扩大到接收专门档案、科技档案等;接收内容上，做到宏观与微观的全面结合。也可根据《档案法》规定，进行代购或者征购，挖掘散存在社会上的档案资料，使淹没在社会中的珍贵档案，汇集起来，发挥它们应有的价值作用。

2 加强交流，共享价值

做好档案信息交流，应做好纵向和横向两个方面的工作。纵向是指各级各类档案馆（室）之间的交流，如下一级档案馆（室）向上一级档案馆（室）报送档案目录，用于建立目录中心，集中档案信息。横向是指同一级档案馆（室）或文物、情报、图书等部门（包括外省市）之间的交流。可交换或复制档案及目录，互通情报，增加本档案馆（室）的档案信息资源量。但是，长期以来，由于受狭隘思想观念的影响，造成部门利益个人化，档案往往被一些单位和个人当作私有财产，只能为我所有、为我所用，以“保密”之名，行“封锁”之实，阻碍档案信息的交流，致使一些档案信息资源得不到有效的开发利用，变成了“死档案”。各级档案馆（室）应加大档案信息交流的力度，不断充实丰富档案馆（室）的馆藏信息资源，实现档案信息资源价值共享。

3 完善体系，便于利用

目前，各级档案馆（室）的档案检索工具种类单一、功能不齐全、检索速度慢、效率低的现象，普遍存在。有些档案馆，在AI智能高速发展的今天，仍在用手工检索，已成为档案信息资源有效开发利用的瓶颈。建立健全检索体系，已成为档案信息资源利用的当务之急。编制检索工具，应力求符合规范标准，检索工具应配套，并把馆藏档案的内容特征、形式特征和储存地点揭示出来。必须有选择地编制案卷文件目录、专题文件目录、分类目录、文件字号与档案对照表、图书资料目录检索工具。并根据档案馆（室）实际，建立自己的检索体系，提供多维的检索入口。要建立数字化、网络化的自动检索体系，充分利用现代智能办公用具，快速、准确地检索档案信息，更有效地满足各级党委政府和社会档案利用者的需要。各级档案部门应建立档案目录中心，将本地区、本系统保存的档案资料，通过实体分散、目录集中的方法汇集起来，实现档案信息资源的共享。

4 加强编研，提高质量

档案编研工作，就是把一次文献逐步转变到二次文献、三次文献，把档案承载的信息从静态转化到动态，由传统服务转化为提供综合档案信息的高层服务。档案编研工作包括两个方面：一是编制二次文献，即档案的编目工作。这种编目工作不同于一般的目录编制，是将问题一致的档案信息集中编目，进行报道发布，系统提供利用;二是编制三次文献，即档案的编纂工作。编纂工作是对档案信息进行系统化、精炼化的过程，把庞杂零散的档案信息，进行采集、分析、加工、整序，使其准确、系统、专一。档案编纂成果一经出版和公布，利用者很快就能获取，从而缩短收集档案信息的时间，提高工作效率。因此，加大檔案编研工作的力度，提高编研水平，确立编研工作的中心地位，是促进档案信息资源开发利用的必然途径。

档案编研质量对深层次开发利用档案信息资源，具有重要的决定作用。要高质量地做好档案编研工作，档案工作者必须积极地参与社会实践活动，了解各级党委政府和社会利用者对档案信息的需求，从中确定带有普遍性需求的编研题目，进行有较强针对性和实用价值的编研。下力气编写出一些时效性、特色性、专业性、实用性较强的档案信息资料的编研成果，最大限度地满足领导决策和广大档案利用者的需求。

5 应用新技术，建好数字馆

随着现代高新信息技术的发展和运用，电子文件归档、电子档案管理以及电子技术处理，为档案信息资源开发利用提出了新课题。首先，要高度重视信息技术的规范化，加强相关理论的研究，如档案信息开发、档案数据结构、档案数据库等。其次，要努力推进档案管理信息化、数字化、网络化建设，充分利用电子信息、微缩扫描、网络等现代技术，对档案信息进行检索、编研、统计、存储等等，从而实现档案信息资源联网，达到资源共享，提高工作效率和档案信息开发效益。最后，要大力提高档案工作人员的素质。档案工作人员的业务能力和知识结构，决定了档案信息开发工作的水平和质量。而现代档案信息资源的开发利用工作，涉及多方面的知识和技能，这就要求档案管理和开发人员必须拓展知识面，优化知识结构，以适应档案事业发展的要求。

6 做好宣传，提高利用意识

对档案信息资源的开发利用，需各级各部门和全社会的积极参与和支持。因此，要采取多种形式、通过多种渠道，大力宣传档案信息。一是通过举办档案展览、印刷宣传资料、开展档案信息咨询、报道档案工作等形式，广泛宣传档案的重要作用、档案部门的职能、档案工作的内容和基本任务。通过宣传教育，使人们逐渐了解档案和档案工作，熟悉档案部门的馆藏内容、利用档案方法等，自觉地、有针对性地开发利用档案信息资源。二是扩大档案工作的影响，使档案工作走向社会、融入大众，提高和强化全民全社会的档案利用意识，普及档案知识，向社会传递档案信息，吸引人们更好更自觉地利用档案。三是要有重点进行档案宣传，必须强化对档案馆藏内容的宣传，弄清什么是档案，这是开发利用档案资源的关键。要切实宣传档案在经济和社会各项事业发展中的价值作用，为档案信息资源的开发利用，创造良好的外部舆论环境。

参考文献：

[1]中共中央办公厅 国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》[J].四川档案，2014（03）：6-8.

[2]申晓景.档案事业创新与发展——河南新时期档案工作调研成果选编[M].北京：中国档案出版社，2007.

[3]河南省档案局.河南省档案管理条例[M].河南：河南省档案局.2005.

（作者单位：河南省商丘市中心血站   来稿日期：2019-10-20）