人力资源共享平台的员工全生命周期建设和应用

林晓乔 钟波 周为 李超 谢金豆

（中国铁建重工集团股份有限公司 湖南省长沙市 410100）

1 背景和意义

人力资源部作为一个企业组织产能的源头，其管理和运作模式的高效性、专业性直接影响着企业的可持续发展。近年来很多大型国有企业在人力资源信息化建设板块投入了大量的时间和精力。目前，虽然薪酬管理和员工档案通过SAP 等系统实现了信息化，但是，其他很多人事管理业务还是停留在纸质化办理阶段。基于人力资源部门对信息化的迫切需求，工作人员希望从繁琐的人工操作、纸质工作中解放出来；同时，公司员工在办理每项业务时都需要上门找人办理，使得办事效率和服务体验总是得不到保障，查询信息、业务办理效率和简捷的目的性始终不能得到保证。为了提高企业信息化程度，使得人力资源业务办理更加高效便捷，实现人力资源管理智慧化、信息化和透明化，以信息化手段构建独特的人财物共享管理中心，势在必行。

本文主要通过建设人力资源共享平台，实现了对员工的全生命周期管理，采用信息化手段，将人力资源管理延伸到了基层员工，搭建了企业与员工直接沟通的桥梁，大大提高了人力资源部的工作和管理效率。

2 国内外研究现状

20 世纪60 年代以前，薪酬福利都是通过手工计算并进行发放，然而手工计算和发放毫无疑问存在着耗时、耗力等问题，最重要的是容易计算出错。到60 年代末期，为了解决这一问题，第一代人力资源管理系统应运而生，但是受到技术水平和需求的制约，其功能仅限于自动计算薪酬，却不能查询薪资的以往信息和财务以外的个人信息等内容，也不能对薪资数据进行系统分析，缺少报表生成等功能。虽然功能有很多缺陷，但是，第一代人力资源管理系统的出现为后续人力资源信息化发展奠定了夯实的基础。

20 世纪70 年代末期，计算机技术快速发展，第二代人力资源管理系统随之而生。与第一代人力资源系统不同的是，第二代可以进行财务以外个人信息以及薪资历史信息的查询，而且也有了数据分析和报表生成功能。美中不足的是第二代系统受研发人员专业的限制，并未在人力资源组织架构方面展现出自己的魅力。

20 世纪90 年代末期，人力资源管理系统发生了质的变革[1]。随着市场竞争的激烈化，企业兴衰的决定性因素不再单一，而是包括但不限于Internet 技术的发展，培养和激发员工的创造性、工作信心与激情以及思维创造性。如何有价值的留住人才成了企业管理的重中之重，第二代人力资源管理系统显然已经满足不了当前社会对其的要求了。第三代人力资源管理系统逐渐问世并且很快在现代企业管理中得到应用。其主要技术理念是将人力资源管理作为理论基础，多种技术（计算机技术、信息技术、管理技术和决策技术）与现代化的人力资源管理思想、方法和手段相结合，采用集中的数据库将所有与人力资源有关的数据包括：薪资福利、招聘、个人职业生涯的设计、培训、职位管理、绩效管理、岗位描述、个人信息和历史资料等统一管理起来，形成了集成的信息源[2]。友好的用户界面，强有力的报表生成工具、分析工具和信息的共享等便捷的使用功能使人力资源管理工作变得既简便又高效，将更多的精力放在了企业的战略规划上。

图1：人力资源共享服务中心业务平台

在我国，企业观念的转变并不迅速，在很长时间里，人力资源管理系统的表现方式只是基于财务软件、ERP 系统中劳资和人事功能的单一模块方式，工作效率是有所改善，但终究没有转变为成熟的体系。自从1996 年以后，外资、台资、港资等企业迅速进入中国，总部的信息化管理模式依然适用于在华分支机构。国际知名企业管理软件供应商Oracle，SAP 以及国内众多软件厂商陆续介入到我国人力资源管理的进程上来，我国人力资源管理也在此时得以快速发展[3]。

3 研究内容与技术架构

3.1 研究内容

人力资源共享平台本着创新的系统设计理念，以人才管理为基础，结合人事、薪酬福利、员工关系管理以及基于互联网的员工自助服务等多方面综合的管控，为企业搭建创新的人力资源共享中心。系统借助互联网技术，运用大数据思维，依托于ERP、SAP 等系统的数据支持构建了先进管理工具。通过微信小程序、电脑网页、自助机部署的方式，确保触达每一位企业员工，系统的全面推广将为员工提供更加便捷的人力资源服务，为向战略人力资源管理转型提供有力支撑[4]。

图2：系统功能架构图

图3：移动端数据分析

系统的服务对象分为普通员工和人力资源管理者两类。目前系统主要包含人事异动管理、员工档案管理、薪酬管理、员工自助、员工咨询、消息通知等功能。这些功能大致将平台分为五个功能性平台，信息查询平台、信息发布平台、事务咨询平台、业务办理平台和自助服务平台，详细情况如图1 所示。

（1）信息查询平台。该平台为企业普通员工、人力资源管理者提供人力资源相关信息查询，主要包括人员基本信息查询、薪酬查询等。

（2）信息发布平台。该平台为企业员工提供信息发布功能，如对公司政策的意见、新的想法等，也可以提出相关的问题，人事专员在看到问题后会给出相应的回答。人力资源管理者可以根据权限范围向员工进行信息发布，包括企业管理制度、事项通知、人事动态、任前公示、内部招聘、办事流程等。

图4：员工全生命周期管理

（3）事务咨询平台。该平台是依托省人力资源服务支撑中心，为企业员工提供在线人力资源相关业务的咨询及反馈功能，主要包括事务咨询和常见问题等。

（4）业务办理平台。该平台为企业员工提供人力资源信息维护及人力资源事务办理功能，主要包括员工入职、员工转正、员工离职、员工调岗等流程的办理。

（5）自助服务平台。该平台为员工提供及时、高效、便捷、完善的自助服务。通过自助机，员工可以自行打印常用的证明，如工作证明、收入证明、居住证明、离职证明等。

3.2 技术架构

人力资源共享平台基于移动互联网技术进行构建，系统功能架构如图2 所示，技术支撑层即系统的基础功能模块。系统采用基于springboot 的微服务架构，将人力资源核心的业务功能进行服务化处理，为集团公司其他信息化系统提供人力资源相关接口服务，后期可根据业务发展的规模进行扩容，具有优秀的可扩展性。系统采用前后端分离技术，可以多端（PC 端、移动端、自助终端）公用同一套后台代码，避免重复开发。另外，系统涉及到的业务流程，采用了Activiti 工作流引擎技术，将流程与业务逻辑分离开，流程的变更无需修改逻辑代码，增强系统的灵活性。

（1）基础功能：系统的基础功能包括了数据访问、数据交互、安全管理、权限管理、流程管理等，以及系统开发的架构，是为系统的正常运行和业务功能提供技术支持[6]。

（2）人事管理功能：包括人事异动管理（员工入职、转正、离职审批、员工调配）、员工档案管理（员工花名册管理、员工个人信息管理）和薪酬管理（工资条查询）。

（3）员工自助功能：包括员工自助终端和员工手机APP。

（4）内部人才市场：内部人才市场功能按照使用者分为三个模块：总部人资、部门管理者、求职者。

（5）系统数据交互：本系统的员工信息维护、人事异动管理、员工薪酬查询等功能需要与SAP 等其他系统进行数据交互。

4 实践应用

4.1 应用范围

员工自助服务系统建设覆盖了各级企业员工。截至2020 年6月31 日，上线3 个月以来，员工通过自助服务及打印证明共187 份，系统搭建了企业与员工互动交流的信息化平台，实现了全员参与人力资源管理，为员工的工作和生活提供了便利，提高了企业员工的参与感和归属感，为企业战略人力资源管理转型提供了有力支撑。

4.2 数据分析

4.2.1 移动用户分析

对移动端用户进行了简单的数据分析，如图3 所示。小程序使用人数累计达到1528 人，单日最高访问次数高达17992 次/天。员工小程序总绑定人数近1078 人（总共2141 人），绑定率50%。

4.2.2 员工全生命周期

通过大数据平台进行数据分析，图4 中（1）从总体把握员工的学历、性别、年龄、专业、层级等分布情况，以及公司员工数量动态变化。另外分别从不同的维度对每个员工进行人物画像。图5综合了员工基本信息，展示了其资产、薪资、奖惩情况等信息。图6 从管理者的角度展示了员工个人信息管理情况。图7 从时间维度，展示了员工从进入公司以来的入职、转正、调岗，升职等信息，真正做到了员工的全生命周期管理。

4.3 成效分析

4.3.1 经济效益分析

通过人力资源共享平台的信息化建设，改变了传统的人力资源管理模式，支撑了战略人力资源转型，提升了人力资本投入产出效能。具体体现在：

（1）极大降低了人工成本，各级企业分公司由原来每月发送工资条到指定邮箱，转变为员工登录自助系统方便快捷地查询薪酬发放数据，了解工资发放明细，极大减少了时间成本和系统负荷；

（2）员工通过线上提交佐证材料，对个人信息进行及时修改和完善，真正确保员工信息的真实性和准确性；

（3）为员工搭建起了与企业的沟通桥梁，员工可以通过事务咨询和业务办理等模块在线办理人力资源各项业务，提升了省人力资源服务支撑中心的服务水平。

4.3.2 社会效益分析

人力资源共享平台的全面推广为员工提供了更加便捷的人力资源服务，为向战略人力资源管理转型提供了有力支撑。员工自助服务系统的建设：

（1）推动了人力资源管理更加透明化和开放性，让员工能够简便快捷、随时随地查询个人有关信息，了解企业有关政策，办理人力资源相关业务，实现企业与员工的良性互动；

（2）推动了人力资源管理模式创新变革，保证了人力资源管理系统数据的及时、准确、完整，是实现战略人力资源管理的重要手段；

（3）实现了全员参与人力资源管理，员工自助服务系统能够向业务部门和员工个人提供更加精准的个性化服务，有效传导企业文化和价值观，提升了人力资源管理效能。

4.3.3 时间效益分析

员工入职时，填写纸质的个人信息表，人事专员对所填写的个人信息进行审核，再将其录入系统，整个过程大概花费的时间是1个工作日。通过人力资源共享服务中心进行入职办理，员工通过手机APP 填写个人信息提交后，相应的人事专员通过电脑端或移动端对信息进行审核，并填写补充岗位等信息，整个过程花费的时间大概在2 个小时左右。除了时间成本，整个过程中，人事专员不需要审核大量的纸质材料，让人事专员从繁杂的工作中解脱出来。

以此推算，常见人事业务的时间成本对比如表1 所示：（计算结果是咨询相关业务人员后得出的估算结果，并不是精确值），从表中可以看出，人力资源共享服务中心，可以大大的节约人事业务的时间成本。

5 总结与展望

5.1 研究创新

人力资源共享平台，依据企业关于组织架构管理的个性化要求，实现其个性化的人力资源管理流程，构建了统一的人力资源共享服务中心，规范化了自助化的服务流程，提高了企业服务的管理水平，为公司员工和人事专员提供了高效的运行服务管理平台。

（1）人力资源共享平台是定制化的系统，系统功能随着业务部门需求调整而更改，为保障项目的成功实施，在系统开发前，对各业务部门进行调研，深入了解需求，对现有业务进行梳理与优化，并能有效指导系统项目建设步骤和推进计划分解与实现。

（2）人力资源共享平台主要由人事业务、员工自助、人力资源业务等主要功能构成，对内通过企业中间件数据接口，与SAP、企业微信等内部信息系统进行数据交互集成，对外可借助互联网和微信企业号、微信小程序等移动应用进行访问。

（3）人力资源共享服务中心实现了员工的“全生命周期管理”，从员工入职、员工转正、员工调岗、员工离职，全面掌控员工的职业动向，实现员工的精细化、科学化管理；实现员工在职过程的智能化动态实时跟踪和集中管控。

表1：常见人事业务的时间成本对比表

（4）促进了人力资源管理模式的创新变革。人力资源共享服务中心让员工能够简便快捷、随时随地查询个人有关信息和薪酬发放明细数据，了解企业有关政策，办理人力资源相关业务，对员工关心的事务向管理部门发起咨询，向业务部门和员工个人提供更加精准化、个性化服务，打破了人力资源的职能壁垒，拓宽了人力资源管理的广度和深度，促进了人力资源管理向互联网化、扁平化方向发展，实现了企业与员工的良性互动，推动了人力资源管理更加透明和开放，有效提升了企业人力资源精细化管理水平。

5.2 不足与展望

人力资源共享服务平台在实现人事业务、员工自助等主要功能的同时，也存在一些不足之处，需要后续不断的更新与改进。

（1）增强平台的通用性。平台实现的功能是针对大多数企业员工的人事业务，对于少部分特殊岗位的人员并不适用，后续还需要继续开发针对这部分特殊员工的业务功能。

（2）完善招聘管理模块。平台中内部人才市场功能目前只支持岗位发布，后续需要完善员工报名、竞聘等功能。采用自然语言处理技术，计算给个人与各个岗位的相关性，可以更好的为员工提供岗位推荐服务。

（3）扩展系统功能。目前系统功能仅限于日常人事业务，后期还需要扩展很多功能，如请假销假、加班考勤、培训申请等功能，更大限度的实现员工自助服务。