基于建设项目工程档案管理的几点建议

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建设项目的档案管理是建设工程管理的重要组成之一，对监督工程的质量和提高工程的管理水平具有积极的作用。规范化的档案管理能提高档案管理工作的效率，也有利于工程竣工后的备案整理。本文分析了建设项目在档案管理方面的常见问题，探讨了档案管理规范化的必要性，并提出了规范档案管理工作的具体策略和建议，为提高建设项目的档案管理水平提供了参考。

一、工程档案的内涵和重要性

工程档案资料是指在工程建设活动中，直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它产生于工程项目的提出、立项、审批、勘察、设计、前期准备、施工、监督、监理、验收等工程建设的全过程中的所有活动，并能直接反映工程建设活动的过程和成果。工程档案既具有档案的一般性，即原始的历史记录，可以作为追溯的根据和凭证；又具有自身的特殊性，即实体作业的技术依据，如使用、维护、管理、改扩建中的根据和设计、施工技术凭证等，它是工程建设项目管理过程的重要组成部分。档案管理是否科学、有效对建设工程项目的顺利进行起着举重若轻的作用，它能够为建设工程提供查考的依据。档案是在建设工程项目进行的过程中直接形成，是完完全全的数据再现，是备查的第一手参考资料，客观地记录了建设工程真实的历史情况，是最可靠的凭证。另一方面，它保留了最准确的历史痕迹，比如，有的资料是当事人的亲笔手稿，有的则是工程项目负责人或相关人员的亲笔批示和签字；有些材料则是照片、视频及音频等，这写都是档案具有凭据作用的最有力证明。

二、项目档案管理中的问题

（一）管理人员缺乏专业性

由于管理部门疏于对档案管理人员的专业培训，导致档案人员整体素质较低，具体体现在档案管理人员对档案整理、编制、归档等流程以及档案管理的相关条例等缺乏了解。在人员配置方面，从事档案管理工作的人员队伍年龄结构偏大，缺乏学习新知识新理念的主动性，缺乏提升自身能力的自主性。此外，从事档案管理的人员流动性较大，导致一些实践不能长期开展下去，造成人力、物力的浪费。

（二）档案移交不够及时

按照国家的相关规定，在城市内部进行建设工程项目，需要向相应的档案管理部门移交项目的各种资料。但在实际工作中，大量的项目因为各种原因而没有按时提交项目档案及相关资料，这就增加了城市档案管理单位的工作难度，不利于各项工作的顺利开展。

（三）组卷中缺乏沟通，档案的附加值较低

通常情况下，一个建设项目工程的竣工需要耗费较长的时间，而工程档案管理工作量会随着施工实践的增长而趋于复杂化。由此可见，如果参建各方缺乏沟通的平台，且档案管理人员没有对工程项目施工的全过程进行有效的监督检查，必然会造成档案组卷不明确，参建各方缺乏档案建立的工作头绪，遇到问题就互相推脱，最终导致施工中许多重要环节缺乏完善的档案资料，档案附加值被降低。

三、提升建设项目档案管理的有效对策

（一）档案管理人员综合素质的提升

对于项目档案管理部门来说，则需充分认识到现代化档案的发展形势，结合项目实际与长远目标，以理论与实际相结合的原则，对档案管理人员定期进行技能培训。如制定切实可行的目标，对经费进行合理预算，定期开展岗位培训，确保档案管理人员在边学习边实践的过程中，有力提升自身业务水平。此外，还应鼓励档案管理人员积极参加学术研讨会，为提高自身专业能力创造条件、打好基础。

（二）落实档案管理责任制

建设单位要做好对工程的施工人员、技术人员以及档案的相关管理人员进行系统性业务学习与集中培训的工作，不断提高从业人员的业务素养和综合能力，并在督促档案管理人员加强对工程技术规范、行业标准和档案管理相关法律法规的学习，提高工作责任意识和安全管理意识。此外，要把工程的档案管理工作作为一个重点项目，并纳入有关部门及人员的职责范围之内，明确各个工程的承包人和档案管理的责任人，保证各单位和工程的相关工作人员严格按照预先制定的合同协议与相关规定做好档案文件和资料的收集、审核、整理、保存和归档工作，并切实保证每个工作环节的高效有序，再通过一定的责任追究制度和问责制度加强对各个环节工作的监管。

（三）成立归档协调组，进行信息化档案管理

档案管理工作必须贯穿于项目工程的全过程，鉴于其涉及部门广泛，工作繁杂，因此，为了保证施工档案能够准确及时地归档，施工企业应该建立协调机制并成立竣工档案协调小组。通常情况下，档案协调小组可以有策划部门、工程部门、建设部门、施工单位等参建方组成，而多部门参与协调小组是为了协调各参建方工作、保持项目竣工档案管理为目的、把档案管理工作贯穿于各个部门以及部门工作中。施工企业要遵循国家相关规定，统一建设信息系统数据库和档案信息归档储存，以确保信息技术环境下，能够全面收集和保管相关档案资料。同时，为了方便档案的查阅和利用，施工单位可以将所有电子文件通过网络上传的方式，建设数字化档案管理系统。

四、结语

总而言之，建设项目开展档案管理工作，是促进安全的重要保证，也是开展管理工作的基础。当前，随着信息技术的发展，需充分认识到档案管理的重要性，并针对档案管理工作中存在的不足，提出有效解决对策，以期促进档案管理工作的有序进行。